Um Sie in dieses Thema einzuführen, sollen zunächst die zwei wichtigsten Fragen beantwortet werden.
Diese Funktion ist neu in Merlin 2: Wann immer Sie eine Ressource einem Vorgang zugewiesen haben, sprechen wir von einer Zuweisung.
Mit Vorgang wird im Projektmanagement ein Ablaufelement bezeichnet, das ein bestimmtes Geschehen beschreibt. Meist ergeben sich mehrere Vorgänge aus einem Arbeitspaket oder einer Phase (die in Merlin als Gruppen dargestellt werden).
Eine Zuweisung ist ein Vorgang, zu dem eine Ressource zugeordnet wurde. Die Daten des Vorgangs werden in dem Fall um zusätzliche Informationen der Ressource und ihrem Anteil an der Arbeit des Vorgangs ergänzt.
Eine Zuweisung wird in Merlin 2 strukturell unterhalb des Vorgangs dargestellt, damit das Projekt aber trotzdem einfach lesbar ist, sind alle Zuweisungen im Standard zugeklappt. Zusätzlich können die Spalten "Zugewiesene Ressourcen" und "Zugewiesene Ressourcen Initialen" eingeblendet werden um die Zuweisungen auf der gleichen Ebene (=Zeile) wie den Vorgang darzustellen.
Durch Aufklappen des weiß gefüllten Dreiecks kann man die Zuweisungen sichtbar machen.
Ressourcen können einem Vorgang auf verschiedene Wege zugewiesen werden:
- Per Drag & Drop der Ressource auf einen Vorgang. Die Quelle kann die Zusatzliste, die Bibliothek, das Mac OS X Adressbuch oder MS Entourage sein.
- Durch Auswahl einer nicht genutzten Ressource im Menü "Bearbeiten - Zuweisungen" (welches auch als Kontextmenü für einen Vorgang existiert).
- Durch den Aufruf "Einfügen - Zuweisung" (welcher auch als Kontextmenü für einen Vorgang existiert) und anschliessende Eingabe des Ressource Namens.
- Durch Eingabe in die Spalte "Zugewiesene Ressourcen"
Wann immer eine Person einem Vorgang zugewiesen wird und diese noch nicht als Ressource im Projekt vorhanden ist, wird sie automatisch als Ressource angelegt.
Sobald Sie einen Vorgang aufklappen, um die Zuweisungen zu sehen, können diese fast genauso wie Vorgänge bearbeiten. Das heißt, Sie können:
- Zuweisungen miteinander verknüpfen (im Extremfall können sogar Vorgänge mit Zuweisungen verknüpft werden!)
- Zuweisungen zeitliche Einschränkungen oder Vorgaben geben
- Den Erledigungsgrad verwalten
- und vieles mehr…
Angenommen, Sie haben einem Vorgang zwei Ressourcen zugewiesen und wissen, dass eine der beiden Ressourcen 75% der Arbeit leistet und die andere Ressource nur 25%.
Um dieses zu lösen, erinnern wir uns an ein Basiskonzept von Merlin: Top-Down & Bottom-Up!
Wenn Sie den Vorgang mit den beiden Zuweisungen aufklappen, können Sie direkt in der Spalte "Vorgabe Arbeit" die gewünschten Prozentwerte eingeben. Merlin errechnet basierend auf der Arbeit des Vorgangs die exakten Zeiten aus - und natürlich noch viele mehr ;-).
Angenommen, Sie haben einem Vorgang zwei Ressourcen zugewiesen und wissen, dass eine der beiden Ressourcen eine feste maximale Menge an Arbeit leisten kann.
- Wenn Sie den Vorgang mit den beiden Zuweisungen aufklappen, können Sie direkt in der Spalte "Vorgabe Arbeit" den gewünschten Wert eingeben. Z.B.: 0.2 Tage
- Falls Sie lieber mit dem Inspektor arbeiten möchten:
- Klicken Sie die Zuweisung an und wechseln Sie wenn nötig zur Tafel 'Plan'
- Schalten Sie die Option 'Anteil' aus
- Tragen Sie die Arbeitmenge von 0.2 Tage ein
Merlin wird für diese Zuweisung die definierte Arbeitmenge behalten, auch wenn Sie zukünftige Änderungen beim Vorgang vornehmen sollten.
Um zwischen Anteil und definierte Mengen zu wechseln, verwenden Sie die Option 'Anteil'.
Genauso einfach wie Sie eine Zuweisung herstellen, können Sie diese auch austauschen. Natürlich auch wieder auf verschiedenen Wegen:
- Mit Hilfe des Menüs "Bearbeiten - Zuweisungen". Wählen Sie einfach die nicht gewünschte Ressource ab und die gewünschte Ressource zu.
- Klappen Sie den Vorgang auf und ziehen Sie eine neue Ressource auf die Zuweisung, die Sie tauschen möchten.
- Durch Entfernen und erneute Eingabe in der Spalte "Zugewiesene Ressourcen".
