如何撰写一份出色的执行摘要？

信息时代改变了商业计划，以及项目申请书和研究报告的分发与阅读方式。如今，越来越多的读者在屏幕上以数字形式查看这些内容。而在当今快节奏的环境中，时间恰恰常常不足。这种内容消费方式提高了重要信息因在线读者的浏览与滚动习惯而被忽略的风险。

因此，撰写一份简短而精炼的文档摘要，并以「执行摘要」的形式提供给读者，就显得尤为重要。

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什么是执行摘要？

执行摘要之所以得名，是因为它需要吸引高层管理者的注意。管理人员（英文 Executive Staff）没有时间逐字阅读每一份文档。他们必须高效地利用时间。如今很多无纸化办公室确实使他们免于面对成堆待阅的商业文档。视所属行业而定，这些文档可以是商业文档（商业计划、项目申请书、报告），也可以是研究型机构与大学中常见的长篇文章或文档。

尽管如此，通读一篇篇幅可观的文本、理解其中的专业术语，再据此作出决策，仍然非常耗时。一旦决策结果为否，这往往被视为浪费了时间，从而形成一道很高的门槛，使人难以静下心去研读，而宁愿一开始就直接拒绝。因此，先借助一份内容摘要进行了解，待产生进一步兴趣后再深入细节，会很有帮助。

您为什么应当撰写执行摘要？

请利用摘要来建立商业论证、支撑某一立场或讲述一个故事。读者读完后应当明白，这一主题与他本人有何关系，或者对他的工作、项目或企业有何益处。

许多行业也将摘要作为沟通手段，包括医疗卫生、教育、政府、技术、房地产、金融、法律、非营利领域等等。执行摘要并不只适用于某一类信息，它出现在多种应用场景中，例如：

• 商业计划
• 产品发布计划
• 项目建议书
• 市场研究报告
• 环境研究
• 法律说明
• 高校校园调查
• 医院规划与评估

如何撰写执行摘要

执行摘要应清晰、简短（最长 2 页）而精炼地概括文档内容，并应包含核心信息、建议、结果与结论。它为读者节省了把握主题的时间，但也应通过提供对信息与目标，即所摘文档目的的总览，来激发读者的好奇心。

撰写摘要绝不只是把商业文档或报告中的重要信息片段剪切粘贴一番。它可能是您的目标读者唯一会阅读的部分。因此请花些时间，让摘要言之有物，从而对读者真正有价值。

在动笔之前，您应当先问自己以下几个关键问题：

谁需要这些信息？
撰写摘要时，请确定您面向的对象，以及目标读者需要哪些关键信息。他们需要知道什么才能作出决策？他们已经了解什么？您是否有某位特定客户希望借助您的信息或故事去触达？撰写摘要时若心中始终装着这一受众，那么您所讲述的关于企业、项目或建议的故事，也就能真正传达到他们那里。

目标是什么？
诚然，执行摘要会概括您报告或建议正文中的核心信息，这是它的功能，但并非它的目的。请面向您的目标读者撰写摘要，并加入关键信息，以支撑您撰写该文档的目标。读者需要理解什么？目标是否是基于您的研究结果提出变革建议？要使项目计划基于您的建议取得成功，需要发生什么？请让您的目标来决定摘要的内容与脉络。

您建议什么？
请利用摘要得出结论，并向读者提出建议。如果您的报告指出存在变革需求，那就在摘要中建议您所支持的行动。请说明您的产品或服务的优势，或您在整份文档中详加阐述的解决方案。归根结底，是_您_要向读者指明他需要采取哪些措施：请在摘要中把您的建议表达清楚。

您如何留下印象？
摘要必须留下印象，因为它可能是材料中唯一被阅读的部分。良好的印象能促使读者继续阅读或采取行动。因此请思考，如何在有限的篇幅内组织信息、安排摘要的各个部分或呈现研究成果，从而在众多内容中脱颖而出。

执行摘要中应包含哪些内容？

您应根据撰写的原因与目标读者，来确定每一份执行摘要的组成部分。例如，面向外部读者的商业计划会包含财务信息以及关于企业规模与范围的细节；寻求融资的初创企业与投资者则会突出具体的财务需求及其对经营战略的影响。执行摘要在所涵盖的内容上各不相同。

引言：
请在文档摘要的开头明确定义其目的与内容。这一部分如何措辞，取决于您希望读者或受众达成的结果。读者应当能立即在您所呈现的信息中找到对自身的价值。因此引言中所含的细节应当抓住并维系读者的注意力。

企业信息：
请向读者说明您的公司名称（含联系方式与所在地），介绍您的经营内容与企业宗旨，以及您业务的规模与范围。在某些情况下，摘要会介绍创始人、投资者与企业领导层。其中可包含每个人的背景信息，描述以往的行业或创业经历，或与企业当前状况相关的历史脉络。若用于演示或研究报告，请介绍呈现报告成果或对其负责的团队。

产品与服务：
请描述您所解决的问题，或您能满足的需求。对于报告，您可在此突出您研究了什么、读者应了解您的哪些成果。对于项目申请书，请说明您想实现什么、需要什么才能取得成功。对于_营销计划_或产品演示，请告诉读者为何您的服务或产品在当下具有相关性、谁是您的客户以及客户价值何在。

财务指标：
摘要可概括对读者相关的重要财务数据，或支撑您研究的数据。如果目的在于争取融资，请注明您所需的具体金额。请确保为财务数据或您在摘要中突出的任意数字提供背景说明。请展示未来 3 年的财务发展并提及最重要的关键指标。

市场分析：
商业计划的执行摘要可阐明该市场为何具有吸引力，以及该行业具有哪些重要特征。请考虑诸如此类的问题：该市场是否存在五年规划？您打算如何扩大客户群并提升市场份额？您对客户的研究中有哪些值得读者了解的突出之处？

竞争分析：
这一部分应回答以下问题：

• 您所提议的解决方案或产品的竞争优势是什么，您在该市场上与谁或与什么竞争？
• 当下与未来分别存在哪些机会？
• 您的市场以及您的产品或服务存在哪些风险？
• 您是否在重要竞争对手方面拥有相关经验？
• 未来有哪些增长计划，您认为将着手应对哪些障碍？

结论：
请概括您的成果、所讨论的问题与解决方案，或项目与所建议的工作。如果读者需要作出某项决策，请予以指出。请让成果一目了然，同时也激发读者对整体内容的好奇。

撰写摘要时应注意哪些方面：

• 务求简短！
  摘要旨在节省时间。因此请注意保持文本简短，并将篇幅控制在最多 2 页。请力争在不超过两页的篇幅内引起读者的兴趣。

• 不要使用行话
  请将摘要写得让非专业人士也能理解。您的受众未必都是行内人，因此专门的专业术语并无帮助。也请注意避免冗长而不精确的措辞。

• 作出切合实际的判断
  撰写摘要时请保持务实。诸如「无限潜力」「利润大幅增长」之类的措辞显得不够专业。请以积极的展望来结束执行摘要。

• 在整份文档中的位置
  尽管执行摘要是在商业文档（商业计划、项目申请书、报告）、长篇文章或文档完成之后撰写的，但摘要仍位于完成的整份文档的开头。

如何结束一份摘要？

尽管摘要位于文档开头，但它得出的结论是：它可以脱离其余内容独立存在，并依然具有价值。请利用结论来概括您的成果、提出建议并就问题给出解决方案。如果读者需要作出某项决策，请在这一部分发出行动号召。如果您要概括一份研究报告，请概括其结果以及完成这项工作所采用的研究方法。请让成果或建议清晰可见，但保留足够留白，以促使受众继续阅读。请以一句有力的陈述或一段过渡来结束摘要，从而为您在报告或建议中所讲述的故事确立主题或核心信息。

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当然，使用 Microsoft 的 Office 程序同样可以制作一份言之有物的执行摘要。简短的段落与要点能使文档简明扼要，并为读者提供正文中最重要的信息。在这里，插入的图表与图示同样可以吸引读者的注意。

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