Según estudios y encuestas recientes, la planificación de recursos en la gestión de proyectos goza de una popularidad cada vez mayor. Esta tendencia se refleja en una creciente demanda de herramientas profesionales para la gestión de proyectos. En el ecosistema Apple, Merlin Project marca aquí la pauta.
En esta entrada del blog analizamos el desarrollo de la planificación de recursos a escala empresarial.
Tres niveles
Los tres niveles de la planificación de recursos a escala empresarial se dividen en estratégico, táctico y operativo.
Estratégico
El nivel estratégico lo forman los responsables de la toma de decisiones y la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Estos supervisan todos los proyectos nuevos y en curso, así como todos los equipos y sus respectivas asignaciones en los proyectos.
Táctico
El nivel táctico lo forman los jefes de equipo, quienes se ocupan de los equipos en todos los proyectos. Los jefes de proyecto, a su vez, se encargan de los proyectos que tienen asignados.
Operativo
El nivel operativo lo forman los jefes de proyecto y los miembros del equipo. Estos quedan asignados a las tareas correspondientes.
Responsabilidades
En los tres niveles se encuentran las responsabilidades ya mencionadas: PMO, jefes de equipo, jefes de proyecto y miembros del equipo. A continuación, un breve resumen de sus áreas de responsabilidad.
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
La PMO asume cada vez más la coordinación de la gestión de recursos junto con los jefes de equipo y los jefes de proyecto. Esta unidad central, en colaboración con los responsables de decisiones, debe prever y poner a disposición las capacidades necesarias con las competencias adecuadas.
Jefes de equipo
Los jefes de equipo velan por una buena distribución de la carga de trabajo de los empleados en los proyectos, evitando así sobrecargas y retrasos innecesarios. De este modo, los miembros del equipo están permanentemente informados sobre sus tareas dentro de cada proyecto y mantienen una visión de conjunto clara. Esto fomenta la satisfacción de los empleados: la carga de trabajo es visible con antelación, lo que proporciona transparencia en el trabajo.
Para lograr una buena distribución de la carga de trabajo es necesario asignar los equipos de forma adecuada a todos los proyectos en curso y planificados. Con la función «Combinar documentos», los jefes de equipo pueden agrupar varios proyectos en un proyecto principal dentro de Merlin Project, planificando y supervisando así la carga de trabajo de forma global.
Utilice en Merlin Project la vista de carga de trabajo para varios proyectos. Así podrá tener una visión general de todos sus proyectos con sus respectivas planificaciones de recursos, evitando solapamientos y sobrecargas.
Jefes de proyecto
Los jefes de proyecto se encargan de definir objetivos claros y de fomentar las competencias sociales. En el pasado, el encargo de proyecto permitía establecer una meta bien definida. Hoy en día, debido al número creciente de proyectos, aumenta la responsabilidad de los jefes de proyecto para atender todo de manera suficiente. Con Merlin Project, este reto se supera con éxito: los jefes de proyecto, al igual que los jefes de equipo, obtienen una visión general de los proyectos respectivos, ya que los procesos y las asignaciones se presentan de forma clara y ordenada.
Miembros del equipo
Para que todo funcione sin contratiempos, es necesario que los miembros del equipo actúen con transparencia ante dudas, desconocimiento y plazos. La principal causa de fracaso en los proyectos es no alcanzar los objetivos o que estos no hayan sido definidos con claridad.
Una buena planificación de recursos solo funciona en conjunto: en la interacción entre jefes de proyecto, jefes de equipo, miembros del equipo y PMO. Cree las condiciones necesarias en sus proyectos y procesos con Merlin Project. Así todos sus proyectos se mantendrán dentro de un marco realista y viable. Las sobrecargas de los equipos, las horas extra innecesarias y los solapamientos parciales en la asignación de tareas pueden evitarse desde el principio.
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