Ayer fue uno de esos días otra vez: 250 correos electrónicos en mi bandeja de entrada. ¡Sí, en un solo día! Por supuesto, el 75 % era spam. Y aunque se utilice el filtro de spam de Mail.app, que en realidad funciona muy bien, siempre acaba colándose algún mensaje en la carpeta equivocada. Eso desencadenó una discusión interesante: ¿sigue siendo relevante el correo electrónico para el gestor de proyectos, o Slack y sus equivalentes ya han asumido por completo esa función? Pero antes permítanme examinar con más detalle el tema del correo electrónico.
¿Cómo se escribe correctamente «email»?
Una de mis discusiones favoritas ;-) Cuando repaso nuestro sitio web, encuentro al menos dos versiones: eMail y e-Mail. Pero, ¿cuál es la correcta? A nivel internacional la cosa es algo más complicada: el uso de email o e-mail está más o menos equilibrado. Como de costumbre, el Duden tiene una opinión clara para el ámbito germanohablante: E-Mail.
Reglas para un buen correo electrónico
La siguiente lista pretende ser una guía, no solo para el gestor de proyectos, sino también para cualquier otro profesional:
- ¡Dirígete a las personas correctas! Intenta evitar enviar correos masivos y elige con cuidado a los destinatarios y a quienes van en copia.
- ¡Usa correctamente la línea de asunto! Un asunto adecuado no solo ayuda en la primera lectura, o en la decisión de no leerlo. También más adelante, quizás años después, el asunto es clave para volver a encontrar un mensaje.
- ¿Es correcto tu remitente? Con cierta frecuencia recibo correos de personas que conozco, pero que han utilizado una dirección de remitente diferente. Algo así termina rápidamente en la carpeta de spam.
- ¡Un solo tema por correo! He observado que el nivel de atención de muchas personas es, lamentablemente, limitado. Por eso, desde hace muchos años tengo el hábito de tratar un solo tema por correo electrónico. En el mejor de los casos, cierro el mensaje con un posdata (PD) como referencia a otro asunto. Eso suele funcionar bastante bien.
- ¡Sé breve! Esa era la advertencia que me hacían al teléfono antaño, recordándome que cada minuto costaba dinero (¡qué tiempos aquellos!). La longitud de un correo electrónico no tiene coste económico hoy en día, pero leer requiere tiempo. Para información de fondo detallada uso enlaces a internet o a la intranet (es decir, a páginas internas).
¿Con qué frecuencia leo y respondo mis correos?
En mi rutina diaria, el correo electrónico tiene su lugar tres veces:
- por la mañana, al comenzar el día
- después de la pausa del almuerzo
- por la tarde, antes de terminar la jornada
Mientras tanto, tengo Mail.app cerrado para no distraerme con notificaciones constantes.
Responder los mensajes sigue la misma regularidad:
- Si puedo responder un correo brevemente, lo hago de inmediato.
- Si responder un correo lleva más de 2-3 días, el remitente recibe una notificación al respecto.
- Si un correo me irrita, suelo escribir la respuesta enseguida, pero no la envío. En cambio, la releo al día siguiente. Normalmente, lo que sale es una versión considerablemente más moderada.
Recuerde siempre: hoy en día, un correo electrónico puede utilizarse como prueba judicial.
Correos electrónicos en Merlin Project
Por supuesto, Merlin Project también ofrece una integración perfecta del correo electrónico. Partimos de la premisa de que nuestro software nunca debería ser un programa de redacción o gestión de correos. Por eso, el clásico método de arrastrar y soltar resultó ideal para llevar mensajes al proyecto, a una tarea o a un recurso. Esto le proporciona dos ventajas importantes:
- El correo electrónico original permanece en la aplicación de destino; en el Mac suele ser Mail.app o Spark, Microsoft Outlook, Postbox. La lista puede ampliarse casi indefinidamente.
- En Merlin Project se crea una copia en los archivos adjuntos, vinculada a la tarea correspondiente. Así encontrará rápidamente la comunicación que busca.
Una vez que los correos están guardados en Merlin Project, se puede abrir una vista previa con la barra espaciadora. Con un solo clic del ratón los abrirá en su programa de correo.
Y la conclusión tras la discusión
El resultado fue el clásico: «Depende» ;-) Nuestra discusión interna transcurre casi exclusivamente por Slack. La ventaja es que se puede conversar con una o varias personas del equipo sin acabar sepultado en correos electrónicos.
En la comunicación con el mundo exterior ocurre exactamente lo contrario. Aunque un socio comercial esté conectado conmigo a través de Slack o algo similar, ambas partes prefieren el correo electrónico.
Por eso el correo electrónico sigue siendo hoy, desde 1971 y por tanto mucho antes de la World Wide Web, el medio de internet más utilizado. ¡Gracias, Ray Tomlinson!
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