議事録（英語では meeting minutes、略して MoM）とは、会議の出席者、決定事項、タスクを書き残した記録です。決定事項を中心にまとめる議事録では、議題ごとに「何を決めたか」「誰が何をするか」「いつまでに」の3点を記録します。この記事では工事打ち合わせの完全な例文、コピーして使えるテンプレート、無料の Word テンプレートを紹介します。
無料テンプレート： コピーして使える議事録テンプレート、Word テンプレート、Merlin Project マインドマップ（ダウンロード用テンプレートはドイツ語版です）。
議事録とは
議事録とは、ヘッダー情報、決定事項、タスク、期限をまとめた会議の記録です。英語では meeting minutes と呼び、略語の MoM は minutes of meeting を表します。
議事録はすべての発言を書き取るものではありません。要点を短く正確に記録し、次の3つの問いに答えます。
- 何を話し合い、何を決めたか
- 次に何をするか
- 誰がどのタスクをいつまでに行うか
議事録と会議メモの違いは読み手です。メモは自分のために書くもので、議事録は出席者と関係者全員に配布し、共通の作業基盤になります。
議事録の目的
議事録は、欠席した人も含めて、決定事項と責任の所在を確認できるようにします。プロジェクトでは4つの役割を果たします。
- 要約する。 75分の会議のあと、すべてを覚えている人はいません。議事録が覚えています。
- 欠席者に伝える。 欠席者は伝聞ではなく議事録で結果を確認できます。
- 明確にする。 誰が何を約束したか、なぜその決定になったかで意見が分かれても、議事録を見れば解決します。
- 対応と期限を確定する。 タスク一覧で、誰が何をいつまでに出すかが全員にわかります。
議事録は プロジェクトのコミュニケーションマネジメント の道具であり、コミュニケーション計画で定めた会議の内容を記録します。
議事録の種類
主な議事録は4種類あります。決定事項録、経過議事録、発言録、記憶に基づく記録です。違いは、議論の経過をどこまで詳しく残すかです。
| 種類 | 内容 | 主な用途 |
|---|---|---|
| 決定事項録 | 決定事項、タスク、期限のみ | 工事打ち合わせ、定例会議、進捗会議 |
| 経過議事録 | 賛否の論点を含めて議論を要約 | 運営委員会、影響の大きい決定 |
| 発言録 | すべての発言を一語一句 | 議会審議、公聴会 |
| 記憶に基づく記録 | 会議後に記憶から作成 | 記録係がいなかった場合の応急策 |
プロジェクトでは、多くの場合決定事項録で足ります。あとから決定の経緯をたどる必要がある場合は経過議事録を選びます。
議事録に書くべき項目
議事録は、ヘッダー情報、議題ごとの結果、タスク一覧、次回の会議日で構成します。具体的には次のとおりです。
- ヘッダー情報： プロジェクト、会議名、日付、時間、場所、司会、記録者、出席者、欠席者、配布先。
- 議題： 議題ごとに議論の要約と結果または決定事項。アジェンダがあればその順に記録します。
- タスク： 何を、誰が、いつまでに。表にすると一目でわかります。
- 未決事項と次回会議： 持ち越した議題と次回の日時。
現在形で書き、担当者は名前で示します。「T. Weber が10月14日までに土曜作業を手配する」と書けば疑問の余地がありません。
議事録の例文：工事打ち合わせ
次の決定事項録は、架空のオフィスビル新築工事のものです。エグゼクティブサマリーの例文 の記事で紹介した状況報告の続きで、そこでプロジェクトマネージャーが求めた2つの意思決定がこの会議で下されます。
議事録の例
決定事項録：第14回 工事打ち合わせ
議題1：躯体とファサードの工程
躯体は2026年8月28日に検査済みで、計画より10営業日遅れています。T. Weber によると、土曜作業6回で6営業日を取り戻し、残りは5営業日の予備期間で吸収できます。
決定：A. Kramer がファサード取付の土曜作業6回（38,400ユーロ）を承認。開始は2026年10月17日。2027年6月30日の引き渡し日は変更なし。
議題2：エレベーター
納期は26週。2026年10月30日までに発注しないと引き渡し日に間に合いません。見積は2件あります。
結果：S. Brandt が2026年10月16日までに発注先の提案を提出。
議題3：2階スラブ開口の欠落
施工図には記載があるのに、C3通りの換気ダクト用開口が設けられていません。
結果：M. Yilmaz が2026年10月14日までに開口を設ける。事前に位置を Dr. R. Lenz と確認する。
タスク
| No. | タスク | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 | 土曜作業の手配、近隣への周知 | T. Weber | 2026/10/14 |
| 2 | エレベーター発注先の提案 | S. Brandt | 2026/10/16 |
| 3 | C3通りの開口施工、構造設計と位置確認 | M. Yilmaz | 2026/10/14 |
| 4 | 議事録を配布先に送付 | L. Hoffmann | 2026/10/08 |
次回会議
2026年10月21日（水）9:00、現場事務所
架空のサンプルプロジェクトです。種類：決定事項録。
この例は、良い決定事項録の条件を示しています。すべての議題が決定かタスクで終わり、すべてのタスクに担当者と期限があり、議事録は会議の翌日に配布されます。
コピーして使える議事録テンプレート
テンプレートを文書作成ソフト、メモアプリ、メールにコピーして項目を埋めてください。ブロック右上のボタンで全文をコピーできます。
議事録
プロジェクト： [プロジェクト名]
会議名： [例：第 ... 回 工事打ち合わせ]
日時： [YYYY/MM/DD] [hh:mm]〜[hh:mm]
場所： [会議室またはオンライン]
司会： [氏名]
記録： [氏名]
出席者： [氏名（役割）]、[氏名（役割）]
欠席者： [氏名（役割）]
配布先： [出席者、その他の送付先]
議題1：[テーマ]
議論： [要点を2〜3文で]
結果： [決定事項または結果]
議題2：[テーマ]
議論： [...]
結果： [...]
タスク
No. | タスク | 担当 | 期限
1 | [...] | [氏名] | [YYYY/MM/DD]
2 | [...] | [氏名] | [YYYY/MM/DD]
未決事項
- [持ち越した議題、新しい期日]
次回会議
[YYYY/MM/DD] [hh:mm]、[場所]Word をお使いの場合は、議事録の Word テンプレート（ドイツ語版） をご利用ください。ヘッダー情報、議論・結果・タスク表を含む複数の議題ブロック、その他の欄を2ページに収めています。
会議の結果を Merlin Project に記録するには
Merlin Project では、会議の結果をそれぞれ関係するアクティビティに添付項目として付けます。添付項目は6種類あり、そのうち4種類が議事録の内容にそのまま対応します。
| 議事録の内容 | Merlin Project の添付項目 | 主なフィールド |
|---|---|---|
| 出席者を含む会議の予定 | イベント | 開始日、終了日、出席者（状況：参加依頼中、確定、仮承諾、キャンセル） |
| 決定事項 | 情報 | 作成者、通知日、種類（電話で、文書、個人用） |
| 不具合・障害 | 問題 | 割り当て先、修正期限、状況 |
| 期間を持たない小さなタスク | チェックリスト | チェックを付ける項目。状況は Merlin Project が計算 |
| PDF の議事録 | ファイル | バージョンごとのコメント付き修正履歴 |
例文の議事録は次のように Merlin Project に記録します。
- アクティビティ「ファサード取付」を選択し、挿入 > 添付項目 > 情報 を選びます。土曜作業の決定を入力します。
- アクティビティ「2階換気」に、挿入 > 添付項目 > 問題 で開口の欠落を追加します。割り当て先 は M. Yilmaz、修正期限 は2026年10月14日です。
- 議題1の小さなタスク（土曜作業の手配、近隣への周知）は、「ファサード取付」に チェックリスト として登録します。
- 2026年10月21日の次回打ち合わせは、開始日、終了日、出席者を指定して イベント として登録します。
- エレベーター発注先の提案は実際の期間と期限があるため、S. Brandt に割り当てた独立したアクティビティにします。
Merlin Project の添付項目
挿入 > 添付項目 で、チェックリスト、イベント、ファイル、情報、問題、リスクをアクティビティ、割り当て、リソースに添付できます。添付項目の表示は種類で絞り込め、既製のレポート 添付項目 はすべての添付項目を種類ごとの表に一覧表示します。詳しくはレッスン 添付項目を管理する を、概要は機能ページ Merlin Project の添付項目 をご覧ください。Merlin Project Express で使える添付項目はファイルのみです。
利点は、決定事項が効力を持つ場所に残ることです。3か月後に「なぜファサードを土曜に取り付けたのか」を知りたくなっても、メールの受信箱ではなくアクティビティに情報があります。レポート 今週の個人的タスク では、チームの各メンバーが今週のアクティビティと添付項目を確認できます。
新しい建設プロジェクトを立ち上げる場合は、建築・建設向けの Merlin Project テンプレート を使えば、会議の結果を添付するアクティビティ構成がすぐに整います。
視覚的にまとめたい場合は、議事録を Merlin Project のマインドマップ で作成できます。左に日付、時間、場所、出席者、右に議題とメモを配置します。プロジェクト会議用マインドマップテンプレート には、5つの議題を含むこの構成が入っています。
AI で議事録を作成できますか
AI は会議の録音や文字起こしから、タスク付きの議事録の下書きを作成できます。ただし確認と責任はあなたにあります。Microsoft Teams にはそのための「インテリジェント要約」（intelligent recap）があり、Microsoft サポート によると Teams Premium または Microsoft 365 Copilot のライセンスで利用できます。
次の2つの制約は常にあります。
- 録音がなければ AI 議事録は作れません。 ツールは文字起こしや録音をもとに動作します。ドイツでは、公開されていない発言を権限なく録音すると ドイツ刑法第201条 により処罰されます。他の国にもそれぞれ同意に関するルールがあります。始める前に出席者全員の同意を得てください。
- AI は文脈を知りません。 どの発言が決定でどれがアイデアだったかを区別できません。配布前に下書きを必ず読み直してください。
良い議事録を書くためのヒント
次の7つのヒントで、議事録が役立ち、書くのも楽になります。
1. 質問する。 聞き逃した点や理解できなかった点はその場で確認します。質問は数秒で済みますが、誤った記録はもう1回会議を招くこともあります。
2. 箇条書きと略語を使う。 会話のテンポについていけます。あとで意味がわかる略語だけを使います。
3. 余白を残す。 「議題1に戻りますが…」というときも、各議題の下に余白があれば追記が楽です。
4. 書きすぎない。 決定事項録に必要なのは決定とタスクで、すべての発言ではありません。会議の目的が議事録から読み取れるかを確認します。
5. 客観的に書く。 自分が賛成していない決定も記録します。感情は議事録に書きません。
6. 最後に結果を読み上げる。 会議の終わりの2分で誤りをその場で直し、全員にタスクを再確認してもらえます。
7. すぐに送付する。 会議の直後にメモを清書し、遅くとも翌営業日には送付します。1日遅れるごとに記憶は薄れます。
役立つリンク
- San José State University の Department of Communication Studies が Lesson Plan: How to Write Agendas and Meeting Minutes を公開しています。17ページの PowerPoint 資料付きです。
- YouTube では「Writing Meeting Minutes」に関する動画を見つけられます。
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
よくある質問
議事録には何を書けばよいですか
ヘッダー情報（日付、場所、司会、記録者、出席者、配布先）、議題ごとの結果または決定事項、担当者と期限を含むタスク一覧、未決事項、次回会議の日時です。
MoM とは何の略ですか
MoM は minutes of meeting の略で、議事録のことです。英語のメールの件名で「MoM」とあれば、会議の議事録を指します。
議事録と会議メモの違いは
会議メモは自分用の個人的な記録です。議事録は正式な記録として出席者と関係者全員に配布され、決定事項、タスク、期限を確定させます。
議事録はいつまでに送るべきですか
遅くとも会議の翌営業日には送付します。出席者がまだ会議を覚えているうちに、修正点をすぐに指摘してもらえます。
