Digitale Souveränität und Datenschutz in Merlin Project

Digitale Souveränität in Unternehmen - Lünendonk Studie

Wer kontrolliert unsere Daten? Wie abhängig sind wir von einzelnen Technologieanbietern? Diese Fragen stellen sich Unternehmen in der DACH-Region zunehmend. Die Lünendonk-Studie 2026 "Digitale Souveränität - Vom Risiko zur Resilienz" liefert dazu eindrucksvolle Zahlen: Auf Basis von 155 Interviews mit IT-Entscheidern zeigt sie, dass digitale Souveränität für 93 Prozent der Unternehmen bereits heute eine hohe Relevanz besitzt.

Besonders deutlich wird der Trend beim Blick in die Zukunft: Während aktuell 36 Prozent der Befragten digitale Souveränität als "sehr wichtig" einstufen, erwarten 85 Prozent, dass sie bis 2030 diese Bedeutung haben wird. Die Treiber sind vielfältig: von der Reduktion übermäßiger Abhängigkeiten in der IT-Lieferkette (95 %) über die Stärkung der Resilienz in Krisensituationen (94 %) bis hin zum Schutz vor unkontrolliertem Datenabfluss (93 %) und der Umsetzung regulatorischer Anforderungen (93 %). Bemerkenswert: 96 Prozent der Befragten erwarten, dass digitale Souveränität auch dann ein zentrales Thema bleibt, wenn sich die geopolitischen Spannungen entspannen sollten.

Für Softwareanbieter wie uns bedeutet das: Datenschutz und die Kontrolle über die eigenen Daten sind für unsere Anwender nicht verhandelbar. Genau diesen Anspruch setzen wir in Merlin Project um.

Datenschutz in Merlin Project

Seit der Version 9 haben Sie in Merlin Project die Möglichkeit, ein Projekt über den intelligenten Assistenten, also unter Verwendung von Künstlicher Intelligenz, erstellen zu lassen. Hier stellt sich für viele natürlich die Frage des Datenschutzes, die wir gerne einmal grundsätzlich für Merlin Project beantworten.

Merlin Project läuft ausschließlich lokal auf Ihren Rechnern und die Datenspeicherung steht unter Ihrer Verantwortung. Wir empfehlen Ihre Projekte immer auf einem lokalen Rechner zu speichern, haben darauf aber keinen Einfluß und keine Kontrolle. Der Schutz Ihrer Projektdaten obliegt nur Ihnen.

Datenschutz bei Verwendung des KI-Assistenten

Die einzige Ausnahme ist der optionale KI-Assistent – siehe auch Punkt 3 unserer Datenschutzerklärung – zum Anlegen neuer Projekte.

Wird dieser verwendet (nach dem Klick auf den Button "Erstellen"), gehen diese Informationen auf einen Server in Norddeutschland (siehe auch "Abonnement über unsere Server"), werden dort von ProjectWizards an OpenAI gesendet.

Das heißt, OpenAI kennt nur uns und Ihre Anfrage, sowie die von Ihnen im Assistenten gewählten Optionen. Eine anschließende Zuordnung zu Ihnen ist nicht mehr möglich, da Ihre Daten bei uns nicht gespeichert werden. Ist der KI-Assistent fertig, wissen wir nur noch dass:

• ein (1) Anwender,
• zu einem Zeitpunkt,
• eine Abfrage gestellt hat.

OpenAI hat dagegen die Informationen, dass die ProjectWizards GmbH diese Anfrage mit Inhalt und der daraus berechneten Anzahl der Token (die Größenberechnung zur Abrechnung) gestellt hat und an den Absender – also uns – ausgeliefert hat. Daher sind nachträgliche Abfragen oder Löschbegehren nicht möglich.

OpenAI wird aber ganz sicher unsere Abfrage speichern und sehr wahrscheinlich irgendwelche Abfragen damit machen. Da uns das klar ist, haben wir den Prozess so gestaltet, wie beschrieben. Nach der Einführung dieser Funktion wurde der Preis übrigens nicht angehoben, d.h. die Kosten für den KI-Assistenten tragen wir. Die Datenschutzerklärung von OpenAI finden Sie hier.

Erhebung von Diagnosedaten

Zusätzlich wird in Punkt 3 unserer Datenschutzerklärung die Nutzungsdaten als Diagnosedaten angesprochen. Stimmen Sie dem nicht zu, werden sie nicht erhoben.

Die Ermittlung der statistischen Daten sind nicht personalisiert (nicht einmal mit einer IP-Adresse). Eine anschließende Zuordnung zum Anwender ist auch hier nicht möglich.

Diagnosedaten helfen uns, zu erfahren, welche Funktionen in der Software wie oft genutzt werden.

Datenschutz bei Abonnements

Anders verhält es sich mit dem Abonnement. Hier müssen naturgemäß Daten für die Bestellabwicklung erhoben und verwaltet werden.

Wir vertreiben Merlin Project über zwei Stores:

• über unsere Webseite
• über den Apple App Store

Abhängig davon, wo Sie die Software laden, also von unserer Webseite oder dem Apple App Store, beeinflusst, wer ihr Vertragspartner für die Abrechnung des Abonnements ist.

Abonnement über unseren Server

Bei einem Abonnement über unseren Server, laden Sie Merlin Project von dieser URL und starten sowohl die Testphase als auch das Abonnement über das Merlin Project-Menü in der App.

Die Kommunikation findet über einen Server in Norddeutschland statt. Für den physischen Zugang zu dem Server gibt es definierte Zugriffsberechtigungen. Auf diesem Server erfolgt die Verarbeitung der in Punkt 2 unserer Datenschutzerklärung aufgeführten Daten zur Abrechnung.

Die Finanztransaktionen selbst werden durch die Firma Paddle Ltd. in London, UK vorgenommen. Es gilt deren Datenschutzerklärung.

Wir selbst geben Ihre Daten nur in einer konsolidierten Form im Rahmen der deutschen Steuer- und Finanzvorschriften weiter.

Abonnement über den Apple App Store

Laden Sie Merlin Project über den Apple App Store, treten Sie mit der Firma Apple in die Geschäftsbeziehung. Es gelten deren Datenschutzrichtlinien.

Wir – als ProjectWizards – bekommen nur die Information wie viele Lizenzen in welchem Land abonniert wurden. Selbst die von Apple erfassten, anschließenden Nutzungsdaten sind optional und umfassen lediglich die Dauer einer Session, wie lange Sie mit Merlin Project arbeiten und falls es zu einem Crash der App gekommen ist. Selbst der Zustellung der – für uns extrem wertvollen – Crashlog-Daten müssen Sie vorher zustimmen.

Aus dieser Art des Geschäftsverhältnisses ergibt es sich auch, dass jegliche Kommunikation nur mit Apple erfolgen kann und wir keine Möglichkeit des Einflusses haben.

Fazit

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns bei ProjectWizards oberste Priorität. Dieser Grundsatz gilt für unser Internet-Angebot, unsere Software ebenso wie für unsere Dienstleistungen.

Wir wissen, dass es gerade auch im Projektmanagement wichtig ist, dass Ihre Daten bei Ihnen bleiben und nicht ohne Erlaubnis an Dritte weiter gegeben werden.

Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.