Ressourcenpool

Ohne Pool plant jedes Projekt seine Ressourcen isoliert. Jede Projektleitung sieht nur die eigene Auslastung, und dieselbe Person taucht in fünf Plänen mit fünf verschiedenen Stundensätzen auf. Der Pool ist die gemeinsame Datengrundlage für Kapazitätsplanung über Projektgrenzen hinweg.

Beispiel: Überlastung über zwei Projekte

Frau Weber arbeitet 40 Stunden pro Woche. In Kalenderwoche 12 plant das Umzugsprojekt 24 Stunden für sie ein, das Kundenprojekt ebenfalls 24 Stunden:

Jede Projektleitung sieht für sich einen machbaren Plan. Erst der Pool zeigt die 8 Stunden Überlastung. Jetzt können Sie entscheiden: einen Vorgang in den Puffer schieben, die Arbeit auf eine andere Person verteilen oder Prioritäten zwischen den Projekten klären.

Welche Vorteile hat ein Ressourcenpool?

• Wiederverwendung: Sie legen Ressourcen einmal an und nutzen sie in vielen Projekten.
• Einheitliche Daten: Stundensätze und Verfügbarkeiten stehen an einer Stelle. Ändert sich ein Stundensatz, rechnen alle verknüpften Projekte mit dem neuen Wert.
• Projektübergreifende Auslastung: Überlastungen werden sichtbar, bevor sie im Projekt zu Verzug führen.
• Bessere Grundlage für den Abgleich: Der Auslastungsabgleich berücksichtigt Termine aus anderen Projekten.

Wann brauchen Sie einen Ressourcenpool?

Sobald dieselben Personen, Maschinen oder Räume in mindestens zwei Projekten gleichzeitig arbeiten. Typisch sind Agenturen, Ingenieurbüros und interne IT-Abteilungen, die mehrere Kundenprojekte parallel abwickeln. Arbeitet jedes Team exklusiv in einem Projekt, reicht die Ressourcenplanung im Einzelprojekt.

Der Pool ist dabei kein Masterprojekt: Ein Masterprojekt fasst die Vorgänge mehrerer Projekte in einem Plan zusammen, der Pool teilt nur die Ressourcen und ihre Zuweisungen.

Häufige Fehler beim Ressourcenpool

• Vorgänge im Pool anlegen: Der Pool enthält Ressourcen, keine Projektarbeit.
• Zuweisungen nicht teilen: Meldet ein Projekt seine Zuweisungen nicht an den Pool, bleibt dessen Auslastung für die anderen unsichtbar.
• Projekte im Finder kopieren: Die Kopie meldet sich mit derselben Identität beim Pool an; Original und Kopie überschreiben gegenseitig ihre Daten.

Wie richten Sie einen Ressourcenpool in Merlin Project ein?

1. Pool anlegen: Erstellen Sie über Ablage › Neu ein Dokument, wählen Sie Neues Dokument › Leeres Dokument und klicken Sie auf Erstellen. Wechseln Sie mit Ressourcen in der Symbolleiste zur Ressourcen-Ansicht, legen Sie mit + alle Ressourcen an und sichern Sie das Dokument.
2. Pool verknüpfen: Öffnen Sie im Projekt Ablage › Projekteinstellungen (Cmd+;), wechseln Sie zum Tab Auslastung und fügen Sie im Abschnitt Ressourcenpools mit + das Pool-Dokument hinzu.
3. Ressourcen nutzen und Zuweisungen teilen: Ziehen Sie die benötigten Ressourcen aus der Poolgruppe der Ressourcenansicht in Ihr Projekt. Mit der Spalte Zuweisungen veröffentlichen übertragen Sie die Zuweisungen in den Pool. Aktivieren Sie im Tab Auslastung die Option Mit Pool-Zuweisungen, damit Auslastung und Abgleich die Zuweisungen der anderen Projekte berücksichtigen.

Ein Pool-Dokument darf nur Ressourcen enthalten und seinerseits keinen anderen Pool verwenden. Kopien eines Projekts erstellen Sie mit Ablage › Sichern unter …, nicht im Finder. Den Ressourcenpool gibt es nur in Merlin Project, nicht in Merlin Project Express. Eine Anleitung mit Screenshots für Mac und iPad finden Sie in der FAQ Ressourcenpool erstellen und mit Projekten verknüpfen.