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¿Cómo escribir un buen resumen ejecutivo?

resumen ejecutivo

La era de la información ha cambiado la forma en que se distribuyen y consumen los planes comerciales, las propuestas de proyectos y los informes de investigación. Hoy en día, cada vez más lectores ven este contenido digitalmente en una pantalla. Y en el mundo actual, que se mueve rápidamente, es precisamente este contenido el que a menudo falta. Este método de consumo de contenido aumenta el riesgo de que se pierda información importante debido al comportamiento de escaneo y desplazamiento de una audiencia online.

Por lo tanto, es aún más importante crear un resumen corto y conciso del documento y entregarlo al lector como un "resumen ejecutivo".

¿Qué es un resumen ejecutivo?

El resumen ejecutivo debe su nombre al hecho de que fue necesario para atraer la atención de la alta dirección. El personal ejecutivo no tuvo tiempo de leer cada palabra de cada documento. Necesitan utilizar su tiempo de manera eficiente. Seguramente, la oficina sin papeles se libra de las altas pilas de documentos de negocios para ser leídos. Dependiendo de la industria, estos pueden ser documentos de negocios (plan de negocios, propuesta de proyecto, informe) o largos artículos o documentos que son comunes en las comunidades y universidades orientadas a la investigación.

No obstante, trabajar con un texto extenso, combinado con la comprensión de la terminología técnica, para luego tomar una decisión basada en él, sigue llevando mucho tiempo. Si se toma una decisión negativa, a menudo se considera una pérdida de tiempo, lo que crea un gran obstáculo para tratar los textos en absoluto y no simplemente rechazarlos desde el principio. Por esta razón, es útil poder tratar primero un resumen del contenido y sólo entrar en los detalles si hay más interés.

¿Por qué debería escribir un resumen ejecutivo?

Utilice el resumen para crear un caso de negocios, apoyar una posición o contar una historia. Después de leer el resumen, el lector debe saber cómo le afecta el tema, cómo beneficia a su trabajo, proyectos o empresa.

Diversas industrias también utilizan los resúmenes como medio de comunicación, incluyendo la salud, la educación, el gobierno, la tecnología, los bienes raíces, las finanzas, el derecho, el sector sin fines de lucro y más. Un resumen ejecutivo no es sólo para un tipo de información, sino que aparece en una variedad de casos de uso, por ejemplo:

  • Planes de negocios
  • planes de lanzamiento de productos
  • propuestas de proyectos
  • informes de investigación de mercado
  • estudios ambientales
  • Información legal
  • Las encuestas en el campus de la universidad
  • Planificación y evaluación del hospital
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Por supuesto, un resumen ejecutivo en los proyectos también es importante. Especialmente en los informes, un resumen introductorio es muy útil - ambos están incluidos en Merlin Project. Pruébalo!

Cómo redactar un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo resume el contenido de un documento de manera clara, concisa (máx. 2 páginas) y debe contener la información esencial, las recomendaciones, los resultados y los estados financieros. Ahorra al lector tiempo para captar el tema, pero debe despertar su curiosidad proporcionando una visión general de la información y los objetivos, es decir, el propósito del documento resumido.

La creación de un resumen requiere algo más que cortar y pegar importantes fragmentos de información del documento o informe comercial. Puede ser la única parte que su público lea. Por lo tanto, tómese el tiempo necesario para que el resumen sea significativo y valioso para el lector.

Antes de empezar a escribir, debe hacerse las siguientes preguntas críticas:

¿Quién depende de la información?
Cuando escribes el resumen, decides a quién contactar y qué información crítica necesita el grupo objetivo. ¿Qué necesitan saber para tomar una decisión? ¿Qué es lo que ya saben? ¿Tienes un cliente específico al que quieres llegar con tu mensaje o historia? Si tiene en cuenta a este público cuando redacta el resumen, la historia que cuenta sobre su empresa, su proyecto o su propuesta también le llegará.

¿Cuál es el objetivo?
Es cierto que un resumen ejecutivo resume la información material del texto de su informe o propuesta, es decir, su función, no su propósito. Escriba el resumen a su público y añada la información crítica para ayudarle a lograr su objetivo de crear el documento. ¿Qué es lo que el lector necesita comprender? ¿El objetivo es recomendar cambios basados en los resultados de su investigación? ¿Qué hay que hacer para que el plan de proyecto tenga éxito en base a su propuesta? Deje que sus objetivos determinen el contenido y el contexto de su resumen.

¿Qué recomienda?
Utilice el resumen para sacar conclusiones y hacer recomendaciones al lector. Si su informe necesita ser modificado, utilice el resumen para recomendar las acciones que apoyó. Enumere los beneficios de su producto o servicio, o las soluciones que explique con más detalle en el documento en su conjunto. En última instancia, usted quiere mostrar al lector qué medidas debe tomar: Hacer sus recomendaciones claras en el resumen.

¿Cómo se hace una impresión?
El resumen debe dejar una impresión porque puede ser la única parte del material que se lea. Una buena impresión puede animar al lector a seguir leyendo o a tomar medidas. Piense en cómo dará forma al mensaje, organice las secciones del resumen o presente la investigación para diferenciarse de la multitud.

¿Qué debería incluirse en el resumen ejecutivo?

Usted determina los componentes de cada resumen ejecutivo que escribe basándose en la razón de su redacción y en su público objetivo. Por ejemplo, un plan de negocios para el público externo incluirá información financiera y detalles sobre el tamaño y el alcance de una empresa; las empresas de nueva creación que buscan oportunidades de financiación; y los inversores destacarán los requisitos financieros específicos y su impacto en la estrategia empresarial. Los resúmenes ejecutivos variarán en función del contenido que abarquen.

Introducción:
Comience el resumen del documento definiendo claramente su propósito y contenido. La forma en que se formule esta sección depende del resultado deseado por el lector o el público. Debe encontrar inmediatamente valor en la información que presente. Por lo tanto, los detalles contenidos en la introducción deben cautivar y captar la atención del lector.

Información de la empresa:
Informe al lector sobre el nombre de su empresa, incluyendo información de contacto y ubicación, proporcione una descripción de su actividad y propósito, así como el tamaño y alcance de su negocio. En algunos casos, el resumen presentará a los fundadores, los inversores y la dirección. Puede incluir información de antecedentes de cualquier persona que describa experiencias pasadas de la industria o de la puesta en marcha o contextos históricos sobre la situación actual de la empresa. Cuando se utilice en una presentación o en un informe de investigación, se presentará al equipo que presenta o es responsable de los resultados del informe.

Productos y servicios:
Describe el problema que estás resolviendo o la necesidad que puedes satisfacer. Para un informe puedes destacar aquí lo que has investigado y lo que el lector debe saber sobre tus resultados. En una propuesta de proyecto, declara lo que quieres lograr y lo que necesitas para que sea exitoso. Para planes de marketing o presentaciones de productos, diga al lector por qué su servicio o producto es relevante en este momento, quiénes son sus clientes y dónde reside el beneficio para el cliente.

Datos financieros:
En el resumen se podrían resumir los datos financieros importantes que sean pertinentes para el lector, o los datos que respalden su investigación. Si el propósito es asegurar la financiación, indique la cantidad específica que necesita. Asegúrese de proporcionar el contexto de los datos financieros o cualquier número que destaque en el resumen. Muestre la evolución financiera en los próximos 3 años y mencione las cifras clave.

Análisis de mercado:
El resumen ejecutivo de un plan de negocios podría decirle por qué el mercado es atractivo y qué características importantes tiene la industria. Considere preguntas como: ¿Hay un plan de cinco años para este mercado? ¿Cómo planea aumentar su base de clientes y su cuota de mercado? ¿Qué le dice su investigación sobre sus clientes que el lector debería saber?

Análisis de la competencia:
Esta sección debe responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la ventaja competitiva de su solución o producto propuesto y con quién o qué compite en este mercado?
  • ¿Cuáles son las oportunidades actuales y futuras?
  • ¿Cuáles son los riesgos en su mercado y en su producto o servicio?
  • ¿Tiene experiencia relevante con competidores importantes?
  • ¿Qué planes de crecimiento hay para el futuro y qué obstáculos cree que se están abordando?

Conclusiones:
Resuma sus resultados, el problema discutido y la solución o proyecto y el trabajo propuesto. Si hay una decisión que el lector necesita tomar, señálela. Haga que los resultados sean obvios, pero sienta curiosidad por el contenido general.

Lo que debes tener en cuenta en el resumen:

  • Ser breve!
    El resumen tiene la intención de ahorrar tiempo. Por lo tanto, asegúrese de mantener el texto corto y limítese a una longitud máxima de 2 páginas. En no más de dos páginas debe tratar de despertar el interés del lector.

  • No use jerga especializada
    Escriba su resumen de tal manera que una persona no familiarizada con el tema lo entienda. Su audiencia no siempre está familiarizada con el tema, por lo que los términos técnicos especiales no son útiles. También asegúrese de evitar una redacción larga e imprecisa.

  • Haga una evaluación realista
    Sea realista al formular su resumen. Frases como "potencial infinito" y "aumento masivo de beneficios" parecen poco profesionales. Termine el resumen ejecutivo con una perspectiva positiva.

  • Posición en todo el documento
    Aunque el resumen ejecutivo se redacta después de que se haya creado el documento comercial (plan de negocios, propuesta de proyecto, informe), el artículo largo o el documento, el resumen sigue escribiéndose al principio del documento completo.

¿Cómo se termina un resumen ejecutivo?

Aunque el resumen inicia un documento, concluye que puede ser independiente del resto del contenido y, sin embargo, de valor. Utilice la conclusión para resumir sus hallazgos, hacer recomendaciones y sugerir soluciones al problema. Si hay una decisión que desea que el lector tome, pida una llamada a la acción en esta sección. Cuando resuma un informe de investigación, resuma los resultados y los métodos de investigación utilizados para completar el trabajo. Haga visibles los resultados o recomendaciones, pero deje lo suficiente para animar al público a seguir leyendo. Cierre el resumen con una declaración o transición firme que establezca el tema o el mensaje central de la historia que está contando en el informe o la propuesta.

Utilice plantillas para enumerar todo lo importante en el resumen ejecutivo

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