Glosario
Pool de recursos
reserva de recursos, bolsa de recursos, resource pool
Un pool de recursos es un conjunto compartido de recursos que usan varios proyectos. La disponibilidad, los calendarios y las tarifas se mantienen una sola vez en un lugar central, y cada proyecto comunica sus asignaciones al pool. Así ve si una persona está sobrecargada en el conjunto de proyectos.
Sin pool, cada proyecto planifica sus recursos de forma aislada. Cada jefe de proyecto solo ve su propia carga, y la misma persona aparece en cinco planes con cinco tarifas distintas. El pool es la base de datos común para la planificación de la capacidad más allá de los límites de cada proyecto.
Ejemplo: sobrecarga entre dos proyectos
La señora Weber trabaja 40 horas semanales. En la semana 12, el proyecto de mudanza le asigna 24 horas y el proyecto de cliente otras 24 horas:
| Vista | Horas planificadas semana 12 | Disponibles | Carga |
|---|---|---|---|
| Solo el proyecto de mudanza | 24 | 40 | 60 % |
| Solo el proyecto de cliente | 24 | 40 | 60 % |
| Pool de recursos (ambos proyectos) | 48 | 40 | 120 % |
Cada jefe de proyecto ve un plan viable. Solo el pool muestra las 8 horas de sobrecarga. Ahora puede decidir: desplazar una actividad dentro de su holgura, pasar el trabajo a otra persona o aclarar prioridades entre los proyectos.
¿Qué ventajas tiene un pool de recursos?
- Reutilización: crea los recursos una vez y los usa en muchos proyectos.
- Datos uniformes: tarifas y disponibilidades están en un solo lugar. Si cambia una tarifa, todos los proyectos vinculados calculan con el nuevo valor.
- Carga entre proyectos: la sobrecarga se ve antes de que retrase un proyecto.
- Mejor base para redistribuir: la nivelación de recursos tiene en cuenta las asignaciones de otros proyectos.
¿Cuándo necesita un pool de recursos?
En cuanto las mismas personas, máquinas o salas trabajan a la vez en al menos dos proyectos. Es el caso típico de agencias, ingenierías y departamentos internos de TI que llevan varios proyectos de clientes en paralelo. Si cada equipo trabaja en exclusiva en un proyecto, basta con planificar los recursos dentro de ese proyecto.
Un pool no es un proyecto maestro: el proyecto maestro reúne las actividades de varios proyectos en un plan, mientras que el pool solo comparte los recursos y sus asignaciones.
Errores frecuentes con el pool de recursos
- Crear actividades en el pool: el pool contiene recursos, no trabajo de proyecto.
- No compartir las asignaciones: si un proyecto no comunica sus asignaciones al pool, su carga queda invisible para los demás.
- Copiar proyectos en el Finder: la copia se conecta al pool con la misma identidad, y original y copia se sobrescriben los datos mutuamente.
¿Cómo se configura un pool de recursos en Merlin Project?
En la interfaz de Merlin Project el pool se llama «reserva de recursos».
- Crear la reserva: cree un documento con Archivo › Nueva, elija Nuevo documento › Documento vacío y haga clic en Crear. Haga clic en Recursos en la barra de herramientas para cambiar a la vista de recursos, añada todos los recursos con + y guarde el documento.
- Vincular la reserva: en su proyecto, abra Archivo › Ajustes del proyecto (Cmd+;), cambie a la pestaña Uso y añada el documento de reserva con + en la sección Reservas de recursos.
- Usar recursos y compartir asignaciones: arrastre los recursos que necesite desde el grupo de la reserva en la vista de recursos a su proyecto. La columna Publicar asignaciones transfiere las asignaciones a la reserva. Active Con asignaciones de reserva en la pestaña Uso para que la carga y la redistribución tengan en cuenta las asignaciones de los demás proyectos.
Un documento de reserva solo puede contener recursos y no puede usar otra reserva. Cree copias de un proyecto con Archivo › Guardar como …, no en el Finder. La reserva de recursos forma parte de Merlin Project, no de Merlin Project Express. La FAQ ¿Cómo puedo crear reservas de recursos y vincularlas a mis proyectos? muestra los pasos con capturas para Mac y iPad.
