オンライン会議のエチケット

特に COVID-19 コロナウイルスの影響で多くの人が在宅勤務に切り替えた今、Web を介したバーチャル会議はビジネスの日常の一部となっています。こうした時期であっても、同僚との情報交換や顧客との連絡は変わらず重要だからです。

もっとも、この会議形式はそれ以前から、柔軟かつ効率的であり、さらに出張がなくなることで環境にもやさしいものとされてきました。ただし、こうしたオンライン会議が本当に生産性の向上につながるためには、いくつかの基本ルールを守る必要があります。

Web 会議の経験が豊富な参加者にとっては、以下のヒントのいくつかは当たり前に思えるかもしれません。しかし経験上、当然と思われることほど忘れられがちであることがわかっています。

技術面の確認

Web 会議を開始する、あるいは参加する前に、技術面を本当に理解しているか確認しておくべきです。オンライン会議の主催者や進行役でありながら、絶えず操作に手間取り、デスクトップ上で手当たり次第にウインドウを開くようなことほど気まずいものはありません。同様に、技術がわからずに会議に遅れて入ることも、参加者を妨げます。

ご自身の環境も確認してください。本当にオンライン会議の場に入れますか。インターネット接続は十分な強さがありますか。ソフトウェアや、必要であればビデオカメラは問題なく動作しますか。

準備

従来の会議で事前に資料をまとめておくのと同じように、Web 会議の参加者も、画像、図、動画、テキストといった資料をあらかじめすぐに取り出せる形で保存しておくべきです。

妨げとなる要因の排除

これは対面の会議と同じくらい重要です。中断やその他の妨げとなる要因を避けてください。妨げられないよう、電話会議中であることを周囲に伝えておきましょう。

会議の前に携帯電話をマナーモードにしてください。鳴り響く携帯電話はビデオ会議中の本当の「会議キラー」であり、「オフライン」の会議と同じように妨げになります。

プレゼンテーション作成の基本

PowerPoint を使うか Keynote を使うかにかかわらず、Web 会議ではプレゼンテーションの基本ルールが特に重要です。

• 1 枚のスライドにはできるだけ少ないテキストを。
• 読みやすい書体を。
• 階層構造をはっきりと視覚化する。
• スライドに番号を付ける。
• 落ち着いた背景を。
• 複雑なアニメーションは避ける。
• マウスポインタは静止させる。スライド上で動かし回すと注意がそれます。

時間厳守

本来は当然のことです。ビジネスの日常のどこでも最も重要な原則は、時間を守ることです。時間にルーズであることは、ドイツに限らず、取り戻すことのできないもの、すなわち時間を相手から奪う行為として、大きな失礼とみなされます。遅れが避けられない場合は、取引先に早めに知らせるべきです。そうすれば、相手は少なくとも待ち時間を有効に使えます。

印象は重要です。バーチャルでも同じです

電話会議では声に気を配る

Web カメラがなく、相手の姿が見えない場合、身ぶりや表情はありません。そのため参加者は、誤解を招かないよう言葉づかいをよく考えるべきです。明瞭ではっきりとした発音は、理解を助けます。電話でも笑顔は役立ちます。声に表れるからです。

ビデオ会議では服装としぐさに気を配る

取引先が自分の姿を見られる場合は、少なくとも Web カメラに映る範囲については、仕事で通常着用するビジネス向けの服装を選ぶべきです。話す際は、他の文化圏で誤解されかねないしぐさは避けましょう。さらに、レンズを直接見られるようカメラを設定しておくべきです。そうすることで、他の参加者も自分に語りかけられていると感じられます。ふさわしい背景を選ぶことや、照明が適切であることも有用です。

進行役は必須です

参加者の紹介

参加者全員が互いを知っているわけではない場合、進行役は Web 会議を簡単な紹介から始めるべきです。対面でやり取りするわけではないため、これにより互いの認識が生まれます。組み込みの参加者一覧にはすべての名前が表示されます。これにより、個々の参加者に名指しで語りかけることもできます。

脱線を防ぐ

Web 会議が脱線するのを避けるため、進行役は必須です。進行役は明確な議題を設定し、参加者を繰り返し本題に戻すべきです。意見や提案を定期的に尋ねることで、進行役は参加者の集中を保ち、会議に積極的に参加してもらえるようにします。

長広舌を抑える

ある参加者が延々と独演を続けようとする場合、進行役は毅然と対応する必要があります。

誰が話しているか

ビデオ送信のないオンライン会議では、発言するたびに自分の名前を名乗るべきです。多くの参加者にとって、声だけで誰の発言かを判別するのは簡単ではないからです。

最後まで話させる

他の参加者が話し終えるまで待ちましょう。最後まで話させることは、ドイツでは最も重要なマナーの一つとされています。ただし、延々と続く独演は、合間の質問で中断してもかまいません。最も丁寧な中断のしかたは、本題に関するクローズドな質問を投げかけることです。重要な質問は、組み込みのチャットパネルを使って並行して話し合うこともできます。質疑応答の時間が足りない場合は、会議後に未解決の質問へ書面で回答することも可能です。

マルチタスクは禁物

ビデオ会議中は、たとえ自分が今は積極的に参加していないときでも、ほかのことを片手間に済ませるのは避けてください。Facebook をちょっと確認したり、メールを 1 通だけ急いで書き終えたり、あるいは退屈そうにしているだけでも、同僚は気づきます。そしてそれは大きな妨げになります。ちなみに、ビデオ会議中に参加者が食事をすることも、ほかの参加者の注意をそらし、会議の質を下げます。軽食はカバンにしまっておき、会議の後にしましょう。

デスクトップ共有の前に整理する

オンライン会議で自分のデスクトップを他の参加者と共有する人は、バーチャルな机の上もきれいに整理されていることを確認すべきです。散らかって見通しの悪いデスクトップは、プロフェッショナルな会議にふさわしくありません。

所変われば品変わる

ビデオ会議は、より早く意思決定を行い、同僚やパートナーとの間に信頼を築くのに役立ちます。ただし国際的なビデオ会議では、参加者はさまざまな文化の特性を理解し、配慮すべきです。また、相手が別のタイムゾーンで働いている可能性があることも忘れられがちです。

静けさ

静かな環境

バーチャル会議の成功には、静かな環境が重要です。参加者が原因を特定できない背景の物音ほど、妨げになるものはありません。

雑音を避ける

コーヒーやその他の飲み物などのドリンクは、会議用のテーブルに置く際に配慮が必要です。マイクに近すぎると、コーヒーカップやグラスのカチャカチャという音が継続的に妨げになります。

マイクのミュート機能を使う

息づかいや咳払いはすべて大きく送信されます。口元にマイクのあるヘッドセットだけの話ではありません。電話もこうした雑音を送信します。そのため、他の人がプレゼンや発表をしている間は、電話のミュートボタンを押してください。

短さの中に味わいあり

従来の会議に当てはまることは、バーチャルな場でも守られるべきです。会議は 90 分を超えないようにしましょう。それを過ぎると、参加者の集中力は急激に低下します。

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