¿Qué hace un gestor de proyectos? Es responsable de la planificación y realización de proyectos. Debe determinar qué hay que hacer, quién puede hacerlo, cuánto tiempo llevará y cuánto costará. Su tarea consiste en aprovechar al máximo el tiempo de trabajo de su equipo y entregar el proyecto en el plazo acordado. Hace malabarismos con paquetes de trabajo, recursos, costes y plazos de entrega.
En una semana natural no hay un número ilimitado de días laborables. Algunos proyectos requieren conocimientos especializados. Los empleados enferman, necesitan horario flexible o están ausentes durante un tiempo cuando disfrutan de sus vacaciones. Si el gestor de proyectos detecta cuellos de botella, desviaciones en las jornadas laborales remuneradas acordadas o problemas con los empleados por falta de conciliación laboral y personal, busca soluciones.
Incorpora nuevos miembros a su equipo, ya sean empleados fijos o autónomos, y aprovecha sus habilidades o tiempo de trabajo adicional.
Es el eje central desde el principio y sigue siendo el punto de referencia durante toda la duración del proyecto: interlocutor para el cliente, sus superiores y el equipo.
El cliente quiere saber cuánto costará su proyecto. La dirección ya está planificando el siguiente proyecto y quiere mantener la duración de este lo más corta posible. El equipo señala sobrecargas debidas a vacaciones y pregunta si puede contar con personal de apoyo adicional.
Un gestor de proyectos debe tener respuestas a estas preguntas. No pierde tiempo valioso con cálculos engorrosos en una hoja de cálculo, porque valora su propio tiempo y el de los miembros de su equipo.
Utiliza software profesional de gestión de proyectos como Merlin Project en Mac y iPad o MS Project, en lugar de Microsoft Excel.
Crea su proyecto en el software de gestión de proyectos, asigna paquetes de trabajo a los recursos y comprueba en las vistas la información calculada sobre la fecha de finalización prevista, el tiempo de trabajo total, los costes y las sobrecargas de recursos.
Supongamos que, para resolver una situación de sobrecarga de un recurso en un proyecto, se contrata a un diseñador como autónomo. Está disponible durante 3 días laborables por semana natural, 8 horas de martes a jueves. El gestor de proyectos puede planificar con 24 horas de trabajo adicionales por semana.
En Merlin Project en Mac y iPad, usted, como gestor de proyectos, puede especificarlo fácilmente en su calendario:
- Seleccione el recurso "Diseñador".
- Abra el inspector "Recurso: Calendario".
- Elimine los tiempos de trabajo regulares del lunes y el viernes.
Ahora puede utilizar la capacidad de trabajo adicional del recurso "Diseñador" para resolver las sobrecargas de recursos y acortar así la duración total del proyecto. Merlin Project recalcula la nueva información en sus vistas de proyecto.
Puede introducir días festivos de la empresa u otros días de vacaciones que afecten a todo el proyecto en el calendario de proyecto de un archivo de Merlin Project, tanto en Mac como en iPad:
- Para ello, abra la configuración del proyecto.
- Seleccione el calendario del proyecto en el inspector "Calendario".
- Cambie a la pestaña "Excepciones".
- Introduzca los días festivos manualmente como "excepciones".
¿Ya tiene los días festivos en un calendario y desea incorporarlos rápidamente a su proyecto?
Con Merlin Project en Mac puede importar tiempo libre en las excepciones, por ejemplo desde Google Calendar:
- Haga clic en el icono de "Rueda dentada" y luego en "Importar".
- Seleccione su archivo de calendario ics, tal como se describe aquí.
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.
