Das Element Datei
Die Aufgabe

Innerhalb eines Projekts fallen dutzende — oder mehr — Dateien unterschiedlichster Art an. Dabei meinen wir an dieser Stelle weniger den Projektinhalt (z. B. eine Software und dessen Quellcode), sondern viel mehr die administrativen oder organisatorischen Dateien (wie zum Beispiel das Projekthandbuch, den Businessplan, Verträge, Präsentationen usw.). Erschwerend kommt normalerweise dann noch hinzu, dass jedes dieser Dokumente in vielen Versionen vorliegen kann. Bereits in kleinen Projekten kann dieses Thema dem Projektmanager schwer zu schaffen machen. Das Ende ist in der Regel dann eine Papiersammlung in einem oder mehreren Ordnern.

Die Lösung in Merlin

Das Element Datei

Wir haben aus diesem Grund das Element Datei erstellt. Dieses Element hat in Merlin die Aufgabe, Sie von dieser Last der Papiersammlungen zu befreien. Auf der Basis dieser Idee haben wir den Dateien zusätzlich eine einfache Versionsverwaltung angehängt.

Eine neue Datei einfügen

Es gibt verschiedene Wege, ein neues Datei-Element zu erstellen.

  • Wählen Sie in der Haupttabelle die entsprechende Zeile aus, zu der Sie ein Datei-Element anlegen möchten und wählen dann den Menübefehl "Einfügen - Element - Datei". In der dann erscheinenden Dateiauswahlbox können Sie die gewünschte Datei selektieren.
  • Alternativ können Sie auch eine Datei aus dem Finder direkt auf den gewünschten Vorgang ziehen.
  • Sie können auch aus der Bibliothek eine Datei auf einen Vorgang ziehen.

Anschließend wird die Datei mit Symbol und Dateinamen im Infobereich angezeigt. Jetzt können Sie weitere Informationen dazu eingeben.

Dateien verknüpfen

Sie können auch Dateien verknüpfen, anstelle sie vollständig in das Projekt zu laden. Dieses ist vor allem bei großen Dateien oder festen Strukturen Ihrer Ablage zu empfehlen. Um eine Datei mit Merlin zu verknüpfen, beantworten Sie einfach nur die Frage nach dem Drag & Drop mit "Verknüpfen". Alles weitere funktioniert wie zuvor beschrieben.

Weitere Informationen

Status: Wählen Sie aus der Liste Status den entsprechenden Stand der Datei. Den Inhalt der Liste können Sie in den Einstellungen vorgeben.

Priorität: Wählen Sie die Priorität der Datei aus der Liste. Den Inhalt der Liste können Sie in den Einstellungen vorgeben.

Autor: Wählen Sie im Feld "Von wem" den Autor dieser Datei ebenfalls aus der Liste. Der Name muss aber Mitglied Ihres Projektteams, also auch in der Ressourcenliste enthalten, sein.

Wiedervorlage: Wenn Sie an einem bestimmten Datum auf dieses Element wieder zurückgreifen möchten, tragen Sie in das Feld WV-Datum (WV = Wiedervorlage) bitte ein Datum ein oder wählen es im Minikalender nach einem Mausklick auf den Pfeil am Ende des Feldes aus.

Eine neue Version einer Datei erzeugen
  1. Selektieren Sie im Inspektor die Version, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf "Öffnen".
  2. Die Datei wird mit dem zugehörigen Programm gestartet.
  3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Datei.
  4. Wenn Sie zu Merlin zurückkehren, werden Sie von Merlin gefragt, wie Sie mit den Änderungen verfahren wollen:
    • Neue Version erstellen
    • In letzte Version einarbeiten
    • Ignorieren
  5. Treffen Sie Ihre Wahl.

Anschließend wird die Datei mit Versionsangabe und Dateinamen im Infobereich angezeigt. Jetzt können Sie weitere Informationen, wie z.B. einen Kommentar, dazu eingeben.

Eine Version einer Datei löschen
  1. Selektieren Sie im Inspektor die Version, die Sie entfernen möchten.
  2. Drücken Sie die Entfernen- oder Rücklösch-Taste.
  3. Die selektierte Version der Datei wird sofort gelöscht.

Das Widerrufen ist möglich.

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