El éxito profesional siempre ha estado vinculado a las personas que uno conoce. En el ámbito profesional en particular, las personas se conectan con otras afines para intercambiar información. Durante siglos, la gente se ha agrupado en gremios, asociaciones, federaciones, etc.
Nuestra sociedad moderna se construye sobre innumerables estructuras en red; estamos más conectados hoy que ninguna generación anterior. Las redes de los siglos XX y XXI se extienden por todos los ámbitos de la sociedad y a menudo no son claramente reconocibles. La economía impulsa aún más esta interconexión: flujos de bienes globalizados, servicios internacionales, trabajo en la nube, redes sociales. Todo se organiza de forma descentralizada en redes.
Redes sociales: la forma moderna de establecer contactos
Las redes sociales en particular se han convertido en los últimos años en una herramienta cada vez más importante para las empresas. Se trata de los medios y métodos digitales que permiten a los usuarios conectarse en Internet, es decir, intercambiar información entre sí y crear y compartir contenidos mediáticos de forma individual, en una comunidad definida o de manera abierta en la sociedad. Si no podemos reunirnos en persona, como ocurre actualmente, disponemos de los medios digitales para mantenernos en contacto.
Tanto internas como externas: las redes de redes sociales
Cuando pensamos en redes sociales, solemos imaginar grandes plataformas externas como Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram y Twitter. Sin embargo, también existen muchas plataformas sociales internas dentro de las empresas o creadas para proyectos específicos. Es fundamental no considerar las redes sociales únicamente como redes de gran escala y difusión, sino como cualquier tecnología que permita una interacción dinámica entre un grupo de personas. El énfasis aquí está en lo "social" o, como se suele denominar, el "socializing". Las redes sociales son simplemente otra forma de interactuar entre personas; la única diferencia es que la interacción tiene lugar en línea. En ProjectWizards, por ejemplo, utilizamos Slack para conectar a nuestro equipo descentralizado.
Las redes sociales también se utilizan de distintas maneras en la gestión de proyectos. Independientemente de su uso, es fundamental desarrollar una comprensión clara de su propósito en un escenario de proyecto concreto para sacarle el máximo partido. Al fin y al cabo, la creación de redes digitales a través de las redes sociales no debe convertirse en un consumidor de tiempo.
¿Cuál es su propósito?
Las diferentes plataformas sociales sirven para distintos fines. Cuatro propósitos principales son especialmente relevantes para la gestión de proyectos:
1. Discursivo:
Esto hace referencia a todas las plataformas con un foro de debate o un formato de preguntas y respuestas. En términos de gestión de proyectos, ofrecen varios beneficios:
- Intercambio de experiencias. Esto suele ocurrir en grandes plataformas externas, como los grupos de LinkedIn, entre la comunidad más amplia de gestión de proyectos.
- Intercambio de buenas prácticas. De manera similar al intercambio de lecciones aprendidas, esto suele tener lugar en el contexto más amplio de la gestión de proyectos.
- Uso en la gestión de partes interesadas. En este caso, el tipo de plataforma tiende a depender del tamaño del proyecto. Por ejemplo, un megaproyecto gubernamental podría utilizar una gran plataforma externa para mantener informados a todos los interesados sobre el progreso del proyecto. Un proyecto de fusión y adquisición sensible al mercado, en cambio, podría utilizar una plataforma interna y cerrada donde solo se invita a las partes interesadas clave y autorizadas a consultar las actualizaciones, de modo que la información permanezca protegida.
2. Creación de redes:
En la mayoría de los casos, los gestores de proyectos utilizan plataformas externas para conectarse entre sí y con la comunidad de proyectos en general. Sin embargo, varios gestores de proyectos también han comenzado a utilizar plataformas sociales internas para obtener competencias y conocimientos especializados para sus proyectos desde dentro de la organización.
3. Gestión de calendario y tareas:
Esto hace referencia al uso de plataformas de calendario colaborativo (como Doodle) para organizar reuniones, o de plataformas de organización como Merlin Project, para organizar y gestionar flujos de trabajo.
4. Herramientas de colaboración:
Los más utilizados en el contexto de proyectos son los wikis internos, aunque en general se trata de cualquier software que facilite la autoría colaborativa y el control de versiones de documentos, como Merlin Project. Los utilizan tanto las oficinas de proyectos para mantener el control sobre la documentación del proyecto como los equipos de proyecto para redactar conjuntamente documentos importantes del proyecto.
¿Conoce ya la función de comentarios en Merlin Project? Puede utilizarla para debatir el avance del proyecto con otros miembros del equipo o para acordar puntos concretos entre sí. Y lo mejor: el debate queda guardado en el plan del proyecto y no es necesario documentarlo por separado.
Problemas con las redes sociales en la gestión de proyectos
Integración:
Conseguir que los compañeros utilicen las redes sociales es un reto, ya que implica cambiar formas de trabajo establecidas. En el caso de las herramientas sociales internas pequeñas, el desafío consiste en animar al personal del proyecto a utilizar estas herramientas en lugar del correo electrónico para alcanzar sus objetivos. En el caso de grupos más grandes (que suelen utilizar plataformas "discursivas"), el problema reside en construir una masa crítica suficiente de colaboradores para que valga la pena utilizar la plataforma. Se estima que el 90 % de los usuarios de plataformas sociales solo consumen contenido, el 9 % contribuye ocasionalmente y el 1 % lo hace con frecuencia. Esta estadística ilustra cuántos usuarios de la plataforma se necesitan para crear una comunidad activa con un gran número de colaboradores.
Tiempo:
La mayoría del personal y los equipos de proyecto tienen una agenda muy cargada. Por ello, sienten que no pueden dedicar el tiempo necesario para desarrollar un nivel de competencia en redes sociales suficiente como para que el esfuerzo merezca la pena.
Privacidad:
Las repetidas filtraciones de datos en los últimos años han demostrado que incluso los grupos privados en plataformas públicas no son suficientemente seguros para comunicar información sensible. Este suele ser el factor decisivo para optar por plataformas sociales internas o para no utilizar las redes sociales en absoluto en un proyecto. Este fue el motivo por el que nosotros mismos decidimos despedirnos de Facebook hace algún tiempo.
Cómo resolver los problemas con las redes sociales en proyectos
En términos generales, es posible resolver varios problemas relacionados con las redes sociales en proyectos aplicando algunas buenas prácticas sencillas; exceptuando el problema de privacidad mencionado anteriormente, que generalmente requiere decisiones binarias sobre qué plataformas pueden o no utilizarse.
Demostrar el valor:
Demuestre el valor de la plataforma mostrando que se utiliza con frecuencia, que se publican regularmente contenidos nuevos e interesantes y que las preguntas planteadas en los foros se responden con prontitud. Si el personal del proyecto considera que una plataforma es valiosa, estará más dispuesto a invertir el tiempo necesario para aprender a utilizarla.
Nombrar defensores de la plataforma:
Incremente el uso de las redes sociales nombrando defensores que impulsen la utilización de la plataforma; estos redactan y publican contenidos, responden a los hilos de debate y dan ejemplo mostrando a otros cómo utilizar la plataforma.
Concursos:
Utilice concursos o recompensas para promover y fomentar el uso de la plataforma.
Incluir las redes sociales en la planificación del proyecto:
En última instancia, como gestor de proyectos que utiliza redes sociales en un proyecto, es importante contar con el respaldo de una estrategia organizativa e integrar el uso de estas herramientas en los planes de comunicación. Una estrategia que ayude a definir el uso adecuado de estas herramientas y un plan de comunicación que aclare cómo las utilizará el proyecto proporcionarán el marco para su éxito. Por ejemplo, para un proyecto determinado, se podría establecer que se redactará un blog para explicar el próximo cambio empresarial, que se utilizará un wiki para el intercambio en el equipo técnico o que se empleará un grupo de redes sociales para informar del progreso a las partes interesadas.
Conclusión:
Está claro que las redes sociales tienen un lugar en la gestión de proyectos y que, en última instancia, no son más que otro conjunto de canales para hacer lo que los gestores de proyectos llevan años haciendo.
En cualquier caso, es importante tener claro qué tipo de plataforma social se va a utilizar y, a continuación, desarrollar una estrategia desde el principio que tenga en cuenta todos los posibles inconvenientes de esa opción. Idealmente, estos inconvenientes pueden mitigarse fácilmente mediante un sólido plan de comunicación del proyecto y el uso de defensores que impulsen el uso de la plataforma y fomenten la participación.
De este modo, las redes sociales pueden convertirse en una poderosa herramienta para alcanzar una variedad de objetivos del proyecto.
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