Workation - une autre forme de collaboration
Ceux qui nous connaissent et nous suivent savent que chez ProjectWizards, nous travaillons de manière décentralisée, chacun depuis son endroit préféré. Une fois par trimestre environ, nous nous réunissons pour des réunions d'équipe d'un ou deux jours quelque part en Allemagne.
Cette année, pour le 20e anniversaire de Merlin Project, nous avons décidé d'organiser une réunion plus longue, une workation.
Qu'est-ce qu'une "workation" ?
Une "workation" est une combinaison de "work" (travail) et de "vacation" (vacances). Comme le mot l'indique donc, une partie du séjour est consacrée à l'accomplissement de tâches professionnelles, tandis que le reste du temps est consacré à la découverte des environs et à la détente. Il est important de trouver un bon équilibre entre travail et loisirs afin de profiter au maximum des deux aspects.
Avantages des workations
En fait, les avantages sont évidents :
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Productivité accrue : le changement d'environnement de travail peut apporter un vent de fraîcheur dans le travail quotidien et augmenter la productivité.
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Amélioration de l'esprit d'équipe : les expériences et les activités communes en dehors du bureau favorisent la cohésion et la confiance au sein de l'équipe.
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Réduction du stress : effectuer les tâches quotidiennes tout en profitant des avantages des vacances conduit à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à une réduction du stress.
Y a-t-il des désavantages ?
Nous sommes habitués à travailler tous seuls dans un home office :
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Manque de concentration : la présence des autres collègues peut nous empêcher de nous concentrer sur notre tâche aussi bien qu'au home-office.
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Stress personnel : L'environnement personnel est réglé pour que nous soyons à la maison. La garde des enfants et des animaux domestiques doit être organisée différemment.
La planification de la workstation pour l'équipe ProjectWizards
Après avoir pris cette décision lors d'une réunion d'équipe, la planification a pu commencer. Comme pour les réunions plus courtes, il faut définir la date, le lieu, l'hébergement et le programme.
Trouver une date
Certains collègues doivent organiser une garde d'enfants ou d'animaux domestiques pour un long voyage loin de chez eux. Nous cherchons donc d'abord 2 ou 3 dates possibles, qui sont ensuite clarifiées avec l'entourage privé. Si tout le monde a pu trouver une solution, la date est fixée. Mais nous avons déjà l'habitude d'organiser des réunions d'équipe - c'est juste plus long dans ce cas.
Chercher un endroit avec un lieu approprié
Ici, les choses se compliquent un peu. Nous avons des collègues qui vivent dans une grande ville, d'autres plutôt à la campagne. Une pause commune doit offrir quelque chose à tous, ne pas être trop éloignée, mais pas non plus une grande ville. La destination doit également être relativement facile à atteindre pour tous depuis les nombreux endroits d'Allemagne. Nous avons besoin d'un accès à Internet pour tous et nous voulons en outre travailler de manière flexible, en groupe, et non pas tous ensemble dans une grande salle de conférence. Nous cherchons donc plutôt quelque chose comme un salon à la maison, mais pas à la maison ;-) Last but not least, nous préférons aller manger le soir, nous ne voulons donc pas cuisiner nous-mêmes. Il devrait donc y avoir suffisamment d'offres de restauration à proximité. En gros, nous avons envisagé la mer du Nord ou la mer Baltique.
Les différents portails en ligne comme Workation.de et Booking.com m'ont été d'une grande aide dans ma recherche. Outre des maisons de vacances, des domaines, des appartements, des hôtels, des espaces de co-working et même un château en Allemagne et à l'étranger, j'avais l'embarras du choix.
Certaines destinations ont été écartées en raison de leur isolement - je n'étais pas à l'aise parmi les moutons dans la lande de Lunebourg et nous avons des collègues allergiques aux graminées. D'autres lieux n'entraient pas en ligne de compte, faute d'offre gastronomique - une soirée barbecue, c'est bien, mais cuisiner tous les jours pour tout le monde, c'est quand même trop. J'ai également écarté d'autres lieux pour des raisons de coûts, comme Sylt.
Le choix s'est finalement porté sur Leeuwarden, aux Pays-Bas. L'hôtel choisi jouxte un campus universitaire qui peut être utilisé, avec des petits coins et un parc en face pour travailler. Si nécessaire, il y a aussi un espace de co-working à proximité. Pour moi, c'était le meilleur rapport qualité/prix. Mes collègues peuvent s'y rendre facilement en train ou en voiture, mais chacun s'en occupe lui-même.
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Organiser le programme-cadre
En tant qu'ancienne capitale européenne de la culture (2018, avec Valetta), Leeuwarden nous offre de superbes possibilités culturelles et de loisirs, ainsi que des restaurants qui devraient agrémenter notre séjour.
Pour un groupe de notre taille, il est toujours judicieux de réserver à l'avance au restaurant afin que tout le monde puisse s'asseoir ensemble. J'essaie de choisir des restaurants aussi variés que possible et de prendre en compte les options pour les spécialités alimentaires (végétariens, régime KETO, maladie cœliaque) de mes collègues.
Comme je ne connais généralement pas les restaurants des villes étrangères, les avis des autres clients m'aident. Dans certaines villes, mes collègues ont des conseils utiles, mais j'aime aussi consulter les portails d'évaluation (Tripadvisor, par exemple) ou me faire recommander des restaurants par l'hôtel.
En plus de la nourriture, les loisirs ne doivent pas être négligés lors d'une séance de travail. Leeurwarden offre de nombreuses possibilités. Il y a une salle d'escalade à proximité de l'hôtel, les nombreux canaux invitent à faire un tour en bateau, le centre-ville, avec sa longue histoire, a beaucoup de choses intéressantes à découvrir, mais il serait aussi intéressant de faire un tour à vélo avec des vélos loués sur place. Comme je ne veux pas planifier tout le temps libre de mes collègues et laisser à chacun la possibilité d'organiser ses loisirs individuellement, je ne réserverai qu'une promenade en bateau sur les canaux pour nous tous en tant que groupe.
Bientôt le départ !
Maintenant que tout est prêt, l'événement peut arriver. Je m'en réjouis déjà. En septembre, je vous raconterai comment s'est déroulée notre première séance de travail en équipe et si mes collègues l'ont appréciée.
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