Eine der wichtigsten Funktionen in Merlin — und nebenbei auch einer der Entstehungsgründe — sind die Elemente. Ausgangspunkt für die Entwicklung war der Wunsch, die vielen verteilten, aber dennoch wichtigen Informationen, die man während eines Projekts erhält, neben der Projektplanung zu speichern. Stellen Sie sich einfach eine Datei vor, die Sie an eine eMail anhängen wollen. Die gleiche Basis wurde für Merlin gewählt. Daher stellen wir als Symbol in der Symbolleiste eine Büroklammer dar.
In der aktuellen Version von Merlin sind folgende Elementarten enthalten:
▶ Datei
▶ Ereignis
▶ Problem
▶ Risiko
Wie eingangs im Konzept von Merlin dargestellt, finden Sie die Elemente in der Gliederungsansicht und der Spaltenansicht im zentralen Bereich von Merlin unter den Vorgängen. Sie können diesen Bereich mit dem Separator vergrößern, verkleinern und mit dem Symbol in der Symbolleiste auch vollständig ausblenden (auch via F2).
Am oberen rechten Rand der Element-Tabelle finden Sie einen Pfeil, mit dem Sie die Anzahl der angezeigten Elemente je Vorgang (oder Projekt) verändern können.
Zeigt der Pfeil nach unten (ist er also "aufgeklappt"), werden alle Elemente des markieren Vorgangs und zusätzlich alle Elemente in der Gliederung darunter liegenden Vorgänge angezeigt.
Zeigt der Pfeil nach rechts (zugeklappt), werden nur die Elemente des markieren Vorgangs angezeigt.
Markieren Sie ein Projekt, eine Gruppe oder einen Vorgang und wählen den Menübefehl "Einfügen — Neues Element". In dem Submenü können Sie jetzt die Art des Elements auswählen, um ein Element direkt anzulegen. Alternativ haben wir Tastenkürzel für die Elemente vorbereitet. Mit dem Tastaturkürzel ⌘⌥1 bis ⌘⌥6 können Sie das Element Ihrer Wahl anlegen.
Die zwei folgenden Funktionen "Kosten" und "Notizen" sind in allen Elementen vorhanden. Daher finden Sie die Beschreibung hier separat aufgeführt.
Die Kosten stellen das Gegenstück zu den Budgets dar und können für jedes Element einzeln vergeben und modifiziert werden. Die Menge der Kostenpositionen ist in Merlin nicht begrenzt. Informationen über Budgets finden Sie in den Abschnitten über die Projekte und den Vorgängen.
Die Aufnahme von Kosten bringt nur etwas, wenn sie auch auswertbar sind. Daher haben wir Ihnen in Merlin einige Basisfunktionen für das Kostenmanagement gegeben.
- Die Kosten werden im Infobereich für Projekte und Vorgänge gegen das Budget aufgerechnet und als Saldo ausgegeben.
- Durch den Schalter zusätzlich abrechenbar können Sie alle Kosten finden, die eine eigene Rechnung fordern.
Den Schalter "Privat" (in der Aufklappgruppe "Verschiedenes") sollten Sie immer dann ankreuzen, wenn Sie für ein Element keine Veröffentlichung wünschen. Diese Veröffentlichung betrifft die Berichte.
In Titel kann die Bezeichnung der Kostenposition frei eingegeben werden.
Der Betrag kann in gewohnter Weise als ganze Zahl mit oder ohne Komma eingegeben werden. Ein Währungssymbol wird automatisch hinzugefügt.
Damit die Abrechnung eines Projekts nicht zum Abenteuer wird, enthält Merlin eine einfache Eingabe der Kostenart und Kostenstelle (genannt Art und Konto). Die Kostenarten sind in den Projekteinstellungen vorgegeben und können nach Ihren Wünschen verändert werden. Für jede Position kann ein Konto frei eingegeben werden. Damit kann die Kostenrechnung sowohl über die Kostenarten, als auch über Kostenstellen erfolgen.
Eine zusätzliche Information über den aktuellen Stand der Kostenposition finden Sie im Status. Der Inhalt dieser Liste kann ebenfalls in den Projekteinstellungen modifiziert werden.
Wählen Sie schließlich in der Liste ein Mitglied aus Ihrem Projektteam aus oder geben Sie eine neue Person ein, die auf die aktuelle Kostenposition und den Status Bezug nimmt.
- Wählen Sie in der Elementeliste das entsprechende Element aus, für das Sie eine Kostenposition eingeben möchten.
- Wechseln Sie im Infobereich ggf. auf den Tab "Kosten".
- Klicken Sie auf das Pluszeichen oder doppelklicken Sie in die leere Tabelle, um eine neue Kostenposition einzufügen.
- Geben Sie der Kostenposition einen Titel und einen Betrag.
- Weisen Sie der Kostenposition ggf. weitere Informationen zu.
- Wählen Sie in der Elementeliste das entsprechende Element aus, für das Sie eine Kostenposition ändern möchten.
- Wechseln Sie im Infobereich ggf. auf den Tab "Kosten".
- Doppelklicken Sie auf die entsprechende Kostenposition.
- Ändern Sie die gewünschten Daten.
- Wählen Sie in der Elementeliste das entsprechende Element aus, für das Sie eine Kostenposition ändern möchten.
- Wechseln Sie im Infobereich ggf. auf den Tab "Kosten".
- Klicken Sie auf die entsprechende Kostenposition.
- Betätigen Sie die Rückschritt- oder Entfernen-Taste.
Auch in den Elementen können Sie die benutzerdefinierten Feldern einsetzen. Für die Elemente gibt es die Besonderheit, dass die erstellten Felder entweder nur für die aktuelle Elementart (Checkliste, Datei, Ereignis, Information, Risiko & Problem) oder global für alle Elemente einzusetzen sind.
Um dieses einzustellen, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol am oberen Rand der Benutzerfelder und wählen entweder den benannten Eintrag des Elements aus oder wählen den Eintrag "Element".
Sie können zu jedem Element Notizen anlegen. Die Länge einer Notiz ist nicht eingeschränkt. Wechseln Sie dazu einfach auf den Tab "Text" und geben Sie die gewünschten Notizen ein, bzw. ändern oder löschen diese. Diese Notizen können - da sie auf RTF-Text basieren, frei formatiert werden.
