昨日もまた、いつもの一日でした。受信トレイには 250 通の E メール。そう、たった一日でです。もちろん、そのうち 75% はスパムでした。そして、Mail.app の本来よく機能するスパムフィルタを使っていても、時折メールが誤ったフォルダに紛れ込みます。これがきっかけで、興味深い議論が始まりました。E メールはプロジェクトマネージャーにとってまだ重要なのか、それとも Slack などがすでにその役割を完全に引き継いだのか。しかしまずは、E メールというテーマをもう少し詳しく見ていきましょう。
そもそも E メールはどう書くのか
私のお気に入りの議論のひとつです ;-) 当社のウェブサイトをざっと眺めると、少なくとも 2 通りの表記が見つかります。eMail と E-Mail です。では、どちらが正しいのでしょうか。ドイツ語圏については、いつものとおり Duden が明快な見解を示しています。E-Mail です。国際的には、もう少し難しくなります。eMail と e-mail の使用は、ほぼ拮抗しています。
よい E メールのためのルール
以下のリストは、プロジェクトマネージャーだけでなく、他のすべての働く人にとっての指針となることを目的としています。
- 正しい相手に宛てましょう。 大量送信は避け、宛先や CC に入れる人を慎重に選んでください。
- 件名を正しく使いましょう。 適切な件名は、最初に読むとき、あるいは読まないと判断するときに役立つだけではありません。後になって、場合によっては何年も経ってから、メールを再び探し出すうえでも件名が役立ちます。
- 差出人は正しいですか。 本来は知っている人なのに、別のアドレスを差出人として使っているために送られてきたメールを、私はときどき受け取ります。そうしたものは、すぐにスパムフォルダへ入ってしまいがちです。
- 1 通のメールにつき 1 つのテーマだけにしましょう。 多くの人の集中力には、残念ながら限りがあると気づきました。そのため私は何年も前から、1 通の E メールでは 1 つのテーマだけを扱うことを習慣にしています。最良の場合は、別のテーマへの参照として追伸（PS）でメールを締めくくります。たいていはうまくいきます。
- 簡潔にしましょう。 かつて電話で、1 分ごとに費用がかかると注意されたものです（あの頃が懐かしいですね。）。今では E メールの長さに料金はかかりませんが、読むことにはやはり時間がかかります。詳しい背景情報については、インターネットやイントラネット（つまり社内ページ）へのリンクを利用しています。
E メールを読んで返信する頻度
私の日々のルーティンでは、E メールには 3 つの時間帯があります。
- 朝、一日の始め
- 昼休みの後
- 夜、退社前
その間は Mail.app を終了し、絶え間ない通知に気を散らされないようにしています。
メールへの返信も、同じように規則的に行っています。
- E メールに短く返信できる場合は、その場ですぐに行います。
- E メールへの返信に 2、3 日以上かかる場合は、その旨を送信者にお知らせします。
- あるメールに腹が立ったときは、すぐに返信を書くこともありますが、送信はしません。その代わり、翌日にもう一度その返信を読み返します。たいていは、かなり穏やかになった内容を送ることになります。
どうか常に心に留めておいてください。E メールは、今日では法廷での証拠として用いられることがあります。
Merlin Project における E メール
もちろん Merlin Project でも、E メールを完璧にサポートしています。当社のソフトウェアが E メールの作成・管理プログラムであるべきではない、という考え方を前提にしています。そこで、メールをプロジェクトやアクティビティ、リソースの上にドラッグするために、昔ながらのドラッグ & ドロップが適していました。これにより、2 つの重要な利点が得られます。
- 元の E メールは、対象のプログラム内にそのまま残ります。Mac では通常 Mail.app または Spark、Microsoft Outlook、Postbox などで、そのリストはほぼ際限なく広げられます。
- Merlin Project には、アクティビティに対応した形で添付項目内にコピーが作成されます。これにより、必要なやり取りをすばやく見つけられます。
メールが Merlin Project に保存されると、スペースキーでプレビューを呼び出せます。マウスのワンクリックで、それをお使いのメールプログラムで開けます。
そして議論の結末
結論は、あの有名な「場合による」でした ;-) 当社内の議論は、ほぼすべて Slack を通じて行われています。ここでの利点は、チーム内の個人や多人数と、すぐに E メールに埋もれてしまうことなく議論できる点です。
しかし、外部とのやり取りでは、まったく逆になります。たとえ取引先が Slack などで私とつながっていても、双方とも E メールを好みます。
このように、E メールは今日でも、1971 年以来、つまり WWW よりもはるか以前から、最も多く使われているインターネットメディアです。ありがとう、Ray Tomlinson。
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