让纪要不再被束之高阁，而是真正带来价值。
迟早，每个人都会遇上一次（尽管未必情愿）：在会议中负责写纪要。如果事先没有安排好，那么最迟在每次会议开始时，会从在座者中推选一人负责记录。所用工具多种多样：有人偏好纸笔，有人在笔记本电脑或平板上使用文字处理程序，还有人干脆把会议录下来。
会议纪要的目的是什么？
会议纪要（MOM）或会谈记录用于记录一次会谈的内容。其要点并非一分一秒、一字一句地详尽记录，而是识别出核心要点，并简短、精炼、准确地加以呈现。
- 讨论了什么、决定了什么？
- 接下来应该做什么？
- 谁需要在何时之前完成哪项任务？
尽管如此，许多人仍认为写纪要是一种不必要的负担，看不出其意义所在。尤其是因为常常给人这样的印象：纪要无人阅读，最终消失在落满灰尘的文件夹里，或电子邮箱的深处。然而，若处理得当，纪要会非常有用，并有助于实现清晰高效的项目沟通：
-
会议纪要概括了所讨论的内容。
在长达数小时的会谈中，几乎无人能记住所说的全部内容。而通过纪要，事后便可逐一查阅。 -
会议纪要为缺席者提供信息。
并非所有受决策与讨论影响的人都能始终在场。试图以口头方式传达全部信息，存在按「传话游戏」原理产生误解的风险。借助纪要，这不仅更简便，而且更迅速、更全面。 -
会议纪要带来明确性。
若日后对谁承担何种责任、或某项决定为何作出产生分歧，便可迅速澄清：查阅一下纪要即可。 -
会议纪要记录需要跟进的措施与期限。
谁需要在何时之前完成哪项任务，都可从纪要中获知。如此一来，所有人都能掌握所约定的措施与截止日期。
会议纪要有哪些类型？
存在多种纪要类型。它们的主要区别在于记录哪些内容、记录得有多详尽。典型形式有结果纪要（或简要纪要）、过程纪要、逐字纪要，以及较为少见的回忆纪要。
-
结果纪要仅包含有关会议内容的简要信息，并聚焦于实际成果。作出了哪些决议或决定？分配了哪些任务、分配给谁？
-
在过程纪要中，会再现最重要的内容摘录，但并非逐字记录，而是按其要旨。它包含各类讨论、相应的正反论点，并呈现出谈话进程与决策过程。
-
逐字纪要是最详尽、最全面的纪要。除参会者的发言外，还会记录会议期间发生的其他一切情况。为避免遗漏细节，建议在这种情形下对会议进行录音。
-
回忆纪要多作为应急之举来撰写。它是在事后「凭记忆」整理而成的，例如因为事先未安排专人记录。
在项目环境中，最常使用的是结果纪要或过程纪要。两者的共同点在于：都旨在将重要信息与次要信息区分开来，并将后者筛除。
会议纪要应包含哪些内容？
除上述会议内容外，每份纪要还需要一些关于会议的基础信息：
- 先写明日期、地点、参会者姓名、记录人姓名（也就是您本人），以及会谈的主题（标题/目标）。
- 随后是逐一提及并讨论的各项要点，并附上相应的记录，即任务分配、决定，以及反对意见和尚待解决的问题。如果您有议程，按其来组织会很有帮助。
- 记下接下来的步骤，例如下一次进度会议在何时举行，或某些成果应在某一时间点之前提交。
请用现在时态撰写您的纪要，这会让阅读者产生「身临其境」的感觉。
请使用我们的 Word 模板，将一切清晰地组织起来。
用 Merlin Project 来记录纪要：一切集于一处
您是否已经在使用 Merlin Project 来组织您的项目？何不将项目会议的纪要直接以文件附件的形式附加到您的项目计划上？或者，您也可以将所讨论的内容直接记录在项目计划相应要点的附件中作为信息。再将待办与已约定的任务以清单形式加以补充。
或者您也可以换个思路：将项目会议设为一个独立的活动，甚至设为一个里程碑，并将参会者作为资源分派给它。随后，您可将所讨论的内容作为附件记录在 Merlin Project 中。
请在 此处 下载我们的示例项目。和往常在 Merlin Project 中一样，您可以轻松地将其样式调整为符合自身需求。
或者，您也可以使用 思维导图 来创建会议纪要。
撰写完美会议纪要的提示
对大多数人来说，记录纪要并不讨喜，因为它需要额外的工作和更多的专注。您不能再只是往后一靠、尽量少地参与讨论。相反，您必须专注地跟进讨论，记下最重要的要点，并记录各项决定。
以下是一些提示，可以帮助您撰写出一份完美、从而有用的纪要：
1. 提出问题
撰写纪要的人应当始终清楚当下在讨论什么。但由于您同时也在忙于记录，可能会漏掉一些信息。这并无大碍，只要您及时追问、获取所有重要信息即可。当您不确定自己是否正确理解某个主题时，同样如此。直接追问，总好过事后记下错误内容、进而引发混乱。
2. 使用关键词和缩写
为了能跟上谈话的节奏，使用关键词和缩写是明智之举。如此可减少记录所需的时间。不过，使用缩写时，您应确保日后仍记得它们的含义。速度绝不应以可理解性为代价。
3. 在纸面上留出足够空间
记录纪要时，最令人头疼的莫过于这句话：「我们再回到刚才那个话题……」。如果您在笔记中已经转入下一个话题，就不得不把新信息硬塞在中间某处。请为此预留一些空间，并始终留出一些余地，以便在需要时补充更多要点。
4. 不要做过头
关键在于记录真正重要的决定或任务分配。您应将重点放在这上面。没有必要逐字记录每一个细枝末节。请始终自问：这次会议的目标是什么？纪要中是否清晰体现了这一点？毕竟，它应当是一份概要，而非逐字的复述。
5. 保持客观和就事论事
作为记录人，可能会出现这样的情况：您必须记下自己并不赞同的决议。尽管如此，客观性仍是首要义务。情绪（无论是您自己的还是他人的）也不应进入纪要。重要的只是说了什么，而不是某人是否生气、难过或高兴。
6. 当场获取简短反馈
在会谈结束时，简短地朗读一遍结果以核实是否一切无误，可能会很有帮助。若存在错误，您可以立即更正。此外，所有人也会再次被提醒所讨论的内容。
7. 不要拖延后续整理
会议结束后，您必须将笔记整理成完整的句子。这固然意味着额外的工作，但仍应在会议结束后立即完成。即便您日后再补，工作量仍会更大，而且还有忘记部分要点的风险。
实用链接
有关记录纪要的更多支持与信息，可在此处获取：
- San José State University 的传播学系发布了一份 Lesson Plan: How to Write Agendas and Meeting Minutes，并附有一份 17 页的 PowerPoint 演示文稿。
- 在 YouTube 上也有关于「Writing Meeting Minutes」这一主题的各种视频。
If you have any questions about this blog article or would like to discuss it, we look forward to your contribution in our forum.
