Le succès professionnel a toujours été lié aux personnes que l'on connaît. Dans la sphère professionnelle en particulier, les gens se mettent en réseau avec des personnes partageant les mêmes idées afin d'échanger des informations. Depuis des siècles, les individus se regroupent au sein de guildes, d'associations, de fédérations, etc.
Notre société moderne repose sur d'innombrables structures en réseau ; nous sommes aujourd'hui plus connectés qu'aucune génération avant nous. Les réseaux des XXe et XXIe siècles s'étendent à tous les domaines de la société et ne sont souvent pas clairement identifiables. L'économie pousse encore davantage cette mise en réseau : flux de marchandises mondialisés, services internationaux, travail dans le cloud, réseaux sociaux. Tout s'organise de manière décentralisée en réseaux.
Les réseaux sociaux : la façon moderne de tisser des liens
Les réseaux sociaux en particulier sont devenus ces dernières années un outil de plus en plus important pour les entreprises. Il s'agit des médias et méthodes numériques qui permettent aux utilisateurs de se connecter sur Internet, c'est-à-dire d'échanger des informations entre eux et de créer et partager des contenus médiatiques individuellement, au sein d'une communauté définie ou de façon ouverte dans la société. Lorsque nous ne pouvons pas nous rencontrer en personne, comme c'est actuellement le cas, nous disposons des médias numériques pour rester en contact.
Internes ou externes : les réseaux de réseaux sociaux
Quand nous pensons aux réseaux sociaux, nous imaginons généralement de grandes plateformes externes comme Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram et Twitter. Il existe cependant aussi de nombreuses plateformes sociales internes au sein des entreprises ou créées pour des projets spécifiques. Il est essentiel de ne pas considérer les réseaux sociaux uniquement comme de vastes réseaux de diffusion, mais comme toute technologie permettant une interaction dynamique entre un groupe de personnes. L'accent est mis ici sur le côté « social » ou, comme on l'appelle souvent, le « socializing ». Les réseaux sociaux ne sont qu'une autre façon d'interagir entre personnes ; la seule différence est que l'interaction se déroule en ligne. Chez ProjectWizards, nous utilisons par exemple Slack pour connecter notre équipe décentralisée.
Les réseaux sociaux sont également utilisés de différentes manières dans la gestion de projet. Quelle qu'en soit l'utilisation, il est cependant crucial de bien comprendre leur rôle dans un scénario de projet particulier afin d'en tirer le meilleur parti. Car le réseautage numérique via les réseaux sociaux ne doit pas devenir un gouffre à temps.
Quel est leur objectif ?
Les différentes plateformes sociales servent des objectifs distincts. Quatre objectifs principaux sont particulièrement pertinents pour la gestion de projet :
1. Discursif :
Cela désigne toutes les plateformes dotées d'un forum de discussion ou d'un format de questions-réponses. Dans le domaine de la gestion de projet, elles présentent plusieurs avantages :
- Partage d'expériences. Cela se produit souvent sur de grandes plateformes externes, comme les groupes LinkedIn, au sein de la communauté de gestion de projet au sens large.
- Échange de bonnes pratiques. Tout comme l'échange de retours d'expérience, cela se déroule souvent dans le contexte plus large de la gestion de projet.
- Utilisation dans la gestion des parties prenantes. Dans ce cas, le type de plateforme dépend généralement de la taille du projet. Un mégaprojet gouvernemental pourrait par exemple utiliser une grande plateforme externe pour tenir informées toutes les personnes souhaitant suivre l'avancement du projet. Un projet de fusion-acquisition sensible au marché pourrait en revanche recourir à une plateforme interne fermée, où seules les parties prenantes clés et autorisées sont invitées à consulter les mises à jour afin que les informations restent protégées.
2. Réseautage :
Dans la plupart des cas, les chefs de projet utilisent des plateformes externes pour se connecter entre eux et avec la communauté de projet au sens large. Cependant, un certain nombre de chefs de projet ont également commencé à utiliser des plateformes sociales internes pour trouver des compétences et une expertise au sein de l'organisation pour leurs projets.
3. Gestion des agendas et des tâches :
Cela désigne l'utilisation de plateformes de calendrier collaboratif (comme Doodle) pour organiser des réunions, ou de plateformes d'organisation telles que Merlin Project, pour organiser et gérer les flux de travail.
4. Outils de collaboration :
Les wikis internes sont les plus fréquemment utilisés dans le contexte de projet, mais il s'agit de tout logiciel facilitant la rédaction collaborative et le contrôle des versions de documents, comme Merlin Project. Ils sont utilisés soit par les bureaux de projet pour garder le contrôle sur la documentation du projet, soit par les équipes de projet pour rédiger conjointement des documents importants.
Connaissez-vous déjà la fonction de commentaires dans Merlin Project ? Vous pouvez l'utiliser pour discuter de l'avancement du projet avec d'autres membres de l'équipe ou pour vous mettre d'accord sur des points précis. Et le mieux : la discussion est enregistrée dans le plan de projet et n'a pas besoin d'être documentée séparément.
Les problèmes liés aux réseaux sociaux dans la gestion de projet
Intégration :
Convaincre les collègues d'utiliser les réseaux sociaux est un défi, car cela implique de modifier des habitudes de travail établies. Pour les petits outils sociaux internes, l'enjeu est d'encourager les membres de l'équipe projet à utiliser ces outils plutôt que le courrier électronique pour atteindre leurs objectifs. Pour les groupes plus importants (qui utilisent généralement des plateformes « discursives »), le problème est de constituer une masse critique suffisante de contributeurs pour que l'utilisation de la plateforme en vaille la peine. On estime que 90 % des utilisateurs de plateformes sociales se contentent de consommer, 9 % contribuent occasionnellement et 1 % le font fréquemment. Cette statistique illustre le nombre d'utilisateurs nécessaires pour créer une communauté vivante avec un grand nombre de contributeurs.
Temps :
La plupart des membres et des équipes de projet sont très sollicités. Ils estiment donc ne pas pouvoir consacrer le temps nécessaire pour développer un niveau de compétence suffisant en matière de réseaux sociaux pour que l'effort en vaille la peine.
Confidentialité :
Les fuites de données répétées ces dernières années ont montré que même les groupes privés sur des plateformes publiques ne sont pas suffisamment sécurisés pour communiquer des informations sensibles. C'est souvent le facteur déterminant dans la décision d'utiliser des plateformes sociales internes ou de ne pas recourir du tout aux réseaux sociaux pour un projet. C'est la raison pour laquelle nous avons décidé il y a quelque temps de dire au revoir à Facebook.
Résoudre les problèmes liés aux réseaux sociaux dans les projets
Dans l'ensemble, il est possible de résoudre un certain nombre de problèmes liés aux réseaux sociaux dans les projets en mettant en oeuvre quelques bonnes pratiques simples ; à l'exception du problème de confidentialité mentionné ci-dessus, qui nécessite généralement des décisions binaires concernant les plateformes pouvant être utilisées ou non.
Démontrer la valeur :
Démontrez la valeur de la plateforme en montrant qu'elle est utilisée fréquemment, que des contenus nouveaux et intéressants y sont publiés régulièrement, et que les questions posées dans les forums reçoivent des réponses rapides. Si les membres de l'équipe projet estiment qu'une plateforme est utile, ils seront davantage enclins à investir le temps nécessaire pour apprendre à l'utiliser.
Nommer des ambassadeurs de la plateforme :
Augmentez l'utilisation des réseaux sociaux en nommant des ambassadeurs chargés de promouvoir la plateforme ; ils rédigent et publient des contenus, répondent aux fils de discussion et montrent l'exemple en expliquant aux autres comment utiliser la plateforme.
Concours :
Organisez des concours ou proposez des récompenses pour encourager et soutenir l'utilisation de la plateforme.
Intégrer les réseaux sociaux dans la planification du projet :
En définitive, en tant que chef de projet utilisant les réseaux sociaux dans un projet, il est important d'être soutenu par une stratégie organisationnelle et d'intégrer l'utilisation de ces outils dans les plans de communication. Une stratégie qui aide à définir l'usage approprié de ces outils et un plan de communication qui précise comment le projet les utilisera constituent le cadre de leur succès. Par exemple, pour un projet donné, on pourrait décider qu'un blog sera rédigé pour expliquer le changement commercial à venir, qu'un wiki sera utilisé pour les échanges au sein de l'équipe technique, ou qu'un groupe de réseaux sociaux servira à informer les parties prenantes de l'avancement du projet.
Conclusion :
Il est clair que les réseaux sociaux ont leur place dans la gestion de projet et ne constituent finalement qu'un nouvel ensemble de canaux pour faire ce que les chefs de projet font depuis des années.
Dans tous les cas, il est cependant important de bien définir quel type de plateforme sociale sera utilisé, puis d'élaborer en amont une stratégie qui prend en compte tous les écueils potentiels de cette option. Idéalement, ces écueils peuvent être facilement atténués grâce à un plan de communication de projet solide et au recours à des ambassadeurs qui encouragent l'utilisation de la plateforme et stimulent l'engagement.
Ainsi, les réseaux sociaux peuvent devenir un outil puissant pour atteindre une variété d'objectifs de projet.
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