Statusberichte

Der Statusbericht beantwortet drei Fragen: Liegen wir im Plan? Wo drohen Abweichungen? Welche Entscheidung brauchen wir? Er ist der häufigste Baustein der Projektberichterstattung.

Was gehört in einen Statusbericht?

• Kopf: Projektname, Stichtag (das Statusdatum), Verfasser, Berichtszeitraum.
• Gesamtstatus: eine Ampel plus ein bis zwei Sätze Begründung.
• Termine: die nächsten Meilensteine mit geplantem und erwartetem Datum.
• Kosten: Budget, Ist-Kosten und Prognose bis Projektende, etwa aus einem Soll-Ist-Vergleich.
• Ergebnisse: was seit dem letzten Bericht fertig wurde.
• Risiken und Probleme: neue oder veränderte Risiken mit Maßnahme.
• Entscheidungsbedarf: was der Auftraggeber bis wann entscheiden muss.
• Nächste Schritte: die wichtigsten Vorgänge bis zum nächsten Bericht.

Wie funktioniert der Ampelstatus?

Die Ampel taugt nur mit festen Schwellen, die das Team vorab vereinbart. Ein Beispiel für den Terminstatus:

Bewerten Sie Termine, Kosten und Ergebnisse getrennt. Der Gesamtstatus übernimmt die schlechteste Einzelampel; so verschwindet ein rotes Budget nicht hinter grünen Terminen.

Beispiel: Statusbericht eines Büroumzugs

Wie oft erscheint ein Statusbericht?

Der Rhythmus folgt der Projektdauer und dem Publikum. Ein Team mit kurzen Iterationen braucht einen wöchentlichen Stand, ein Lenkungsausschuss meist einen monatlichen. Halten Sie den Stichtag fest, etwa jeden Freitag, und berichten Sie bei Rot sofort, nicht erst zum nächsten Termin.

Berichtswesen und Statusbericht: Was ist der Unterschied?

Das Berichtswesen (auch Projektberichterstattung) regelt alle Berichte eines Projekts: wer welche Information in welcher Tiefe und wie oft erhält. Ein Auftraggeber will Budget und Termine sehen, das Team seine Aufgaben. Der Statusbericht ist das regelmäßige Dokument darin, daneben stehen etwa Meilensteinberichte und der Abschlussbericht. Welche Stakeholder welche Berichte brauchen, klärt der Ratgeber zur Kommunikation im Projektmanagement.

Häufige Fehler

• Ampel ohne Schwellen: Jeder bewertet nach Gefühl, und Gelb wird zum Dauerzustand.
• Wassermelonen-Status: außen grün, innen rot. Wer Probleme erst meldet, wenn sie nicht mehr zu verbergen sind, verliert Zeit zum Gegensteuern.
• Tätigkeitsliste statt Ergebnisse: „An Konzept gearbeitet“ sagt nichts über den Fortschritt.
• Kein Entscheidungsbedarf: Ein Bericht ohne Bitte an den Auftraggeber verschenkt den wichtigsten Termin mit ihm.

Wie erstellen Sie einen Statusbericht in Merlin Project?

1. Stichtag setzen: Wählen Sie Ablage › Projekteinstellungen und tragen Sie im Feld Statusdatum den Stichtag ein. Alle Statusbewertungen beziehen sich darauf.
2. Status prüfen: Die Projektansicht Darstellung › Strukturplan › Fortschritt zeigt jeden Vorgang mit Status-Symbol: grüner Kreis (Im Zeitplan), gelbes Dreieck (Leicht hinter Plan, bis 10 % Verzug), rotes Quadrat (Hinter Plan, mehr als 10 %).
3. Bericht wählen: Unter Darstellung › Bericht › Status liefert Merlin Project getrennte Listen für Vorgänge im Plan, leicht hinter Plan und hinter Plan, dazu alle Meilensteine und die Vorgänge der aktuellen Woche. Status Kompakt zeigt die laufenden Vorgänge.
4. Anpassen: Ergänzen Sie mit + Module, etwa einen Text für Entscheidungsbedarf oder ein Budget-Kosten-Diagramm.
5. Versenden: Exportieren Sie den Bericht über Ablage › Exportieren, zum Beispiel als PDF.

Wie Sie Berichtsmodule im Detail zusammenstellen, zeigt die Lektion Berichte erstellen.