Glossar
Bottom-up-Planung
Bottom-up-Schätzung, Bottom-up-Ansatz, Bottom-up-Kalkulation, Bottom-up-Management
Die Bottom-up-Planung (auch Bottom-up-Schätzung) ermittelt Aufwand, Kosten und Dauer eines Projekts von unten nach oben: Sie schätzen jedes Arbeitspaket einzeln und addieren die Werte zur Phase und zum Gesamtprojekt. Weil die Schätzung von den Personen kommt, die die Arbeit später erledigen, trifft sie genauer als eine Vorgabe von oben. Sie setzt aber einen vollständigen Projektstrukturplan voraus.
Das Gegenstück ist die Top-down-Planung, bei der die Projektleitung ein Gesamtbudget vorgibt und auf Phasen und Pakete verteilt. In der Praxis laufen beide Richtungen oft nacheinander: zuerst eine grobe Vorgabe von oben, dann die Bottom-up-Schätzung als Gegenprobe.
Wie funktioniert die Bottom-up-Schätzung?
- Projektstrukturplan erstellen. Zerlegen Sie das Projekt im Projektstrukturplan bis auf die Ebene der Arbeitspakete.
- Jedes Paket schätzen lassen. Die Person, die das Paket umsetzt, schätzt Aufwand in Stunden oder Tagen. Bei großer Unsicherheit hilft eine PERT-Schätzung mit drei Werten.
- Nach oben summieren. Addieren Sie die Pakete zur Phase und die Phasen zum Projekt.
- Zuschläge auf Projektebene setzen. Projektmanagement, Abstimmungen und einen Risikopuffer schlagen Sie einmal oben auf, nicht in jedem Paket.
- Mit der Vorgabe abgleichen. Liegt die Summe über Budget oder Termin, verhandeln Sie Umfang, Termin oder Budget neu.
Beispiel: Bottom-up-Schätzung eines Website-Relaunchs
Das Team schätzt jedes Arbeitspaket aus dem Projektstrukturplan einzeln (Beispielwerte):
| Phase | Arbeitspaket | Aufwand |
|---|---|---|
| Konzept | Anforderungsanalyse | 24 h |
| Konzept | Sitemap und Wireframes | 32 h |
| Design | Designentwurf | 40 h |
| Design | Abstimmung mit dem Auftraggeber | 8 h |
| Umsetzung | Templates programmieren | 80 h |
| Umsetzung | Inhalte migrieren | 40 h |
| Umsetzung | Test und Fehlerbehebung | 24 h |
Die Summen ergeben sich von unten: Konzept 56 h, Design 48 h, Umsetzung 144 h, Projekt 248 h. Mit 10 % Risikozuschlag plant das Team 273 Stunden. Bei einem Stundensatz von 95 Euro kostet der Relaunch damit rund 25.900 Euro. Hatte die Geschäftsführung top-down 20.000 Euro freigegeben, zeigt die Gegenprobe eine Lücke von knapp 6.000 Euro, bevor die erste Stunde gearbeitet ist.
Bottom-up vs. Top-down: wann welcher Ansatz?
| Kriterium | Bottom-up | Top-down |
|---|---|---|
| Richtung | Arbeitspakete → Projekt | Projekt → Arbeitspakete |
| Voraussetzung | vollständiger Projektstrukturplan | Ziel, Budget, Erfahrungswerte |
| Genauigkeit | hoch | grob |
| Aufwand für die Schätzung | hoch | gering |
| Typischer Zeitpunkt | Detailplanung nach der Freigabe | Projektidee, Angebot, Business Case |
| Typischer Fehler | Summe sprengt das Budget | Vorgabe ignoriert den Detailaufwand |
Kombinieren Sie beide: Die Top-down-Vorgabe setzt den Rahmen, die Bottom-up-Schätzung prüft ihn. Diese Abstimmung in beide Richtungen heißt im Deutschen auch Gegenstromverfahren.
Häufige Fehler bei der Bottom-up-Schätzung
- Lücken im Strukturplan: Ein vergessenes Arbeitspaket fehlt auch in der Summe. Prüfen Sie, ob die Pakete zusammen den gesamten Projektumfang abdecken.
- Versteckte Puffer: Schlägt jede Person auf ihr Paket etwas auf, bläht sich die Summe auf. Führen Sie Puffer zentral und sichtbar.
- Koordination vergessen: Projektleitung, Meetings und Abnahmen gehören in eigene Pakete.
- Arbeit mit Dauer verwechselt: 40 Stunden Arbeit dauern bei einer Halbtagskraft zwei Wochen, nicht eine.
Bottom-up als Führungsstil
Außerhalb der Planung bezeichnet Bottom-up einen Führungsansatz: Mitarbeitende bringen Ideen, Ziele und Lösungsvorschläge ein, die Führungsebene greift sie auf und entscheidet gemeinsam mit ihnen. Das stärkt Beteiligung und nutzt Fachwissen aus dem Team, verlangt aber einen klaren Rahmen und Vertrauen der Führung. Mehr zu diesem Aspekt lesen Sie unter Führungsstile.
Wie planen Sie bottom-up in Merlin Project?
In Merlin Project bauen Sie den Plan von den Vorgängen aus auf:
- Struktur anlegen: Legen Sie Phasen als Vorgänge an und fügen Sie darunter Arbeitspakete über Einfügen › Kind (Alt+Cmd+G) ein. Mit Ctrl+Cmd+→ rücken Sie einen bestehenden Vorgang unter den darüberliegenden ein.
- Aufwand je Vorgang eintragen: Tragen Sie im Inspektor im Reiter Plan den Wert ins Feld Arbeit ein, etwa
24h. Ein Fragezeichen wie in3t?kennzeichnet den Wert als Schätzung. - Summen prüfen: Gruppen berechnen ihre Dauer und ihren Zeitraum automatisch aus den enthaltenen Vorgängen. Die Arbeitskosten berechnet Merlin Project aus der Arbeit und dem Standardsatz der zugewiesenen Ressourcen.
- Gegen das Budget halten: Wählen Sie eine Gruppe oder das Projekt und öffnen Sie im Inspektor den Reiter Finanzen, Tab Saldo. Dort zieht Merlin Project Basiskosten und Arbeitskosten des Elements und seiner Untervorgänge vom genehmigten Budget ab; ein negativer Saldo zeigt die Überschreitung.
