週末を前に、私たちはコーヒーキッチンに少し立ち寄り、同僚どうしで意見を交わします。経験豊富なプロジェクトマネージャーにベストプラクティスを尋ねる「5 つの質問」という連載記事を、私たちはそのようなものとして捉えています。
今日お会いするのは Jeff Questad 氏です。テキサス州オースティンの Backbeat Media でシニア・パブリックリレーションシップ・マネージャーを務めています。プロジェクト業務は 10 年以上にわたり、氏の仕事の重要な一部を占めてきました。
1. Questad さん、あなたが好むプロジェクト管理の手法は何ですか。
私の仕事には長期的なプロジェクトは少なく、日々のやるべきことが数多くあります。必ずしもプロジェクト管理ソフトウェアを使うわけではありません。タスクの整理には、デジタルとアナログのツールを組み合わせています。日々のタスクを把握するにはデジタルのアプリケーションを使いますが、その一部は手書きでノートに書き、意識して取り組むようにもしています。私のデジタルな受信箱は Things です。残りのタスクの整理には BusyCal と簡単なリングノートを使っています。
多くの人と同じく、私も自分の仕事は独自のものであり、すべてのプロセスをアプリで再現するのは難しいと考えています。ですから私は物事を組み合わせ、そこから自分だけのプロセスを作り上げる傾向があります。
2. より大きなプロジェクトではソフトウェアを使いますか。使う場合はどれですか。
Things はどちらかというと To Do マネージャーで、タスクを計画できます。ただ、複雑なプロジェクトを担当することはまれなので、あまり頻繁には使いません。
プロジェクト管理ソフトウェアにより深く取り組んだのは、他者とより密接に協働するようになったときです。私たちの会社には、自らをマネジメントする少人数のフリーランサーのチームがあります。協働する際には、タスクを他者に割り当てることが重要になることがあり、アプリはプロジェクトの進捗を確実にする助けとなります。たとえば私のマシンでデータベースの変更が行われている場合、他のメンバーが私のタスクを引き継いで進められるようにしたいのです。そうしたとき、他者が私のタスクを引き継げるプロジェクト管理ソフトウェアがあると役立ちます。
もし私がプロジェクト管理ソフトウェアを使うとしたら、たとえ機能が少なくても、簡単に使える無料または安価なものを選ぶでしょう。とはいえ、私たちはそれほど複雑なプロジェクトには取り組んでおらず、典型的なプロジェクト管理ソフトウェアも必要としていません。
3. プロジェクトにおける、あなたのお気に入りの習慣は何ですか。
私は日々のタスクを記す成果ジャーナルをつけています。何を成し遂げたかを確認するために、週次と月次の振り返りをすることが私にとって重要です。このジャーナルと Things のログブックは、自分の成果が見えると大いに私を励ましてくれます。
また私は、実行者というよりは計画者です。タスクやプロジェクトの計画に没頭しやすく、その分だけ実行の勢いを失ってしまいます。つまり、私は計画することが大好きで、計画機能が豊富なアプリは私にとって本物の時間泥棒になりかねません。アプリに多くの機能を備えれば、私は喜びますが、おそらく生産性は下がるでしょう。:)
4. あなたの見方では、プロジェクトの成功にとって最も過小評価されている要因の一つは何ですか。
正直に言えば、それはエネルギーと心身の調子です。私は自分の仕事の進め方についてかなり試行錯誤し、集中を保つために自分自身と駆け引きをしています。ですが、早く起きること、よく眠ること、運動すること、休憩を取ること、十分な水を飲むこと、新鮮な空気を吸うこと、これらほど役立つアプリは世界に存在しないと思います。Merlin Project にどんな機能を加えても、私個人の心身の調子ほど職業上の成功に寄与するものはありません。
さらに私は、プロセスは結果よりも重要だと学びました。私は目標に意識を集中することではなく、プロセスに集中することで目標をマネジメントします。10 キロ減量する方法を考える代わりに、毎日犬と散歩すること、十分に野菜を食べること、たくさん水を飲むことを考えるようにしています。売上数値のような結果に集中すると、すぐに圧倒されてしまいます。だからこそ、より小さなプロセスに集中し、そのプロセスに従えば目標に到達できると信じています。
5. あなたの最大の時間泥棒は何ですか。
私の最大の時間泥棒は、朝にどのタスクから始めるかが明確にわからないことです。一日を前もって計画し、朝の時点でノートにいくつかのタスクを下書きしておくと、大いに助かります。何をしたいかという明確な考えを持って仕事に臨めば、すぐに調子が出て勢いがつきます。言い換えれば、私の最大の時間泥棒は、自分が何をすべきかわからないことです。私はまだ「冷えている」朝よりも、「温まっている」前夜のうちに一日を計画する方を好みます。
お時間をいただきありがとうございました。次のプロジェクトでのご成功をお祈りします。
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