成本、进度、质量：为使项目的执行尽可能贴近项目计划，需要 有效的项目控制。
哪些成功要素需要注意？谁应当负责，以及您需要哪些工具来高效地开展控制？我们有答案。
什么是项目控制？
项目控制远不止字面所暗示的含义。它可被定义为：在整个项目周期内对项目活动进行引导与监控，目标是确保项目计划得到遵守。
它不仅涉及持续检查实际与目标结果，以尽早发现与计划的偏差，还涉及在发现不良发展时采取纠正措施。任何有效项目控制的前提，始终是存在一份项目计划。
控制工作可由企业内不同人员承担。项目经理本人往往负责此项工作。在较大型的项目中，也会设立项目控制员这一角色，或委托外部专家开展项目控制。
根据所遵循的项目方法不同，存在 各种关于控制的定义。
使用哪些方法？
作为项目管理的一部分，项目控制的质量取决于整体项目管理的质量。为持续 概览 项目进度，例如可借助甘特图、里程碑趋势分析、效用价值分析与挣值分析。
甘特图（工作分解结构）
工作分解结构（德语 PSP 或英语 WBS）中记录了整个项目流程。它可视化呈现哪位项目成员在何时处理哪个工作包，并显示当前的项目进度。由此，项目经理可轻松判断项目是否按计划进行，或者是否出现延误与瓶颈。
里程碑趋势分析
另一种有用的方法是 里程碑趋势分析（MTA）。它基于此前为项目定义的里程碑，即子目标的达成或子项目的完成。关于是否以及有多少里程碑按计划达成的概览，可提示后续时间计划是应当保持还是需要修正。
挣值分析
挣值分析，又称 Earned Value Analysis，使用计划值（planned value）、实际成本（actual costs）和挣值（earned value）这几项指标，以判断项目的成本与进度状况。对这三个关键指标的监控可实现趋势分析。
效用价值分析
有一种方法不仅将硬性因素，也将软性因素纳入项目评估，那就是 效用价值分析。它会考虑诸如项目的紧迫性或对企业成功的战略意义等因素。当需要在不同备选方案之间作出决策时，这一做法总是适用的。
前提是对于要达成的目标具有清晰认识。先建立一套评分体系，其中记录有助于达成目标的各项标准。针对每个备选方案逐一检验这些标准并赋予分值。得分最高的备选方案将被采用。
项目控制中的挑战
项目控制中的一个常见问题：在进度、成本或质量这三个重要因素上存在不明确之处。如果目标设定不清晰，控制也无法有效进行。
此外，在控制工作中需要聚焦于关键要素，以保持全局把握。可以采集无数指标来细致地把握项目进度，但这会导致在信息洪流中失去清晰度。因此应仅采集重要的关键指标，例如：完成度、里程碑与资源消耗。
并非每项关键指标都必须在项目经理层面进行监控，应尽可能多地由工作包层面的成员进行监控。他们仅在出现危机时才向项目经理上报。
项目控制中的成功要素
项目控制中的许多成功要素与适用于项目整体成功的一般原则相一致。尽管如此，仍可总结出一些专门针对控制的要素：
目标规划的透明度
项目目标必须清晰且可衡量地加以定义，尤其是在成本、时间和质量这几个相关维度上，这样才能进行目标与实际的比对。在此，按照 SMART 方法 设定目标是合适之选。若目标未被清晰定义或不为人所知，则应要求这种透明度。
有效的衡量工具
在设定目标或关键绩效指标（KPI）时，请注意您也能够清晰区分地采集这些指标。必要时需先建立流程以采集新的关键指标，或者必须实施能够衡量所要求 KPI 的软件。
及时采集 KPI
即便定义了目标并推导出了 KPI，可靠的控制仍未得到保证。为此，您必须确保相关 KPI 也能被及时采集，且结果能够及时呈现给您。因为只有这样，您才能本着有效控制的精神尽早启动纠正措施。请检查，负责的成员是否承担了相应义务，以及直至报告环节的流程是否已经定义。
容错文化
建立一种企业文化，使错误被视为学习过程中自然的阶段，让员工不畏惧坦然面对自己的错误。否则，错误并不会减少，而是您会更晚才得知它们，因为员工会投入大量精力来掩盖错误并拖延后果。请确保错误能够被坦诚地沟通，以便共同寻找解决方案。
诚实与开放
上述容错文化，只有在您从根本上对员工保持尊重与开放的态度时才有可能实现。在一种（隐）瞒不言、缺乏坦诚沟通的氛围中，控制只能以极大的代价才能推行。因此，关注作为人的员工、并将良好的企业氛围作为优先事项，在财务上也会带来回报。
项目控制软件：让您工作更高效
许多企业使用 Excel 进行项目控制。如此一来，项目经理是在徒增工作难度。因为 Excel 固然是一款优秀的电子表格软件，但毕竟并非专为项目控制而设计。因此，将其用于此目的的操作繁琐、概览不足，结果也因此并不总是可靠。
进行专业项目管理的人，也应当使用专业软件。项目控制是任何 严肃的项目管理软件 的组成部分。因此，寻找直观易用且有效的控制解决方案的人，实际上是在寻找一款项目管理软件。
从项目控制的角度来看，重要的是软件能够呈现以下主题：
- 项目计划
- 成本框架
- 预算规划
- 项目核算
- 时间记录
- 资源规划
请注意，软件应让您能够轻松地随时关注相关关键指标，并能够（自动）向您发送个性化报告。
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结论
项目控制是项目管理中最重要的学科之一。要使项目中的控制取得成功，必须迈过三个台阶。
在首先确定了目标以及待监控的关键指标之后，作为项目经理，您必须选择合适的方法，以确保所计划的数值得到遵守。由此，您便登上了第一个台阶。
随后，您必须确保这些方法确实得到运用，并选择适合项目控制的软件。
迈过第二个台阶后，还需掌握必要的软技能，使项目团队保持积极的动力为达成目标而努力，并使控制流程得到遵守。
如果您系统地走好这三步，您的项目控制成功之路便畅通无阻。
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