Der Umzug: Ein Demo-Projekt in Merlin Project

Herzlich Willkommen zu Merlin Project! Wie der Magier aus der Artus-Sage besitzt diese Software positive Kräfte, die Ihnen die Arbeit in Ihren Projekten enorm erleichtern wird. Entwickelt von Projektmanagern, die täglich mit dieser Software arbeiten, ist Merlin Project durch viele Praxistests gegangen und wird stetig verbessert.

Dieses Dokument ist für Einsteiger gedacht, die ein Bild vom Projektmanagement mit Merlin Project gewinnen wollen. Daher starten wir mit einem kleinen Rundgang durch Merlin Project. Die Funktionalitäten werden dann anhand eines fiktiven Projektes dargestellt, in dessen Verlauf die einzelnen Funktionen von Merlin Project beschrieben werden. Da die Merlin Project-Anwender aus unterschiedlichen Branchen kommen, haben wir ein Beispielprojekt ausgewählt, in das sich alle hineinversetzen können: der Umzug eines Unternehmens. Ähnlichkeiten mit real existierenden Projekten und Personen sind rein zufällig und unbeabsichtigt. Die Geschichte unseres Beispielprojektes wird durch die Erläuterungen der Merlin Project-Funktionalitäten ergänzt.

In diesem Tutorial wird die Terminologie des Project Management Body of Knowledge, Third Edition PMBOK® des Project Management Institute (PMI) verwendet. Alle Begriffe werden im Glossar erläutert. Da die englische Projektmanagement-Terminologie manchen Projektmanagern geläufiger ist als die deutsche, werden sowohl die englischen als auch die deutschen Begriffe im Glossar aufgeführt.

Die Geschichte unseres Beispielprojektes ist kursiv gesetzt. Menübefehle und Beschriftungen in der graphischen Benutzerschnittstelle von Merlin Project und Tastenkombinationen werden im Text verbatim gesetzt, zum Beispiel Ablage → Neues Projekt. Alle Begriffe der PMBOK-Terminologie werden im Text fett geschrieben.

In manchen Fällen werden in der graphischen Benutzerschnittstelle von Merlin Project andere oder leicht veränderte Begriffe verwendet. Dies liegt vor allem daran, dass die PMI-Begriffe zum Teil lang sind und nicht in die Standardbedienelemente passen. Darum heisst es in Merlin Project Netzplan und nicht Project Schedule Network Diagram. Auf diese Fälle wird gesondert hingewiesen.

Da ProjectWizards häufig neue Versionen und Aktualisierungen von Software veröffentlicht, können die Abbildungen in dieser Dokumentation von Ihrer Bildschirmanzeige abweichen.

Merlin Project wird mit einer umfangreichen Hilfe ausgeliefert. Sie finden verschiedene Hilfe-Optionen im Menü Hilfe → Merlin Project Hilfe:

Sollten Sie an diesen Orten nicht die gesuchte Information finden, schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@projectwizards.net. Innerhalb kürzester Zeit erhalten Sie eine Antwort auf Ihre Fragen.

Bitte beachten Sie, dass Betriebsanleitungen, Handbücher und Software urheberrechtlich geschützt sind. Das Kopieren, Vervielfältigen, Übersetzen oder Umsetzen in irgendein elektronisches Medium oder maschinell lesbare Form im Ganzen oder in Teilen ohne vorherige schriftliche Genehmigung von ProjectWizards ist nicht gestattet. Alle weiteren Rechte an der Software sind in den mitgelieferten Lizenzbestimmungen festgelegt. Die Rechte an anderen in diesem Handbuch erwähnten Marken und Produktnamen liegen bei ihren Inhabern und werden hiermit anerkannt. Die Nennung von Produkten, die nicht von ProjectWizards sind, dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Werbung dar. ProjectWizards übernimmt hinsichtlich der Auswahl, Leistung oder Verwendbarkeit dieser Produkte keine Gewähr.

Damit Sie den Beispielen in diesem Buch einfacher folgen können, empfiehlt es sich spätestens jetzt Merlin Project zu installieren:

Wenn Sie Merlin Project öfter nutzen, lohnt es sich, das Merlin Project-Icon im macOS-Dock abzulegen. Dazu klicken Sie einmal auf das Merlin Project-Icon im Programme-Ordner, halten die Maustaste gedrückt und ”ziehen“ das Icon in das Dock. Nun ist Merlin Project nur noch einen Klick entfernt.

Schauen wir uns nun Merlin Project etwas genauer an. Nach dem Programmstart begrüßt Merlin Project Sie mit einem Fenster, in dem Sie eine ganze Reihe nützlicher Optionen finden:

Da wir davon ausgehen, dass Sie sich jetzt erst einmal etwas umschauen wollen, wählen Sie die Option Leeres Dokument und klicken auf Erstellen.

Das Hauptfenster von Merlin Project ist in drei Bereiche unterteilt:

Jeder dieser Bereiche bietet vielseitige Funktionen. Die meisten davon beschreiben wir in den folgenden Kapiteln ausführlich; in diesem Abschnitt erläutern wir zunächst die Grundlagen.

Die Inhalte in der Symbolleiste lassen sich über das Menü Darstellung → Symbolleiste anpassen … organisieren. Verschieben Sie einzelne Symbole, fügen sie weitere hinzu oder entfernen Sie nicht benötigte Symbole.

In der Haupttabelle werden Projektinformationen überwiegend grafisch präsentiert und bearbeitet. Sechs Ansichten stehen zur Verfügung und können durch einen Klick auf die entsprechenden Schaltflächen oberhalb der Haupttabelle gewählt werden:

Im Menü Darstellung → Zoomen passen Sie die Größe der Ansichten an. So können Sie z.B. einen komplexen Projektplan auf einen Blick anzeigen lassen.

Die Ansicht Strukturplan selbst besteht aus zwei Teilen:

Die Ansicht dieser beiden Teile passen Sie an, indem Sie die Trennlinie in die jeweils gewünschte Richtung verschieben.

In dem Gliederungsbereich sind als Standard die folgenden Informationen abgebildet:

Das Balkendiagramm ist eine andere Darstellungsvariante des Gliederungsbereichs. Unter Darstellung → Darstellungsoptionen öffnet sich der Inspektor für die Darstellungsoptionen des Strukturplans. Hier finden Sie verschiedene visuelle Einstellungsmöglichkeiten des Balkendiagramms.

Der Inspektor ist kontextsensitiv. Das bedeutet, dass sich der Inspektor abhängig von der aktuell ausgewählten Zeile ändert. Klicken Sie im Hauptbereich auf einen Vorgang, so wird aus dem Inspektor ein Vorgang-Inspektor; klicken Sie auf die Zeitskala oberhalb des Balkendiagramms, so wird aus dem Inspektor der Zeitskala-Inspektor. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie nicht für jede Einheit ein eigenes Fenster oder eine Palette auf dem Bildschirm platzieren müssen. Stattdessen können Sie Ihren Bildschirm vor allem für den Arbeitsbereich nutzen, für den Sie den meisten Platz benötigen. Der Inspektor bietet in manchen Fällen mehrere Ansichten, die über Reiter im Inspektor aufgerufen werden können und zusätzliche Optionen enthalten.

Dieser Bereich ist eine besondere Funktionalität von Merlin Project, denn er stellt eine wesentliche Erleichterung in der Arbeit von Projektmanagern dar. Anstatt für jeden Anhang ein anderes Programm zu öffnen und die Details dort zu dokumentieren oder zu überprüfen, erlaubt Ihnen Merlin Project die Ablage solcher Daten in Merlin Project selbst.

Der Details-Bereich erlaubt die Verwaltung und die Übersicht vieler verschiedener Arten von Informationen als Anhang in dem gleichen Fenster:

Aber der Detail-Bereich kann noch mehr, wie wir im weiteren Verlauf dieses Buchs sehen werden.

Projekte beginnen nicht mit dem Start der Projektmanagement-Software, sondern haben in der Regel eine Vorgeschichte, die dann in einem mehr oder weniger formalen Prozess zu einem Projekt führt.

Unser Beispielprojekt beginnt vor einem Getränkeautomat, an dem Herr Anton, der Geschäftsführer der Firma GigaProjekt GmbH, einen neuen Kollegen anspricht: „Sie sind doch Herr Meier, der neue Projektmanager?“ „Ja, bin ich. Was kann ich für Sie tun?“ Herr Anton lächelte. „Ich habe ein kleines Projekt für Sie, wenn man das überhaupt so nennen kann. Ich habe gestern den Mietvertrag für ein neues Gebäude unterschrieben, in das wir einziehen werden.“ Meier wusste, dass das derzeitige Gebäude aus den Nähten platzte und man nach neuen Objekten Ausschau hielt. Dass bereits eine Entscheidung getroffen war, überraschte ihn. „Das ging schnell. Woraus besteht nun mein Projekt?“ „Sehen Sie, das ist eine ganz einfache Geschichte.” sagte Herr Anton. „Wir haben das neue Gebäude bereits gemietet, da müssen Sie sich um nichts kümmern. Alles, was getan werden muss, ist das Transportieren der Möbel und Akten vom alten Gebäude in das neue Gebäude. Das haben wir vor 25 Jahren auch schon so gemacht. Nix kompliziertes also. Der Umzug muss auch erst bis Ende Juni über die Bühne gegangen sein, unser alter Mietvertrag war nicht schneller zu kündigen. Genug Zeit also.“

„Das hört sich wirklich nicht schwierig an.” nickte Herr Meier. „Ich vermute aber mal, dass es vor 25 Jahren in diesem Unternehmen so gut wie keine EDV gab. Ich könnte mir vorstellen, dass das heute etwas komplizierter ist. So möchten Sie sicherlich gleich am ersten Tag im neuen Gebäude auch Ihre E-Mails lesen können, und da möchte ich Sie nicht enttäuschen. Lassen Sie mich also zunächst alle Informationen zusammentragen“ Herr Anton wirkte fast empört: „Reden Sie mit Herrn Schulze, unserem EDV-Mann, der soll sich darum kümmern. Aber er soll nicht wieder soviel Geld ausgeben! Suchen Sie ein günstiges Umzugsunternehmen aus, die vom letzten Mal hatten nur 10.000 Mark gekostet, also darf es jetzt nicht mehr als 5.000 Euro kosten. Ansonsten kommen Sie doch nächste Woche mal vorbei, dann gehen wir alles durch. Wichtig ist mir nur, dass die Kollegen nicht zu lange tatenlos rumstehen während des Umzugs!“ Mit diesen Worten verließ Herr Anton den Flur und ging in sein Büro zurück. Zu spät bemerkte Herr Meier, dass sich Herr Anton das Getränk aus dem Automaten gezogen hatte, das Herr Meier gerade erst bezahlt hatte.

In einer idealen Projektmanagementwelt werden Projekte in formalen Initiierungsprozessen gestartet. In der Realität beginnen sie allerdings oft so wie in unserem Beispielprojekt, informell, mit wenigen zur Verfügung stehenden Informationen und mit Zeitdruck. Merlin Project bietet Projektmanagern einen Rahmen auch für zunächst chaotisch wirkende Projekte: die Projektvorlagen.

Von Haus aus bietet Merlin Project mehrere Projektvorlagen an, darunter Vorlagen für Softwareentwicklungen, den Bau eines Einfamilienhauses und viele andere Projekte. Leider ist ein Umzugsprojekt noch nicht in Merlin Project enthalten, also starten wir mit einem neuen leeren Dokument.

Beim ersten Bearbeiten der Projektdatei ist es ratsam folgende inititale Einstellungen, die das Projekt übergreifend betreffen, direkt vorzunehmen. Darum öffnet unsere Software auch hier als erstes im Inspektor die Projekteinstellungen.

Hier stellen Sie folgendes ein:

Geben Sie dem Projekt auch einen aussagekräftigen Namen. Merlin Project nennt das Projekt standardmäßig Neues Projekt . Tragen Sie in die oberste Zeile im Hauptbereich den von Ihnen gewünschten Projektnamen. Dieser wird dann beim ersten Speichern auch als Dateinamen übernommen.

Unser Beispielprojekt ist ein klassischer Fall für Rückwärtsplanung, denn es gibt einen festen Endtermin, der nicht überschritten werden darf. Der Endtermin ist der 30. Juni, denn bis dahin muss die Firma aus dem alten Gebäude ausgezogen sein.

Im nächsten Schritt sollten Sie prüfen, ob die Standardwerte für Arbeitszeiten, die in den Einstellungen angegeben sind, auf Ihr Projekt zutreffen. Sollte es bei Ihnen Abweichungen geben, z.B. standardmäßig kürzere oder längere Arbeitszeiten pro Tag, dann können Sie diese hier definieren.

Außerdem können Sie hier Standardwerte für neue Vorgänge bestimmen. Die Standardeinstellung sieht vor, dass ein neuer Vorgang eine Arbeitszeit von 1 Tag? hat. Die Dauer ist nicht definiert. Sie können dies für Ihr Projekt anpassen, wenn Sie z.B. wissen, dass Ihre Vorgänge in der Regel mindestens eine Dauer von 15 Tagen haben, die Arbeitszeit aber sehr individuell ist:

Die Definition der Ziele zu Beginn eines Projektes ist einer der wichtigsten Schritte, denn, frei nach Seneca, wenn ein Seemann nicht weiß, welches Ufer er ansteuern muß, dann ist kein Wind der richtige. Die Ziele sollten Sie schriftlich mit allen am Projekt beteiligten Parteien vereinbaren, denn zum einen sind Menschen vergesslich (”Hatte ich nicht 3.000 Euro Budget gesagt?”), zum anderen bewirkt das Niederschreiben von Zielen in der Regel eine Präzisierung des zu Erreichenden. Ziele sollten messbar sein, denn der Erfolg Ihres Projektes wird am Erreichen dieser Ziele gemessen. In unserem Beispielprojekt wurden die folgenden Ziele von der Geschäftsführung vorgegeben:

Wählen Sie im Hauptbereich die oberste Zeile mit dem Projektnamen. Es öffnet sich der Inspektor zu dem Projekt. Im letzten Reiter Notizen können Sie Ziele notieren:

Indem Sie die Ziele Ihres Projektes hier eintragen, vergewissern Sie sich nicht nur, dass Sie sich über die Ziele im Klaren sind; gleichzeitig sind die Ziele nur noch ein oder zwei Klicks entfernt, falls Sie sich der Ziele mal nicht mehr sicher sein sollten.

Gerade zu Beginn eines Projektes ist die Informationsflut, die auf den Projektmanager einwirkt, überwältigend. Informationen wollen aufgenommen, beurteilt und systematisch abgelegt werden. Merlin Project bietet hier ein intelligentes Werkzeug, das bei der Informationsbearbeitung unterstützt: Den Anhangstyp Information.

Ein Ansatz, um Informationen zu Beginn eines Projekts zu sammeln, ist die Analyse historischer Informationen, worunter die Dokumentation früherer Projekte zu verstehen ist. Die Erfahrungen, die bei ähnlichen Projekten gesammelt wurden, können zumeist gewinnbringend für ein neues Projekt verwendet werden. In unserem Beispielprojekt wurde bereits erwähnt, dass die Firma vor einiger Zeit schon einmal umgezogen war, und so macht sich unser Projektmanager nun auf die Suche:

Es war der 4. April, es blieben noch knappe drei Monate, bis der Umzug abgeschlossen sein musste. Herr Meier machte sich auf den Weg zu Frau Weber, der Assistentin vom Geschäftsführer, um sie zu dem Umzug vor 25 Jahren zu befragen. Frau Weber schickte ihn in den Keller (“Seh ich so alt aus, dass ich damals schon hier gewesen wäre?”), wo die Unterlagen des damaligen Umzugs gelagert waren. Dort fand Meier einige Rechnungen, unter anderem von einem Umzugsunternehmen, aber auch von einem Bier- und Würstchenlieferant, der anscheinend für das leibliche Wohl bei einer Einweihungsfeier gesorgt hatte. Über die damalige EDV gab es wie erwartet keine Aufzeichnungen, auch keine Dokumentation des ganzen Projektes, die Herrn Meier hätte weiterhelfen können. Dafür befand sich aber der Mietvertrag des gegenwärtigen Gebäudes in dem Ordner, und Herr Meier sah auf der zweiten Seite, dass mit dem Auszug renoviert werden muß. Anscheinend war dieses Projekt doch etwas komplizierter. An seinem Schreibtisch begann Herr Meier alle Informationen zusammenzutragen, die er bereits hatte. Die Übergabe des alten Gebäudes musste spätestens am 30. Juni geschehen, wenn der Mietvertrag auslief. Da vorher renoviert werden musste und dies nicht geschehen konnte, solange die Kollegen noch im Büro waren, musste der Umzug stattfinden, bevor mit der Renovierung begonnen werden konnte. Weiterhin war das Ziel vorgegeben, dass die durch den Umzug verursachte Unterbrechung so kurz wie möglich sein sollte. Dies konnte zum Beispiel dadurch gewährleistet sein, dass die Möbel nach Feierabend im alten Gebäude abgebaut, transportiert und dann bis zum nächsten Morgen im neuen Gebäude aufgebaut werden. Ein weiteres Ziel war, das Budget für dieses Projekt relativ günstig zu halten. Herr Meier hat nach kurzer Zeit einige Informationen zusammengetragen.

Schauen wir uns nun an, wie diese Informationen in Merlin Project strukturiert abgelegt werden können. Um eine Information als Anhang zu Ihrem Merlin Project-Plan hinzuzufügen, wählen Sie im Menü Einfügen → Anhang → Information oder klicken Sie auf den Ausklappfeil neben dem '+' Symbol in der Symbolleiste.

Sie können der Information im Inspektor einen aussagekräftigen Titel geben, der das Wiederfinden der Information vereinfacht. Der Titel kann auch in Berichten angezeigt werden.

Der wichtigste Schritt ist das Dokumentieren der Information im Information Inspektor. Dafür stehen 4 Reiter im Inspektor zur Verfügung:

Im ersten Reiter Info kann Folgendes eingegeben werden:

Im zweiten Reiter Kosten können mit der Information verbundene Kosten eingetragen werden.

Der dritte Reiter bietet Ihnen über Tags und Felder zahlreiche zusätzliche Hinterlegung von Informationen, auf die im Detail an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird.

Notizen speichern Sie im vierten Reiter und legen diese damit schnell auffindbar ab.

In unserem Beispielprojekt dokumentiert Herr Meier das Gespräch mit dem Geschäftsführer am Getränkeautomaten, die Information, dass nach dem Auszug noch renoviert werden muss, aber auch Gedanken und Ideen, wie die des nächtlichen Umzugs. Informationen sollten auch deswegen dokumentiert werden, weil somit das Erstellen eines Lesson Learned-Dokuments vereinfacht wird.

Es ist eine gute Angewohnheit, die Initiierungs-Phase eines Projektes mit einer Project Charter beziehungsweise einem Projektauftrag abzuschließen, einem Dokument, welches die Rahmenbedingungen eines Projektes beschreibt.

In eine Project Charter sollten zum Beispiel die folgenden Informationen aufgenommen werden:

Manche Projektmanager lassen sich die Project Charter vom Auftraggeber unterschreiben, da die Ziele und Annahmen eines Projektes unter Umständen vergessen werden. Die Project Charter sollte an die Projekt-Mitarbeiter weitergegeben werden, damit diese ebenso einen Einblick in die Rahmenbedingungen des Projektes bekommen, wie der Projektmanager.

Die Project Charter wird nicht das einzige externe Dokument sein, mit dem Sie es im Rahmen eines Projektes zu tun haben werden. Verträge, historische Daten von früheren Projekten, Präsentationen und vieles mehr werden im Projektteam und darüber hinaus verteilt werden. Oft haben Sie auch noch mehrere Versionen einer Datei, wenn Sie mit anderen Personen an einem Dokument arbeiten. Merlin Project bietet Ihnen hier einen sehr charmanten Weg, diese Dokumente zu verwalten.

Die Project Charter wird nun als Beispiel genutzt für eine Datei, die Sie als Anhang in Merlin Project hinzufügen. Dazu ziehen Sie eine Datei aus dem Finder auf einen Vorgang in Merlin Project und lassen die Maustaste dort los. In dem nun erscheinenden Dialogfenster können Sie zwischen den folgenden Optionen auswählen:

Handelt es sich bei der Datei um eine Projektdatei oder ein importfähiges Format erhalten Sie die Möglichkeit ein Unterprojekt zu erzeugen.

In dem Datei-Inspektor versehen Sie Dateien mit zusätzlichen Informationen. Wieder stehen 4 Reiter zur Verfügung:

Wir betrachten den ersten Reiter Info genauer. Er bietet folgende Inhalte:

Sie müssen natürlich nicht alle Werte in Ihrem Projekt verwenden; die Liste kann aber als Erinnerung dafür dienen, wer ein Dokument gesehen haben sollte.

Das Feld Versionsverlauf verdient eine genauere Betrachtung. Vielleicht wird Ihre Project Charter zum Beispiel nicht in der ersten Version akzeptiert, so dass Sie darum gebeten werden, Änderungen vorzunehmen. Ziehen Sie einfach jede geänderte Version des Dokumentes in das Versionsfenster, anstatt dieses als neues, eigenständiges Element in Merlin Project einzufügen. Somit erhalten Sie die Übersicht über die Anhänge allgemein und gleichzeitig über die Versionen jedes Anhangs. Sie können zu jeder Version außerdem Kommentare hinzufügen.

Herr Meier überlegte, wer zu seinem Projektteam gehören würde. Bei diesem Projekt war jeder Mitarbeiter der Firma ein Stakeholder, denn jeder Mitarbeiter war betroffen. Es war unmöglich, alle Meinungen unter einen Hut zu bekommen, und so hielt Meier es für eine gute Idee, den Betriebsrat, Herrn Becker, als Repräsentant für diese Stakeholder einzubeziehen. Herrn Schulze hatte Herr Anton bereits genannt, und selbstverständlich war auch Herr Anton ein Stakeholder.

Ohne Ressourcen kann ein Projekt nicht durchgeführt werden, seien es menschliche Ressourcen, die ihre Arbeitskraft zur Verfügung stellen, seien es materielle Ressourcen wie zum Beispiel Steine für einen Hausbau. Merlin Project unterscheidet vier Typen von Ressourcen:

Die Standard-Ressource, die immer dann auftaucht, wenn ein Vorgang nicht bereits einer Ressource zugewiesen wurde, gehört immer zum Typ Person.

Im Idealfall befinden sich einige oder sogar alle für das Projekt benötigten Ressourcen bereits in Ihrem macOS Adressbuch oder in Microsoft Outlook. Sie können die Inhalte der Adressbücher über Merlin Project → Einstellungen → Bibliothek direkt in der Merlin Project Bibliothek anzeigen lassen.

Nun können Sie Ressourcen einfach aus der Bibliothek in die Ressourcenansicht der Haupttabelle oder in das Ressourcen-Fenster ziehen. Dabei werden Daten wie die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse, sofern sie in den Adressbüchern vorhanden sind, automatisch übernommen.

Sollte die benötigte Ressource noch nicht in einem der Adressbücher vorhanden sein, so kann sie entweder durch die Tastenkombination ⌘ und N in der Ressourcenansicht oder durch das Hinzufügen im Menü zum Projekt hinzugefügt werden.

Standardmäßig ist eine neue Ressource vom Typ Person und das Namensfeld der Ressource wartet auf Ihre Eingabe. Aus dem Namen werden automatisch die Initialen erstellt. Ressourcen des Typs Person können Rollen zugewiesen werden. Merlin Project bringt die folgenden Rollen bereits mit:

Nach der Definition des PMBOK gehören zum Projektteam neben dem Projektmanagementteam alle, die durch Arbeit zum Projekt beitragen. Abgesehen von den Mitgliedern des Projektteams müssen Stakeholder nicht am Projekt mitarbeiten. Dennoch werden sie in Merlin Project als Ressource gesehen. Im Rahmen des Stakeholder-Managements wird versucht, die Erwartungen von Stakeholdern in das Projekt einzubeziehen. Es wird absichtlich der Begriff versucht verwendet, denn Stakeholder können absichtlich oder unabsichtlich Informationen vorenthalten. Außerdem werden manche Stakeholder außerhalb des Projektteams Berichte über den Projektfortschritt anfordern.

In dem Ressource-Inspektor können zusätzliche Informationen zu einer Ressource hinzugefügt werden. Für die Budgetplanung und -kontrolle sind zum Beispiel die Kosten einer Ressource eine wichtige Information. Die Kosten für eine Ressource werden unterteilt in:

Desweiteren kann die Verfügbarkeit definiert werden. Es wird generell davon ausgegangen, dass eine Ressource zu 100 Prozent an einem Projekt arbeitet und damit auch zu 100 Prozent ausgelastet ist.

Im Reiter Kalender geben Sie für eine Ressource besondere Arbeitszeiten ein, die von den für das Projekt übergreifend gültigen Zeiten abweichen. So können z.B. die Verfügbarkeit von Teilzeit-Kräften oder Urlaubszeiten im Projektplan abgebildet werden:

In der Abbildung wurde im Reiter Reguläre Woche die Arbeitszeit pro Tag über den Schieberegler unter Arbeitsintervalle auf 4 Stunden eingestellt. Außerdem wurden über das + unten links im Inspektor im Reiter Ausnahmen zwei Urlaube in den Ressourcen-Kalender eingetragen. Im Zeitraum dieser Ausnahmen können der Ressource nun keine Vorgänge mehr zugewiesen werden.

Ein Projekt kann nicht in einem Arbeitsvorgang bewältigt werden (denn ansonsten wäre es wahrscheinlich kein Projekt). Um ein Projekt bewältigen zu können, wird es in kleinere Arbeitspakete unterteilt, die wiederum in Vorgänge unterteilt werden. Dies geschieht in einer so genannten Work Breakdown Structure (WBS), im Deutschen auch manchmal als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnet wird. In unserem Projektmanagement-Glossar finden Sie weitere Infos zum PSP.

Eine WBS ist die Basis für die Planung eines Projektes. In der PMI-Sicht ist eine WBS eine grafische Darstellung der Hierarchie der Projekt-Arbeitspakete. Viele Projektmanager haben hierbei gute Erfahrungen mit der Methode des Mindmapping gemacht, die zur Erstellung einer WBS genutzt werden kann. Mit Merlin Project können Sie Mindmaps erstellen, diese dann in der fortlaufenden Projektplanung weiter bearbeiten und auf deren Basis den Projektplan erstellen.

Ausgehend von einem Startpunkt (Name des Projekts), wird das Projekt in seine Bestandteile aufgegliedert, die in Ästen gezeichnet werden. Diese Bestandteile werden so lange in kleinere Bestandteile zergliedert und somit Verzweigungen an die Äste des Mindmaps gezeichnet, bis man zu den einzelnen Vorgängen gelangt.

Insbesondere die gemeinsame Erstellung einer Mindmap mit dem Projektteam, öffnet das kreative Potential des Teams und erleichtert den Informationsfluss, denn alle Informationen sind für alle in einer 'greifbaren' Art und Weise verfügbar.

In Merlin Project kann eine Mindmap durch Anpassen der Ansicht in eine WBS umgewandelt werden. In Merlin Project heißt die WBS 'Organigramm' und Sie finden diese unter Darstellung → Netzplan → Organigramm . In unserem Beispiel-Projekt ergibt sich aus der oben gezeigten Mindmap dann folgendes Bild als WBS:

Eine WBS wird von dem Projektteam erstellt, denn das Projektteam besteht in der Regel (hoffentlich) aus Experten, die wissen was getan werden muss, um ein Arbeitspaket abzuschließen. Dabei werden Arbeitspakete so in Vorgänge runtergebrochen, dass deren Aufwand relativ sicher eingeschätzt und idealerweise auch von einer Person bewältigt werden kann. In der Projektmanagement-Welt existieren unterschiedliche Ansichten darüber, wie klein beziehungsweise wie groß ein Vorgang mindestens oder maximal sein darf; Vorschläge reichen von 4 bis 80 Stunden. Entscheidend ist hier das Projekt selbst: Wenn Sie eine Raumstation bauen, ist eine Vorgangsgranularität von 4 Stunden sehr wahrscheinlich nicht zielführend. Idealerweise ist auch jeder Vorgang unabhängig von anderen Vorgängen, dass heisst, dass während seiner Bearbeitung keine Schnittstelle zu einem anderen in Bearbeitung befindlichen Vorgang besteht. (Mit der Unabhängigkeit ist selbstverständlich nicht die Unabhängigkeit von der Fertigstellung vorhergehender Vorgänge gemeint.)

Eine WBS sorgt auch für ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs (Scope). Wenn etwas nicht in der WBS vorkommt, so ist es nicht Teil des Projektes. Um ein genaueres Verständnis der Arbeit zu bekommen, wird in manchen Projekten ein so genanntes Work Breakdown Structure Dictionary angelegt, in welchem jedes Arbeitspaket genau beschrieben wird. Um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen, werden in der Regel WBS-Codes verwendet, eine einheitliche Nummerierung beziehungsweise Kennzeichnung der Arbeitspakete.

Die WBS-Codes können Sie unter Ablage → Projekteinstellungen konfigurieren. Öffnen Sie dazu in dem Inspektor für die Projekteinstellungen den dritten Reiter Codes und dort den Reiter WBS-Codes:

Dies ist auch dann interessant, wenn Ihr Projektumfeld eine bestimmte Art von WBS-Codes vorgibt (zum Beispiel: es soll immer ein „PRO“ vor jedem WBS-Code stehen) In den WBS-Einstellungen können Sie genau vorgeben, wie der WBS-Code aussehen muss, welche Vorzeichen er hat, wie lang er sein muss und welche Trenner verwendet werden sollen.

In unserem Beispielprojekt kann Herr Meier die WBS unmöglich alleine erstellen. So hat er zum Beispiel keine Expertise in dem Aufbau von Computer-Netzwerken, die für den Aufbau des neuen Standorts notwendig ist. Auch ist er kein Experte in Aspekten des Arbeitsschutzes, die vor dem Bezug eines neuen Gebäudes abgeklärt sein sollten. Daher ist es notwendig, dass Herr Meier die WBS zusammen mit seinen Kollegen Schulze und Becker erstellt:

Am nächsten Tag fuhr Herr Meier mit Herrn Schulze und Herrn Becker zu dem neuen Gebäude. Es war nur wenige Minuten von dem alten Gebäude entfernt. Das Auto war gerade geparkt, als Herrn Becker auffiel, dass der Eingang nur über Treppen zugänglich war: „Das war unserem GF sicherlich nicht aufgefallen, aber wir haben einen Rollstuhlfahrer, der nicht jeden Morgen hinein und jeden Abend wieder hinausgetragen werden kann.“ Im Gebäude fiel auf, dass nirgendwo Kabelschächte lagen, in denen die Kabel für das Firmennetzwerk hätten gelegt werden können. Die Arbeitsplätze der dort noch tätigen Firma waren mit Funktelefonen und Rechnern mit WLAN-Adaptern ausgestattet, so dass keine Kabel notwendig waren. „Das wird teuer, und ich bezweifle, dass wir jemanden finden, der das noch bis Juni hinbekommt.“, sagte Herr Schulze. „Oder wir stellen auch um auf WLAN, dann brauchen wir keine Kabel.“ „Das bedeutet dann auch wieder zusätzliche Kosten für die Umrüstung der Geräte.“ warf Herr Meier ein. „Es ist günstiger, ein paar WLAN-Adapter zu kaufen, als das ganze Gebäude hier nachzurüsten.“ entgegnete Herr Schulze. „Der Vorteil wäre auch, dass wir die Umrüstung jetzt schon im alten Gebäude vornehmen könnten und dann hier einen zweiten Access Point aufstellen, damit man sofort wieder im Netz ist, wenn man aus dem alten Gebäude kommt. Das gleiche gilt fürs Telefon. Wir könnten uns eine Menge Ärger ersparen.“ Herr Meier fand die Idee ausgesprochen gut. „Ich schicke Ihnen heute Abend mal ein paar Zahlen, was die Nachrüstung mit WLAN kostet im Vergleich mit dem Verlegen von Kabelkanälen.“ fügte Herr Schulze hinzu. Blieb nur noch, Herrn Anton davon abzuhalten, die Kabel einfach mit Gaffa-Tape auf dem Boden verlegen zu wollen.

Kurz bevor sie gingen, lernten sie den Geschäftsführer der Firma kennen, die zur Zeit noch im Gebäude saß. „Ab wann können wir denn hier rein?“ fragte Herr Meier. „Naja, eigentlich erst am 1.7. Aber wir werden schon zwei Wochen vorher draussen sein. Und wenn Sie vorher was ausmessen wollen, können Sie natürlich gerne vorbeikommen. Nur Umbauarbeiten, alles, was laut und dreckig ist, das doch bitte erst, wenn wir hier draußen sind.“

Sie waren auf dem Rückweg als Herr Becker fragte, ob einer von den beiden eine Hausmeisterwohnung gesehen hätte? „Nein, da war bestimmt keine.“ antwortete Herr Meier. „Ich wüsste nicht, wo die noch hätte sein sollen.“ „Und wo soll dann Herr Schröder hin,“ fragte Herr Becker, „der muss dann ja auch aus seiner Hausmeisterwohnung raus?“ Rampe, Verkabelung, Hausmeisterwohnung – diese Punkte hatte wohl niemand auf dem Zettel stehen gehabt.

Ins Büro zurückgekehrt setzten sich die drei Herren noch einmal zusammen und sprachen über die Arbeitspakete, die notwendig sind, um das Projekt pünktlich abschließen zu können. Aus der ursprünglichen kurzen Liste war nach einiger Zeit eine lange Liste von großen Paketen geworden, die wiederum in kleinere Vorgänge aufgeteilt waren. Für jeden Vorgang gaben sie eine erste Abschätzung ab. Für einige Vorgänge war dies noch nicht möglich; so wusste niemand, wie lange es dauern würde, eine Rampe für den Mitarbeiter im Rollstuhl zu bauen.

Das Gespräch mit Herrn Schröder ergab, dass er in 5 Monaten in Rente ging und dann sowieso aus seiner Hausmeisterwohnung ausziehen musste. Auch er zeigte sich überrascht, dass das Gebäude schon so schnell aufgegeben wurde. Herr Meier versicherte ihm, dass er eine Lösung finden würde.

In unserem Beispielprojekt haben die Experten weitere Arbeitspakete identifiziert. Das einfache Auflisten aller Arbeitspakete und Vorgänge würde der Übersichtlichkeit nicht zum Vorteil gereichen, so dass in der Regel eine Gruppierung nach fertigen Ergebnissen (im Englischen Deliverables genannt) angelegt wird. In unserem Beispielprojekt soll es mehrere fertige Ergebnisse geben:

Diese Punkte werden im Strukturplan einfach untereinander eingetragen. In der Ansicht Netzplan → Mindmap ergibt sich dann folgendes Bild:

Im folgenden können diese Punkte weiter runtergebrochen werden. Die Vorbereitung des neuen Gebäudes beispielsweise wird wiederum zerlegt in Vorgänge wie:

Der Vorgang 'Handwerksarbeiten neues Gebäude' wiederum kann zerlegt werden:

In der folgenden Abbildung sehen Sie das Ergebnis des Zusammentragens der Arbeitspakete in der Ansicht Strukturplan :

In der Abbildung sehen Sie anhand des Beispielprojektes, wie die Deliverables weiter unterteilt wurden in Arbeitspakete und diese wiederum in Vorgänge. Eine Zerlegung der Arbeitspakete wird durch das Einrücken der dazu gehörenden Vorgänge und damit das Abbilden einer Hierarchie der Vorgänge repräsentiert.

Sie rücken Vorgänge ein, indem Sie sie entweder markieren und eine der entsprechenden Schaltflächen nutzen (siehe Abbildung) oder indem Sie einen Vorgang mit der Maus unter den übergeordneten Vorgang schieben.

Wenn Sie viele Vorgänge haben, kann die Navigation innerhalb der Vorgänge mühselig sein. Sie können alle übergeordneten Vorgänge auf einmal ’zu- oder aufklappen’ und so für mehr Übersicht sorgen, indem Sie im Menü Struktur → Erweitern → Alles bzw. Struktur → Reduzieren → Alles wählen. Hilfreich sind hier auch die Tastenkombinationen ctrl und ⌘ und + bzw. ctrl und ⌘ und - .

Nach der Identifikation der Vorgänge begannen Herr Meier und seine Kollegen, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen zu identifizieren. Aus den bekannten Daten war zu erkennen, dass das von Herrn Anton beschworene Zeitpolster nicht existierte.

Das Erkennen von Abhängigkeiten von Vorgängen mithilfe von Netzplänen ist einer der zentralen Schritte im Projektmanagement. Ein Netzplan visualisiert die Komplexität eines Projektes und deckt Zusammenhänge auf, die mit anderen Planungsmethoden weniger offensichtlich wären. Dadurch werden zum Beispiel Risiken leichter erkennbar. Gleichzeitig erlaubt die Analyse von Abhängigkeiten auch die Identifikation von parallelisierbaren Vorgängen, die den Projektverlauf beschleunigen können.

In diesem Projekt existieren eine Reihe von Abhängigkeiten, unter anderem:

Merlin Project nutzt den Activity-on-Node-Ansatz, bei dem Vorgänge in Knoten angezeigt werden und Abhängigkeiten durch Pfeile. In der Netzplan-Ansicht sind zunächst alle Vorgänge ohne Verbindungen zueinander abgebildet. Sammelvorgänge sind als Rauten dargestellt, Vorgänge als Rechtecke:

Vorgänge werden wie folgt miteinander verbunden:

Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Vorgang, den Sie mit einem anderen Vorgang verbinden möchten.

Die Abbildung zeigt einen Netzplan, der unser Beispielprojekt abbildet. In dieser Abbildung ist die Skalierung über Darstellung → Zoomen verändert worden, um mehr Vorgänge auf dem Bildschirm sehen zu können.

Eine weitere Möglichkeit, um die Komplexität der Anzeige zu verringern, ist das Reduzieren aller Vorgänge innerhalb eines Sammelvorgangs auf den Sammelvorgang selbst. Dazu befindet sich in der Strukturplan-Ansicht neben den Sammelvorgängen ein kleines Dreieck. Wenn Sie auf dieses Dreieck klicken, werden alle Vorgänge, die zu diesem Sammelvorgang gehören, 'zusammengeklappt'. In der Netzplan-Ansicht besitzt der kleine Kreis rechts von den Rauten bzw. Rechtecken die gleiche Funktion. Im Kreis zeigt ein kleiner Strich an, ob die Vorgänge zusammengeklappt (waagerechter Strich) oder ausgeklappt (senkrechter Strich) sind.

Sollten Sie eine falsche Abhängigkeit erstellt haben, so können Sie diese im Vorgang-Inspektor wieder entfernen. Klicken Sie dazu auf den Vorgang, von dem eine Verbindung entfernt werden soll und wählen Sie dann im Inspektor den Reiter für die Abhängingkeiten:

Suchen Sie in der Liste der Vorgänger oder der Nachfolger den Vorgang aus, zu dem die Verbindung entfernt werden soll und entfernen Sie diese entweder durch den Eintrag Löschen im Bearbeiten-Menü oder ganz einfach durch das Betätigen der Löschen-Taste.

In den nächsten Tagen holte Herr Meier viele Angebote ein - von Umzugsunternehmen, von Handwerkern für die Renovierung, das Anbringen von Kabelkanälen, für das Bauen der Rampe und für die von Herrn Schulze spezifizierte Hardware, die für das WLAN und die neue Telefonanlage notwendig war. Er besuchte mit den Handwerkern die Gebäude, um ihre Aufwände schätzen zu lassen und fügte die Daten in den Plan ein.

Das Schätzen von Aufwänden sollte von den Personen vorgenommen werden, die die Arbeit auch tatsächlich ausführen. Da durch die WBS kleine Vorgänge zu schätzen sind, ist davon auszugehen, dass diese Schätzungen genauer sind als für große Arbeitspakete. Schätzungen können anhand historischer Informationen erstellt werden ('Damals haben wir eine Woche gebraucht.'), anhand branchenüblicher Standards oder sie können einfach geraten sein.

Methoden wie die PERT-Formel sind dem Raten vorzuziehen. Bei der PERT-Formel wird ein gewichteter Wert aus einer optimistischen, einer wahrscheinlichen und einer pessimistischen Schätzung einbezogen.

Zeit- und Kostenabschätzungen werden in Merlin Project für jeden Vorgang in den Vorgang-Inspektor eingetragen:

Für die Planung der Aufwände stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Bei der Definition eines genauen Termins, können Sie diesen fixieren. Er wird dann, falls abhängige Termine sich verschieben, nicht mit verschoben. Diese Funktion empfiehlt sich für Termine, die nicht verschiebbar sind. In unserem Beispiel der Termin zur Übergabe des Gebäudes an den alten Vermieter:

Darunter können Sie die Ausrichtung des Vorgangs angeben. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Im ausklappbaren Bereich 'Fortgeschritten' gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten für erfahrene Einwender.

Die Kosten eines Vorgangs können im Vorgang-Inspektor im Reiter Finanzen eingegeben werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Vorgang im Hauptbereich aus und klicken Sie dann auf den dritten Reiter. Dieser unterteilt sich wiederum in drei Bereiche:

Die folgenden Felder stehen im Reiter Budget zur Verfügung:

Im ausklappbaren Bereich unter Status können Sie auch noch das Datum des eingetragenen Status vermerken. Zusätzlich steht ganz unten ein Feld für Notizen bereit.

Im Reiter Kosten können Basiskosten zu einem Vorgang zugeordnet werden.

Der Reiter Saldo wird automatisch von Merlin Project befüllt. Hier können Sie folgende Informationen ablesen:

Jeweils angezeigt wird die Aufteilung der Kosten in Budget, Basiskosten, Arbeitskosten und Anhängekosten.

Sie haben nun die Vorgänge identifiziert, die zum Erreichen des Projektziels notwendig sind, die Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander bestimmt sowie die Aufwände und die Kosten der Vorgänge ermittelt. Nun ist es an der Zeit, das Ergebnis dieser Planungen auf einem Kalender abzubilden.

Wenn Sie den Start- bzw. Endtermin des Projekts, Abhängigkeiten, sowie die Dauer der einzelnen Vorgänge festgelegt haben, sollte sich der Zeitplan beinahe wie von Zauberhand erstellen. Prüfen Sie nun insbesondere die zeitliche Platzierung der Meilensteine und definieren Sie im Zweifel wie oben beschrieben genaue und fixierte Termine für Meilensteine, damit diese nicht verschoben werden.

In der Vorgangsansicht sind die Abhängigkeiten wie in der Netzplan-Ansicht durch Linien dargestellt. Sollten Sie hier eine Abhängigkeit entdecken, die Sie vorher übersehen haben, dann können Sie mit dem gleichen Mechanismus wie in der Netzplan-Ansicht Abhängigkeiten erstellen. Vorgänge können mit der Maus verschoben werden, wenn keine Datumseinschränkungen oder Abhängigkeiten dem widersprechen. Bereits zu diesem Zeitpunkt können Planungskonflikte auftreten. Sollte z. B. ein Vorgang verlangen, dass er zu einem Zeitpunkt abgeschlossen wird, zu dem seine Vorgänger noch nicht beendet sind, ergibt sich ein Konflikt, der im Fenster → Warnungen einblenden angezeigt wird. .Warnungen image::imgproject/warnungen.png[„Warnungen“]

Zusätzlich sind die betroffenen Vorgänge im Hauptbereich rot markiert. Spätestens jetzt müssen Sie diese Planungskonflikte beseitigen.

Sie können im nächsten Schritt nun die Ressourcen den Vorgängen zuordnen. Dies tun Sie, indem Sie die Ressourcen mit der Maus auf die jeweiligen Vorgänge ziehen. Links neben dem Vorgang erscheint nun ein kleines Dreick: Wenn Sie darauf klicken, wird der Vorgang aufgeklappt, und Sie sehen die an dem Vorgang beteiligten Ressourcen.

In dem vorherigen Abschnitt haben Sie die Abhängigkeiten von Vorgängen identifiziert. Dadurch wurden auch parallel durchführbare Vorgänge offensichtlich. Nach der Zuteilung der Ressourcen kann sich nun herausstellen, dass eine Parallelität doch nicht möglich ist, weil die gleiche Ressource an dem Vorgang beteiligt ist. Merlin Project bietet Ihnen für die Identifikation solcher Konflikte die Ansicht Arbeitsverteilung unter Darstellung → Zuweisungen → Arbeitsverteilung an:

In der Histogramm-Darstellung kann pro Tag abgelesen werden, wieviele Stunden die entsprechenden Personen eingeplant sind. Um schnell einen Überblick zu bekommen, sind die Histogramme mit Farben hinterlegt. Die Farben haben die folgenden Bedeutungen:

Ein Konflikt der Überlastung kann manuell gelöst werden: Prüfen Sie zum Beispiel, ob eventuell eine andere Ressource den Vorgang bearbeiten kann. Hat der Vorgang ausreichend Puffer, so kann auch eine sequentielle Bearbeitung der Vorgänge in Frage kommen. Ist die Überlastung minimal, so könnte die Überlastung auch akzeptabel sein. Dies sollten Sie individuell prüfen.

In der Vorgangsansicht gibt es eine weitere hilfreiche Funktion zur Identifikation von Planungskonflikten: die Darstellung des kritischen Pfads.

Das Konzept des kritischen Pfads in einem Projekt ist ein bedeutendes Hilfsmittel im Projektmanagement. Ein kritischer Pfad ist der längste Pfad in einem Netzplan und gibt somit die kürzestmögliche Dauer eines Projektes vor. Der kritische Pfad ist immer dann vorhanden, wenn die miteinander verknüpften Vorgänge Einfluss auf das Projektende nehmen. Jede Änderung eines der verknüpften Vorgänge auf dem kritischen Pfad, nimmt Einfluß auf das Projektende.

Merlin Project unterstützt Projektmanager bei der Identifikation des kritischen Pfades. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad werden in Merlin Project bei Aktivierung des entsprechenden Icons in der Symbolleiste gekennzeichnet:

Da sich der kritische Pfad während eines Projektes ändern kann, berechnet Merlin Project nach Eingabe von neuen Daten in den Plan automatisch die Konsequenzen auf den Plan. Sollten Vorgänge auf dem kritischen Pfad Ihnen schlaflose Nächste bereiten, so kann das Hinzufügen von Reserven eine gute Lösung sein. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Jedes Projekt ist Risiken ausgesetzt, denn wenn es keine Risiken gibt, dann gibt es auch keine Chancen durch das Projekt, frei nach dem Motto No risk, no fun. Auch wenn die Suche nach Risiken manchmal als Hobby von notorischen Bedenkenträgern angesehen wird, so werden Risiken vor allem deswegen untersucht, um auf sie vorbereitet zu sein. Die grundlegende Frage ist, was das Projektteam davon abhalten könnte, erfolgreich zu sein. Wenn die Risiken identifiziert sind, muss analysiert werden, wie mit dem Risiko umgegangen wird.

In seinen Gesprächen mit den Umzugsunternehmen wurde Herrn Meier deutlich, dass jedes von ihnen die Notwendigkeit einer zusätzlichen Versicherung für die EDV-Geräte betonte, da der Wert nicht von der regulären Versicherung gedeckt war. Diese zusätzliche Versicherung musste GigaProjekt bezahlen oder eventuell entstehende Schäden an der EDV selber tragen.

Generell wird zwischen zwei verschiedenen Analysen unterschieden:

Die qualitative Risiko-Analyse ist eine subjektive Analyse von Risiken und bestimmt die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkung von Risiken. Die quantitative Risiko-Analyse ist eine numerische Analyse der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkung von Risiken.

Nach der Analyse eines Risikos wird eine Risikobewältigungsstrategie entworfen, die in der Regel aus den folgenden Optionen ausgewählt wird:

Für jedes Risiko wird außerdem eine verantwortliche Person benannt, die sich darum kümmert, dass das Risiko beobachtet und die Risikobewältigungsstrategie verfolgt wird. Merlin Project ermöglicht das Managen von Risiken in einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche. Die in Merlin Project umgesetzte Methode zum Risikomanagement wird auch in dem Buch “Risikomanagement in Projekten” (siehe Literaturhinweise) beschrieben.

Ein Risiko wird in Merlin Project als ein Anhang behandelt, welches über das Menü Einfügen → Anhang → Risiko eingefügt werden kann. Alternativ können Sie an den im Hauptbereich ausgewählten Vorgang das Risiko über die Symbolleiste als Anhang hinzufügen.

Haben Sie ein Risiko im Detail-Bereich angelegt und angeklickt, öffnet sich der Risiko-Inspektor, der Ihnen die Eingabe aller zu diesem Risiko notwendigen Informationen ermöglicht. Im Folgenden finden Sie ein paar Anmerkungen zu den wichtigsten Feldern:

Die Risikogruppen können in den Wertelisten unter den Projekteinstellungen erweitert werden.

In unserem Beispielprojekt existieren einige Risiken. Ein Risiko besteht in dem Transport der EDV-Geräte, welches von keinem der Umzugsunternehmen getragen wird. Geht ein EDV-Gerät durch den Umzug kaputt, so entstehen nicht nur Kosten für die Reparatur des Gerätes, sondern auch durch den Arbeitsausfall, der ohne den Rechner entsteht.

Ein weiteres Risiko ist die Bestellung des WLAN-Equipments. Es wird ein Händler mit sehr günstigen Preisen ausgewählt; allerdings war dieser Händler nicht immer zuverlässig, was die Lieferung angeht. Die Hardware muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eintreffen, damit der Vorgang ”Umrüstung auf WLAN“ pünktlich abgeschlossen werden kann. Da dieser Vorgang auf dem kritischen Pfad liegt, ist eine Verzögerung unakzeptabel. Herr Schulze schätzt die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintrifft, auf 30 Prozent. Da die Bestellung notfalls storniert und an einen anderen, teureren Händler gegeben werden kann, hat das Eintreffen des Risikos keinerlei Auswirkung auf den Termin des Projektes. Auch hätte das Eintreffen des Risikos keinerlei Auswirkung auf den Inhalt des Projektes. Bei den Kosten sieht es allerdings anders aus: Der andere Händler ist ca. 10 Prozent teurer, so dass sich eine Steigerung der Kosten um mehr als 5 % ergibt.

In der folgenden Abbildung sehen Sie die für unser Beispiel genannten Einstellungen im entsprechenden Risiko-Inspektor:

Wenn das Risiko eine Auswirkung auf das Budget hat, kann eine Reserve eingeplant werden. Diese wird im Kosten-Bereich (zweiter Reiter) des Risiko-Inspektor eingegeben. Klicken Sie dazu auf das Plus-Zeichen, geben Sie der Kostenposition einen Namen und geben Sie in der rechten Spalte einen Betrag ein.

Sie können folgende zusätzliche Informationen eingeben:

Wenn das Risiko einem Vorgang oder einer Ressource zugewiesen ist, so wird diese Reserve bei den Anhängekosten des Vorgangs oder der Ressource verbucht. Somit haben Sie Transparenz darüber, was die Ressource selber kostet und was die zusätzlichen Kosten durch das Risiko sind.

Das Risikomanagement innerhalb eines Projektes ist nicht dadurch abgeschlossen, dass die Risiken zu Beginn des Projektes identifiziert und analysiert werden. Ähnlich wie der Projektfortschritt müssen die Risiken und die Bewältigungsstrategien während des Projektverlaufs kontinuierlich kontrolliert werden.

Von dem ersten Gespräch mit dem Geschätsführer bis zu den gegenwärtigen Plänen war es ein weiter Weg. Die ursprünglichen Ziele sind bis auf das Budget zwar einhaltbar, aber das erforderliche Budget überschreitet die ursprüngliche Summe um ein Vielfaches. Zwar werden die Überbringer einer schlechten Nachricht heutzutage nicht mehr geköpft, dennoch ist das Vermitteln einer solchen Abweichung von den Zielvorgaben keine leichte Aufgabe. Die zuvor erstellten Planungen (WBS, Netzplan, Zeitplan, Risiken) ermöglichen jedoch eine für das Management verständliche Transparenz:

In unserem Beispiel-Projekt bedeutet das für Herrn Meier, dass er schnellstmöglich einen Termin mit Herrn Anton vereinbart, um ihn über die geänderte Budgetsituation zu informieren. Das Gespräch mit Herrn Anton verlief zunächst alles andere als erfreulich.

“Ich kann nicht glauben, dass das wirklich alles so lange dauert und so viel kostet.” sagte Herr Anton verärgert. “Das mit der Rampe hatte ich tatsächlich vergessen. Aber ist es wirklich günstiger, in ein Funknetz zu investieren als die Kabelkanäle anbringen zu lassen? Ist das nicht wieder eine Spinnerei von unserer EDV?” “Wir haben alle Zahlen verglichen, und es ist um einiges günstiger.” “Und diese Funktelefone?” “Auch das ist günstiger. Dazu kommen weitere Vorteile: Die Funktelefone können die Mitarbeiter immer mitnehmen, wenn sie in einen anderen Raum gehen, so dass eine bessere Erreichbarkeit gewährleistet wird.” Herr Anton begann zu lächeln. “Und warum dauert das alles so lange?” “In diesem Balkendiagramm sehen Sie die Abhängigkeiten der einzelnen notwendigen Arbeitsschritte. Wir müssen früher umziehen, weil in diesem Gebäude noch renoviert werden muss. Gleichzeitig können wir erst ab dem 15.6. in das neue Gebäude, denn die andere Firma wird nicht früher ausziehen. Somit haben wir nur ein kleines Zeitfenster, das wir unbedingt treffen müssen. Damit es schnell geht, sollten wir auch darauf verzichten, neue Sitzpläne auszuarbeiten. Wir sollten 1:1 umziehen, denn wir werden keine Zeit haben, neue Wände einziehen und alte Wände abreißen zu lassen.” “Klar, da stimme Ihnen voll zu! Aber was ist das für ein Kostenblock für eine Versicherung?” “Wir haben sehr viele EDV-Geräte und keines der Umzugsunternehmen kann das durch bestehende Versicherungen decken. Daher können wir entweder das Risiko in Kauf nehmen, durch den Umzug beschädigte Geräte selber zu bezahlen - oder wir investieren in eine Versicherung.” “Was würden Sie empfehlen?” “Ich würde die Versicherung nehmen.” “Nun gut, darauf kommt es auch nicht mehr an.” “Herr Anton, wir haben noch ein Problem. Unser Hausmeister wird in dem neuen Gebäude keine Wohnung mehr haben…​” “Er geht ja auch in Rente!” unterbrach Herr Anton. “Ja. Zwei Monate nach unserem Umzug.” Herr Anton war sprachlos. “Ich denke, dass Sie mal mit Herrn Schröder sprechen sollten. Dazu habe ich Ihnen ein paar Maklerangebote mit passenden Wohnungen für Herrn Schröder mitgebracht. Sicherlich würden Sie ihm die Courtage zahlen.”

Herr Anton genehmigte das Budget und Frau Weber sowie die Herren Schulz, Becker und Meier trafen sich am gleichen Tag für den Kickoff des Projektes. Die Arbeitspakete wurden verteilt, und das Projektteam beschloss, sich nun wöchentlich zu treffen, um den Fortschritt des Projektes zu besprechen.

Die Genehmigung des Budgets kann in Merlin Project im Vorgang-Inspektor dokumentiert werden (siehe Abschnitt 'Kosten schätzen' in diesem Dokument). Sie sollten die Genehmigung auf jeden Fall dokumentieren, denn nicht nur Murphy, sondern auch Vergesslichkeit sind ständige Begleiter eines Projektes.

Wenn das Budget genehmigt ist, steht dem Projektstart in der Regel nichts mehr im Weg und das Ende der initialen Planungsphase kann eingeläutet werden. Der Zeitpunkt für den Kickoff ist gekommen. Ein Kickoff findet am Ende einer Planungsphase statt, üblicherweise kurz bevor mit der Arbeit an den Arbeitspaketen begonnen wird. An dem Kickoff nehmen in der Regel alle Parteien statt. Dabei werden allen Beteiligten die Details des Projektes und seiner Planung vorgestellt. Für Projekt-Mitarbeiter ist es hilfreich, einen Ausdruck der Projektplanungs-Unterlagen zu erhalten.

Das Drucken eines Netzplan oder eines Gantt Charts verlangte in der Vergangenheit eine enorme Frustrationstoleranz von Projektmanagern, denn nur durch Versuch und Irrtum war es möglich herauszufinden, wie der ausgedruckte Plan aussehen würde und wieviel Bastelarbeit zum Zusammenkleben mehrseitiger Pläne erforderlich wäre. Daher wurde für Merlin Project viel Gehirnschmalz in eine intelligente Druckfunktionalität investiert, damit Sie mit Merlin Project schnell und einfach Pläne ausdrucken können.

Nachdem Sie entweder durch die Tastenkombination ⌘ und P oder durch das Auswählen des Befehls Ablage → Drucken das Dialogfenster für den Druck aufgerufen haben, können Sie die Daten für den Ausdruck angeben.

Eine Besonderheit der Druckfunktionalität ist die Live-Vorschau des Ausdrucks. So können Sie mit den Werten im Druck-Dialog 'spielen', um den bestmöglichen Ausdruck zu erhalten. Es ist unter anderem möglich, die Anzahl der Seiten zu bestimmen, auf denen der Plan ausgedruckt wird; Ihr Plan wird gemäß Ihren Angaben skaliert.

Neben den Maßen Ihres Ausdrucks, können Sie außerdem die Beschriftung der Kopf- und Fußzeile definieren. Für beide Zeilen stehen die folgenden Informationen für den Ausdruck zur Verfügung, die automatisch von Merlin Project generiert werden:

Weitere Informationen können manuell zum Druck in Kopf- und Fußzeile eingetragen werden. Für manche Zwecke ist es zudem hilfreich, dass Sie entscheiden können, welche Inhalte gedruckt werden sollen. Manchmal reicht der Gliederungsbereich, manchmal benötigen Sie für die Veranschaulichung Gliederung und Gantt. Merlin Project bietet viele Konfigurationsmöglichkeiten und damit die Möglichkeit aus einer Datei unterschiedlich gestaltete Ausdrucke zu erstellen.

Die ersten Wochen des Projektes verliefen fast planmäßig. Herr Schulze hatte die WLAN-Adapter bestellt und auch pünktlich geliefert bekommen. Frau Weber hatte begonnen, die Adressänderung bekannt zu geben und Einträge in Verzeichnissen ändern zu lassen. Lediglich Herr Meier selbst lag etwas zurück, da er neben der Projektsteuerung kaum Zeit fand, sich um die Marktübersicht der Umzugsunternehmen zu kümmern. Da dieser Vorgang nicht auf dem kritischen Pfad lag, war diese Verzögerung akzeptabel.

Merlin Project bietet Ihnen verschiedene Funktionalitäten, um den Projektplan kontinuierlich mit der Realität abzugleichen und damit den wirklichen Projektverlauf im Plan festzuhalten. Sie können so gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen einleiten, sollten die Projektziele gefährdet sein. Häufig treten Abweichungen im Zeitplan oder beim Budget auf. Je früher dies festgestellt wird, desto wahrscheinlicher ist der Erfolg korrigierender Maßnahmen. Abweichungen vom Plan sind übrigens nicht die Ausnahme, sondern eher die Regel: Der Job des Projektmanagers ist nichts für Personen mit schwachen Nerven. Wenn die Arbeit an einem Vorgang erst später begonnen werden kann oder er einfach länger dauert als geplant, dann ist die erste Frage für den Projektmanager, welche Konsequenzen dies für das Projekt bedeutet. Gibt es eine Auswirkung auf den Terminplan? Gibt es eine Auswirkung auf das Budget? Und, wenn ja, können diese Auswirkungen noch umgangen werden?

Um all diesen Fragen gerecht zu werden, nutzt Merlin Project drei verschiedene Planungswerte:

Die geplanten Werte sind die, die im ursprünglichen Plan eingegeben wurden. Offensichtlich sind die erwarteten Werte zunächst die gleichen Werte wie die geplanten. Sobald sich aber ein Wert ändert, zum Beispiel weil ein zuvor abzuschließender Vorgang sich verzögert und damit der nächste Vorgang erst später beginnen kann, stimmen die erwarteten Werte nicht mehr mit den geplanten überein. Eventuell finden Sie aber eine Möglichkeit, den verspäteten Vorgang durch das Hinzufügen weiterer Ressourcen zu beschleunigen, so dass sich zwar die Kosten erhöhen (mehr Ressourcen auf einem Vorgang), aber zumindest der Termin eingehalten werden kann. Geben Sie dann die wirklichen Werte ein, werden die erwarteten Werte neu berechnet. Jederzeit haben Sie so einen Überblick darüber, wo Ihr Projekt eigentlich stehen sollte und wo es nun tatsächlich steht.

Die Eingabe tatsächlicher Daten in Merlin Project bewirkt eine sofortige Kalkulation der Konsequenzen für Termine und Budget. Wirkliche Daten werden in den vierten Reiter 'Wirkliche Werte' des Vorgang-Inspektors eingegeben:

In diesem Beispiel war der Start des Vorgangs für den 2.6. geplant. Tatsächlich wurde erst am 12.6. damit begonnen. Außerdem ist der Vorgang deutlich aufwendiger, als ursprünglich geplant. Zwei Tage wurde bisher an dem Vorgang gearbeitet, 5 Tage stehen noch aus. Im Beispiel wurde auch das im Inspektor eintragen unter den Punkten Wirkliche Arbeit und Verbleibende Arbeit. Merlin Project zeigt Ihnen unter 'Erwartet' das neue, zu erwartende Ende für diesen Vorgang an.

Die Konsequenz aus einer Abweichung der ursprünglichen Planung kann Merlin Project in der Vorgangsansicht im Gantt-Chart anzeigen. Wählen Sie dazu unter Darstellung → Darstellungsoptionen unter Balken die Einstellung 'Zweitrangig':

Die geplanten Zeiten des Vorgangs werden dann in grauen Balken gekennzeichnet, die tatsächlichen und zu erwartenden Zeiten sind mit farbigen Balken dargestellt:

Merlin Project errechnet diese Daten aber nicht nur für den aktuellen Vorgang, sondern auch für die darauf folgenden Vorgänge. So ist sofort ersichtlich, ob das Projektziel eines festen Endtermins gefährdet ist.

Mit dieser Funktion können Sie auch ein wenig 'spielen': Was passiert, wenn eine Ressource abgezogen wird oder wenn Material zu spät geliefert wird? Auch können so alternative Szenarien schnell angelegt werden, ohne dass eine zweite Version des Planes erstellt werden muss.

In unserem Beispiel-Projekt hat diese Verzögerung keine Auswirkung, da der Vorgang nicht auf dem kritischen Pfad liegt. Läge er auf dem kritischen Pfad, so würde dies bedeuten, dass der Endtermin des Projektes akut gefährdet wäre. Hier ist zu beachten, dass durch die Verzögerung eines Vorgangs der Pfad, auf dem dieser Vorgang liegt, kritisch werden kann. Abweichungen im Zeitplan können auch Abweichungen bei den Kosten bedeuten, insbesondere dann, wenn ein Vorgang länger braucht als geplant und die daran arbeitende Ressource für den Mehraufwand bezahlt werden muss. Abweichungen bei den Kosten können aber auch dadurch entstehen, dass Materialien mehr kosten als erwartet.

Sie sehen in der folgenden Abbildung ein Beispiel dafür, wie sich eine solche Abweichung auswirken kann:

Ein Vorgang soll zwei Tage Arbeit sowie 3.000 Euro Material kosten. Der Mitarbeiter, der den Vorgang bearbeiten soll, kostet 50 Euro pro Stunde, was 800 Euro für zwei Tage Arbeit bedeutet. Da mit dem Material das Risiko verbunden ist, dass es mehr kostet, wurden dem Vorgang nicht nur die Ressourcen Arbeit und Material zugeordnet, sondern auch ein Risiko, welches Anhängekosten von 300 Euro vorsieht. Die Ressourcen Arbeit und Material kosten in der Planung zusammen 3.800 Euro, die Anhängekosten für das Risiko betragen in der Planung also 300 Euro. Zusammen ergibt das 4.100 Euro geplante Kosten, was 100 Euro über dem geplanten Budget von 4.000 Euro ist. In der Realität dauert der Vorgang aber 3 Tage, was dazu führt, dass die Arbeit nun 1.200 Euro kostet und sich die Ressourcenkosten insgesamt auf 4.200 Euro belaufen. Zusammen mit den Anhängekosten macht das 4.500 Euro Kosten, was bereits 500 Euro über dem Budget liegt.

Dies ist ein Beispiel für einen einzelnen Vorgang; Merlin Project addiert die Summen jedes Vorgangs, so dass Sie das Gesamtbudget und seine aktuellen Werte in dem Projekt-Inspektor kontrollieren können.

Änderungen im Umfang eines Projektes sind nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Manche Änderungswünsche können verhindert werden, andere können und sollten nicht verhindert werden. Dies trifft vor allem dann zu, wenn sich das wirtschaftliche Umfeld geändert hat und der Projektinhalt deswegen angepasst werden muss. Auch unser Beispielprojekt ist von Änderungen betroffen.

Ende Mai traf Herr Meier zufällig Herrn Schulze am Getränkeautomat. “Ihren Plan müssen wir nun wohl überarbeiten.” begrüßte Herr Schulze seinen Kollegen. “Wieso das?” “Sie wissen doch, dass wir gestern einen neuen Auftrag bekommen haben, oder? Das wird jetzt ganz schön knapp.” Herr Meier wusste es noch nicht. In dem Gespräch stellte sich heraus, dass Herr Schulze in den nächsten Monaten mindestens einen Tag die Woche an einem anderen Projekt arbeiten musste. Konnte es schlimmer kommen? Es konnte. “Guten Morgen, Herr Meier!” säuselte Frau Weber, “Kann ich Sie bitte gleich mal kurz sprechen?” “Natürlich, Frau Weber!” sagte Herr Meier und folgte Frau Weber in ihr Sekretariatsbüro. “Herr Meier, ich habe gesehen, dass der Sitzplan vorsieht, dass die neuen Räumlichkeiten von Herrn Anton und mir gar kein Fenster zum Park haben, sondern nur auf den Parkplatz des Gebäudes. Das ist sicherlich ein Versehen, könnten Sie das bitte ändern?” Herr Meier war irritiert. “Herr Anton hat das gestern erst abgesegnet? Er sagte, dass es keine Extrawürste gäbe. Wir müssten dann extra Wände ziehen lassen, und er wollte die Kosten vermeiden.” “Ich weiß. Er hat es sich anders überlegt.” “Kann ich kurz zu ihm?” “Nein.” Frau Weber gab Herrn Meier zu verstehen, dass er nun gehen solle.

Herr Meier berechnete, wie sich die Änderung auf den Projektplan auswirkte. Es wäre noch zu machen, aber wenn Herr Schulze krank würde, dann gäbe es keine Chance mehr, dass das Projekt noch in den grünen Bereich kommt. Das Risiko war zu hoch, als dass Herr Meier es hätte ignorieren können, und so besprach er mit Herrn Schulze, dass es sinnvoll wäre, temporär eine Aushilfe einzustellen. Nach der Präsentation der geänderten Pläne willigte Herr Anton ein. Und gleichzeitig stritt er ab, dass er sich ein Büro mit Blick auf den Park gewünscht hätte. Herr Meier war erleichtert.

In unserem Beispielprojekt gibt es zwei Änderungswünsche, von denen einer tatsächlich umgesetzt wird. Die Eitelkeiten der Geschäftsführungsassistentin können verhindert werden. Das nachträgliche Einfordern von Anforderungen, auch Scope Creep genannt, gefährdet in diesem Fall das Projekt und bringt ihm sowie den meisten seiner Stakeholder keinen Vorteil. Das Hereinkommen eines neuen Auftrags ist dagegen positiv zu bewerten; abgesehen davon ist es unwahrscheinlich, dass sich die Verwendung der Projektressourcen für den Auftrag verhindern ließe.

In unserem Beispiel führt die Änderung dazu, dass eine Ressource weniger an den Vorgängen arbeiten kann als geplant. Da die Vorgänge auf dem kritischen Pfad liegen, gibt es nur wenige Möglichkeiten, diesen Konflikt zu lösen:

Die einzige zur Verfügung stehende Lösung bedeutet zusätzliche Kosten (ausgehend davon, dass ein Berater mehr kostet als Herr Schulze). Die Änderung sollte in einem Änderungsantrag dokumentiert werden, um die Abweichung von dem Basisplan zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können. Es empfiehlt sich hier, das Projekt unter einem abweichenden Namen abzuspeichern, um die neuen Budget-Daten einzugeben.

Man kann nicht genug kommunizieren, so behaupten einige Projektmanager, und dies wird vor allem mit Blick auf den Projektstatus deutlich. Merlin Project bietet ein innovatives Konzept, mit dem Berichte mit wenigen Arbeitsschritten erstellt und damit der Projektstatus allen Beteiligten veranschaulicht werden kann.

Öffnen Sie dazu über die Symbolleiste den Details-Bereich im unteren Hauptfenster. Wählen Sie dort die Ansicht Bericht . Es stehen dann folgende Berichtstypen zur Verfügung:

Schauen wir uns zunächst den Status-Bericht an. Folgende Informationen sind darin standardmäßig enthalten:

Die Inhalte werden generiert aus der Ansicht Strukturplan → Status Kompakt . Wenn Sie Änderungen an den angezeigten Spalten vornehmen möchten, können Sie das in der Ansicht tun:

Der Bericht auf Ihrem Bildschirm wird Ihnen sicherlich nicht reichen, stattdessen wollen Sie ihn weiter verteilen. Öffnen Sie das Drucken-Menü, um den Ausdruck gemäß Ihrer individuellen Anforderungen einzurichten. Im folgenden Beispiel wurde ein Bild, das kann z.B. Ihr Firmenlogo sein, als Wasserzeichen hinterlegt:

So können Sie den Bericht ausdrucken oder als PDF speichern.

Merlin Project bietet ein ausgeklügeltes System zum Suchen und Finden von Informationen, die Sie in einem Projekt abgelegt haben. Zunächst einmal können Sie Ihre Suche differenzieren zwischen den allgemeinen Daten und den Anhängen; in beiden Bereichen steht Ihnen ein Suchfeld zur Verfügung, das Sie durch die Tastenkombination ⌘ und F öffnen. Wenn Sie auf das Dreieck neben der Lupe in dem Suchfeld klicken, werden Ihnen weitere Optionen angezeigt, um Ihre Suche einzuschränken. Sie sehen dort auch eine Liste der letzten Suchabfragen, die Sie bei Bedarf auch löschen können.

Projekte sind oft Teil eines anderen, größeren Projektes, wobei der Projektteil, manchmal auch Unterprojekt genannt, von einem anderen Projektmanager geleitet werden kann. In unserem Beispiel könnte zum Beispiel die EDV-Abteilung einen eigenen Projektmanager für die Teile des Projektes einsetzen, der von dieser Abteilung bestritten wird. Merlin Project unterstützt diesen Ansatz, indem Sie mehrere Projektdateien zu einer Projektdatei zusammenfassen können. Ziehen Sie dazu einfach die Projektdateien zusammen aus dem Finder auf das Merlin Project-Icon im Dock oder wählen Sie in Merlin Project Ablage → Dokumente zusammenfassen. Die Projekte werden dann als Sammelvorgänge in dem neuen Hauptprojekt dargestellt.

Der Clou ist aber, dass nach der Zusammenführung Änderungen in den Teilprojektdateien auch in dem zusammengefassten Projekt automatisch aktualisiert werden. Sollte der Leiter eines Teilprojektes also Änderungen in seinem Projekt vornehmen und Ihnen dann die aktualisierte Datei geben, so müssen Sie diese Änderungen nicht mühevoll nachpflegen. Sie werden automatisch aktualisiert angezeigt.

Der Umzug ging ohne grössere Probleme vonstatten. Am Abend zuvor packten alle Kollegen ihre Kartons, auch die Kartons der Kollegen, die gerade im Urlaub oder krank waren. In der Nacht wurden die Kartons, die Möbel und die Computer durch die Umzugsfirma verladen und vor dem neuen Gebäude wieder ausgeladen. Anhand der Aufkleber auf allen Posten konnte alles den richtigen Räumen zugeordnet und aufgebaut werden. Lediglich ein Karton mit Geschirr fiel unsanft zu Boden, so dass es ein paar Scherben gab. Ein sehr alter Desktop-Rechner wollte am nächsten Morgen nicht mehr starten. Der Plan, alle Rechner mit WLAN auszustatten, ging auf. Nachdem er seine Kartons ausgepackt hatte, konnte jeder Mitarbeiter sofort wieder loslegen. Bereits gegen Mittag konnten alle Kollegen wieder arbeiten.

Am Abend fand die Willkommens-Party statt. Es gab Würstchen und Getränke, und die Belegschaft war sichtlich gut gelaunt. ”Gut gemacht!“ sagte Herr Anton und klopfte Herrn Meier auf die Schulter. ”Nichts kaputt gegangen und die Produktivität hat kaum gelitten.“ Herr Meier freute sich über das Lob, doch dann blickte Herr Anton ihn ernst an. ”Aber ich hab Recht behalten: Diese teure Versicherung war absolut nutzlos, das Geld hätten wir auch sparen können.“ Ratlos sah Herr Meier seinen Chef an. ”War nur ein Scherz!“ fügte Herr Anton hinzu und ging lachend weiter. In der Hand hielt er das Bier, dass sich Herr Meier gerade erst frisch von der Theke geholt hatte.

In der Woche nach dem Umzug fuhr Herr Meier in das alte Gebäude, um die Renovierungsarbeiten zu überprüfen. Alles lief nach Plan. Auch die Übergabe an den ehemaligen Vermieter am Ende der Woche verlief ohne Probleme.

Das Projekt war damit aber noch nicht abgeschlossen. In der folgenden Woche trafen sich Herr Schulze, Herr Becker und Herr Meier, um darüber zu diskutieren, was sie anders tun würden, wenn sie das gleiche Projekt noch einmal durchführen müssten, allerdings mit dem Wissen von heute. Herr Anton war nicht dazu zu überreden, an der Sitzung teilzunehmen; für ihn war der Umzug abgeschlossen. Herr Meier dokumentierte die in dem Gespräch diskutierten Erfahrungen in einem Lessons Learned-Dokument und fügte es zu den Projektunterlagen hinzu. Dann überprüfte er noch einmal die Vollständigkeit seiner Projektdokumentation, brannte alle Daten auf eine DVD und legte zusätzlich einen Ordner mit allen Ausdrucken an. Der nächste Projektmanager sollte es besser haben.

Oft sind Projektteilnehmer einfach nur froh, dass ihre Projektarbeit erledigt ist, vor allem wenn die Zeit vor der Deadline knapp wurde. Dementsprechend ist die Motivation, nachträglich eine intensive Nachschau zu betreiben, unter Umständen nicht besonders hoch. Um aus den teilweise schmerzlich gewonnenen Erfahrungen dennoch einen Nutzen für die Zukunft ziehen zu können, werden die Erfahrungen gemeinsam diskutiert und schriftlich dokumentiert. Das Dokument, in welchem diese Erfahrungen festgehalten sind, wird oft als Lessons Learned bezeichnet. Bei den Lessons Learned spielt Merlin Project seine Vorteile noch einmal aus, denn in der Nachbetrachtung legt sich oft ein positiver Schleier über das Geschehene (schließlich hat man es trotz aller Probleme geschafft). Merlin Project aber hält alle Informationen ungeschont bereit (vorausgesetzt, dass sie eingetragen wurden, wozu Merlin Project aber durch seine Funktionalitäten geradezu einlädt).

So bietet Merlin Project zum Beispiel ein Feld für den Abschluß von Risiken im Risiko-Inspektor. Ist ein Risiko eingetreten, so werden die Auswirkungen in finanzieller und zeitlicher Hinsicht eingetragen sowie die gelernte Lektion. Für zukünftige Projekte ist eine Dokumentation dieser Information sehr wertvoll (wenn man sich zum Beispiel an den Anfang unseres Beispielprojekts erinnert).

Der Projektmanager ist in dieser Phase gefragt, entstandene Wunden nicht wieder aufzureißen und die Rückschau mit positiven Fragen zu verbinden: Was würde man anders machen, wenn man mit dem Wissen von heute das Projekt noch einmal starten könnte?

Die folgenden Fragen sind nur einige, die im Rahmen eines Lesson Learned-Dokuments diskutiert werden können:

Das Lessons Learned-Dokument sollte wenn möglich innerhalb des Unternehmens verteilt, sowie in einer Lessons Learned-Datenbank abgelegt werden, um anderen Projektmanagern den Zugriff darauf zu ermöglichen. Erst wenn nach der Projektarbeit das Lessons Learned-Dokument erstellt wurde, ist das Projekt tatsächlich abgeschlossen.

Für Ihre Arbeit mit Merlin Project bedeutet der Abschluss eines Projektes die Möglichkeit, Ihre in Merlin Project eingetragenen Daten hinsichtlich fehlender Informationen zu überprüfen und gegebenenfalls nachzupflegen. Somit können Sie, wenn Sie in Zukunft mit einem ähnlichen Projekt beauftragt werden, auf ihre eigenen historischen Daten zurück greifen.

Merlin Project erlaubt Ihnen drei unterschiedliche Arten von Einstellungen:

Die allgemein gültigen Einstellungen erreichen Sie über das Menü Merlin Project → Einstellungen . In dem erscheinenden Fenster haben Sie Zugriff auf fünf Bereiche, die Sie durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche erreichen:

Die projektspezifischen Einstellungen erreichen Sie entweder über das Symbol in der Symbolleiste oder über Ablage → Projekteinstellungen:

Weitere Informationen zu den zur Verfügung stehenen Einstellungen finden Sie in der Kurzanleitung Projekteinstellungen.

Explizit erwähnt werden soll an dieser Stelle der Projekt-Kalender. Die Schaltfläche Kalender ermöglicht den Zugriff auf die Konfigurationsoptionen des Kalenders. Für die Arbeit im Team wird ein gemeinsamer Kalender festgelegt. Dieser kann noch angepasst werden, zum Beispiel um Feiertage einzutragen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eigene Kalender zu erstellen. Im Normalfall wird der Standardkalender ausreichen. Hier können Sie Feiertage wie Weihnachten und Ostern eingeben, aber auch abweichende Arbeitszeiten wie zum Beispiel einen halben Arbeitstag für Silvester. Der Kalender wird an die Ressourcen 'vererbt', so dass ein hier eingetragener Feiertag auch für die Ressourcen gilt. Da Ausnahmen die Regel bestätigen, können Sie aber Änderungen am Kalender einer Ressource vornehmen, ohne dass sich diese auf den Projektkalender auswirkt. Dies ist zum Beispiel wichtig, falls eine Ihrer Ressourcen Urlaub hat oder falls ein Teil Ihres Teams in einem anderen Bundesland arbeitet, in dem andere Feiertage gelten.

Sie markieren übrigens mehr als einen Tag auf einmal und ändern die Arbeitszeitenregelung für diese Tage, indem Sie die Maus mit gedrückter Maustaste über die Tage schieben:

Kalender können zudem importiert und exportiert werden. Wenn Sie die Feiertage in einen Projektkalender eingepflegt haben, so müssen Sie dies nicht für ein zweites Projekt wiederholen. Stattdessen exportieren Sie den gepflegten Kalender des ersten Projektes und importieren diesen dann in das zweite Projekt.

Merlin Project bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für die Oberfläche. Diese Anpassungen können Sie sichern, so dass Sie eine angepasste Ansicht auch für andere Projekte nutzen können oder schnell zwischen verschiedenen Ansichten innerhalb eines Projektes wechseln können. Sie können wählen, ob eine Arbeitsumgebung nur für das jeweilige Projekt oder global für alle Projekte verfügbar gemacht werden soll. Durch diese Funktionalität können Sie Zeit sparen, indem Sie häufig wiederkehrende Abläufe durch angepasste Ansichten beschleunigen und umschalten, wenn Sie eine andere Ansicht benötigen.

Diese Optionen stehen unter dem Menüpunkt Fenster → Fenster-Konfiguration zur Verfügung:

Zusätzlich können Sie die Konfiguration der Ansicht im Hauptbereich speichern, falls Sie dort abweichend zum Standard Änderungen an Spalten vorgenommen haben. Klicken Sie dazu im Hauptbereich auf die aktive Ansicht, z.B. Strukturplan → Status Kompakt . Unter 'Bearbeiten…​' finden Sie dann die Möglichkeit zum Speichern der aktuellen Ansicht.