プロジェクトマネージャーは何をする人でしょうか。プロジェクトの計画と実現を担う人です。何をすべきか、誰がそれをやり遂げられるか、どれくらいの時間がかかるか、いくらかかってよいかを見極めなければなりません。その役割は、チームの最大限の作業時間を最適に活用し、合意された期日にプロジェクトを完了させることです。こうして作業パッケージ、リソース、コスト、納期をやりくりしていきます。
ひとつの暦週には、作業日が無限にあるわけではありません。特別な知識を必要とするプロジェクトもあります。従業員は病気になったり、フレックスタイムが必要だったり、十分に休んだ休暇に出ればしばらく不在になったりします。プロジェクトマネージャーがボトルネックや、合意された有給作業時間とのずれ、ワークライフバランスの不足による従業員の問題を見つけたときには、解決策を用意します。
正社員であれフリーランサーであれ、新しいメンバーをチームに迎え入れ、そのスキルや追加の作業時間を活用します。
プロジェクトマネージャーは、最初からプロジェクト全体の期間にわたって、プロジェクトの要であり続けます。顧客、上司、そしてチームにとっての窓口です。
顧客は自分のプロジェクトにいくらかかるのかを知りたがります。経営陣はすでに次のプロジェクトを計画しており、今回のプロジェクト期間をできるだけ短く抑えたいと考えています。チームは休暇による負荷の高まりを指摘し、支援が見込めるかを尋ねます。
プロジェクトマネージャーは、これらに対する答えを持っていなければなりません。自分自身とチームメンバーの時間を大切にしているため、表計算ソフトでの煩雑な計算に貴重な時間を失うことはありません。
Microsoft Excel ではなく、Mac や iPad 上の Merlin Project や MS Project のような専門的なプロジェクト管理ソフトウェアを使います。
プロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクトを作成し、作業パッケージにリソースを割り当て、予想される終了日、総作業時間、コスト、リソースの過負荷について算出された情報を各表示で確認します。
たとえば、プロジェクト内のあるリソースの過負荷状況を解決するために、デザイナーをフリーランサーとして起用するとします。このデザイナーは、暦週ごとに 3 作業日、火曜日から木曜日まで 8 時間ずつ作業時間を提供できます。プロジェクトマネージャーは週あたり 24 時間の追加作業時間を計画できます。
Mac や iPad 上の Merlin Project では、プロジェクトマネージャーであるあなたが、これをカレンダーに簡単に入力できます。
- 「デザイナー」というリソースを選択するだけです。
- 「リソース：カレンダー」インスペクタを開きます。
- 月曜日と金曜日の通常の作業時間を削除します。
これで、リソース「デザイナー」の追加の労力を使って、リソースの過負荷を解消し、プロジェクト期間を短縮できます。Merlin Project は、プロジェクトの各表示で常に新しい情報を計算します。
休業や、プロジェクト全体に影響する他の休暇日は、Mac でも iPad でも、Merlin Project ファイルのプロジェクトカレンダーに入力できます。
- そのためにプロジェクト設定を表示します。
- 「カレンダー」インスペクタでプロジェクトカレンダーを選択します。
- 「例外」に切り替えます。
- そして休暇日を「例外」として手動で入力します。
休暇日がすでにカレンダーにあり、それをすばやくプロジェクトに取り込みたいですか。
Mac 上の Merlin Project では、たとえば Google カレンダーから、休業時間を例外としてインポートできます。
- 「歯車」アイコン ＞「インポート」をクリックします。
- そして、こちら で説明されているように、ics カレンダーファイルを選択します。
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