Hier a encore été l'un de ces jours : 250 e-mails dans ma boîte de réception. Oui, en une seule journée ! Bien sûr, 75 % d'entre eux étaient du spam. Et même en utilisant le filtre anti-spam de Mail.app, qui fonctionne pourtant très bien, un message finit toujours par se glisser dans le mauvais dossier. Cela a donné lieu à une discussion intéressante : l'e-mail est-il encore pertinent pour le chef de projet, ou Slack et ses équivalents ont-ils déjà pris le relais ? Mais permettez-moi d'abord d'examiner de plus près le sujet de l'e-mail.
Comment écrit-on correctement « e-mail » ?
L'une de mes discussions préférées ;-) En parcourant notre site web, je trouve au moins deux versions : eMail et e-Mail. Mais laquelle est correcte ? À l'international, c'est un peu plus délicat : l'utilisation de email ou e-mail est à peu près équilibrée. Comme à son habitude, le Duden a une opinion tranchée pour l'espace germanophone : E-Mail.
Les règles d'un bon e-mail
La liste suivante se veut un guide, non seulement pour le chef de projet, mais aussi pour tous les autres professionnels :
- Adressez-vous aux bonnes personnes ! Évitez d'envoyer des e-mails en masse et choisissez avec soin les destinataires et les personnes en copie.
- Utilisez correctement la ligne d'objet ! Un objet adapté facilite non seulement la première lecture, ou la décision de ne pas lire le message. Il permet aussi, parfois des années plus tard, de retrouver un e-mail.
- Votre expéditeur est-il correct ? Il m'arrive régulièrement de recevoir des e-mails de personnes que je connais, mais qui ont utilisé une adresse d'expéditeur différente. Ce genre de message atterrit vite dans le dossier spam.
- Un seul sujet par e-mail ! J'ai remarqué que la capacité d'attention de beaucoup de personnes est, malheureusement, limitée. C'est pourquoi j'ai pris l'habitude, depuis de nombreuses années, de ne traiter qu'un seul sujet par e-mail. Dans le meilleur des cas, je conclus un message avec un post-scriptum (PS) renvoyant à un autre sujet. Cela fonctionne généralement très bien.
- Soyez bref ! C'est le rappel que l'on me faisait autrefois au téléphone : chaque minute coûte de l'argent (c'était une autre époque !). La longueur d'un e-mail n'a certes plus de coût aujourd'hui, mais la lecture prend du temps. Pour des informations de fond détaillées, j'utilise des liens vers internet ou l'intranet (c'est-à-dire vers des pages internes).
À quelle fréquence est-ce que je lis et réponds à mes e-mails ?
Dans ma routine quotidienne, les e-mails ont leur place trois fois par jour :
- le matin, au début de la journée
- après la pause déjeuner
- le soir, avant la fin de la journée de travail
Entre-temps, Mail.app est fermé afin que je ne sois pas distrait par des notifications incessantes.
La réponse aux messages suit la même régularité :
- Si je peux répondre brièvement à un e-mail, je le fais immédiatement.
- Si la réponse à un e-mail prend plus de 2 à 3 jours, j'en informe l'expéditeur.
- Si un e-mail m'irrite, j'écris volontiers une réponse sur le moment, mais je ne l'envoie pas. Je la relis le lendemain. En général, une version nettement plus apaisée part finalement.
N'oubliez jamais : aujourd'hui, un e-mail peut être utilisé comme preuve judiciaire.
Les e-mails dans Merlin Project
Bien entendu, Merlin Project offre également une prise en charge parfaite des e-mails. Notre stratégie part du principe que notre logiciel ne doit jamais être un programme de rédaction ou de gestion des e-mails. Le bon vieux glisser-déposer s'est donc imposé pour faire glisser des messages vers le projet, une tâche ou une ressource. Cela vous offre deux avantages importants :
- L'e-mail original reste dans l'application cible ; sur Mac, il s'agit généralement de Mail.app ou Spark, Microsoft Outlook, Postbox. La liste peut s'allonger presque indéfiniment.
- Dans Merlin Project, une copie est créée dans les pièces jointes, associée à la tâche concernée. Vous retrouvez ainsi rapidement la communication souhaitée.
Une fois les e-mails enregistrés dans Merlin Project, un aperçu peut être ouvert avec la barre d'espace. Un seul clic de souris suffit pour les ouvrir dans votre application de messagerie.
La conclusion après la discussion
Le résultat a été le célèbre : « Ça dépend » ;-) Notre discussion interne passe presque exclusivement par Slack. L'avantage est de pouvoir échanger avec une ou plusieurs personnes de l'équipe sans se noyer dans les e-mails.
En revanche, pour la communication avec l'extérieur, c'est exactement l'inverse. Même si un partenaire commercial est connecté avec moi via Slack ou autre, les deux parties préfèrent l'e-mail.
Ainsi, l'e-mail reste aujourd'hui, depuis 1971 et donc bien avant le Web, le média internet le plus utilisé. Merci, Ray Tomlinson !
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