Merlin 2 arbeitet mit einzelnen Dateien und den üblichen Menübefehlen. Es gibt keine Projektbibliothek mehr wie aus Merlin 1 bekannt. Jetzt ist jede Datei ein eigenes Projekt. In diesem Zusammenhang gibt es auch die Möglichkeit Projekte miteinander zu verknüpfen.
Projekte können jetzt mit anderen Projekten verknüpft werden. Über diese Funktion lassen sich Haupt- und Detail-Projekte erstellen, die entweder gemeinsam oder voneinander getrennt bearbeitet werden können. Aber auch für die Auswertung verschiedener Projekte kann diese Funktion genutzt werden.
Um verschiedene Projekte miteinander zu verknüpfen müssen diese nur gemeinsam auf das Merlin Programmsymbol gezogen werden. Die anschließende Frage, ob die Projekte eingefügt oder kombiniert werden sollen, beantworten Sie mit "kombinieren". Danach können Sie z. B. in der Auslastungsansicht für die Ressourcen aus allen Projekten gemeinsam die Auslastung einsehen. Alternativ können Sie auch im Ablage-Menü den Eintrag "Projekte kombinieren…" wählen.
Es können aber auch Projekte in ein bestehendes Projekt gezogen werden. Diese können auf einen Vorgang (um diesen dadurch zu einer Gruppe zu machen), oder unter einen Vorgang gezogen werden (dann wird nur das eingefügte Projekt zu einer Gruppe). In jedem Fall wird der Anwender aber gefragt, ob er das Projekt verknüpfen oder die Inhalte in das Projekt kopieren möchte.
Anstelle der in Merlin 1 gewohnten Unterscheidung zwischen Gliederungs- und Gantt-Ansicht gibt es jetzt nur noch die Vorgangsansicht. In dieser können entweder die Vorgänge oder der Gantt-Chart den Platz vollständig einnehmen.
Der Gantt-Chart wurde vollständig überarbeitet. Er kann jetzt mit Hilfe regelbasierender Stile formatiert werden. Ein gruppierter Balken im Gantt-Chart wird jetzt nicht mehr in jedem Fall als Klammer dargestellt, sondern nur noch wenn er aufgeklappt ist. Anderenfalls wird eine Gruppe auch als Balken im Gantt-Chart dargestellt.
In der Zeitberechnung können sowohl die Arbeit als auch die Dauer nicht mehr nur als absolute Zahl, sondern auch als anteiliger Wert der übergeordneten Gruppe in Prozenten angegeben werden. Somit lassen sich jetzt Planungen nicht nur "Top-down", sondern auch "Bottom-up" erstellen. Wird ein Prozentwert in das Feld "Arbeit" oder "Dauer" eingegeben, bezieht sich dieser immer auf die direkt übergeordnete Gruppe oder das Projekt, falls die Vorgänge bereits auf der ersten Ebene liegen.
Es können jetzt beliebig viele benamte Kalender für ein Projekt angelegt werden. Dieses wird in den Projekteinstellungen vorgenommen. Ein definierter Kalender kann dem Projekt oder einzelnen Vorgängen separat zugeordnet werden. Dabei kann man zusätzlich vorgeben, wie Ressourcenkalender in Verbindung mit dem Projekt- oder Vorgangskalender beachtet werden sollen:
Für die Projektdauer und -arbeit kann ein Zeitrahmen vorgegeben werden. Wird der vorgegebene Rahmen überschritten, entsteht eine Warnung, die im Konfliktbereich angezeigt wird.
Zum Anlegen neuer Vorgänge gibt es jetzt eine Reihe neuer Befehle. In dem Menü "Einfügen" finden Sie jetzt neben "Neuer Vorgang" auch die Möglichkeit Untervorgänge, Nachfolger und Vorgänger direkt anzulegen.
Der Start und/oder das Ende eines Vorgangs können auf einem Datum fixiert werden. Diese werden dann innerhalb des Projekts nicht mehr verschoben. Sollte ein Vorgang durch eine Verknüpfung diese Fixierung verletzen, bleibt der Vorgang an seiner fixierten Position und die Verknüpfung erhält einen Konflikt.
Für einen Vorgang ohne zugewiesene Ressourcen kann die Auslastung vorgegeben werden.
Vorgänge können auf verschiedene Arten miteinander verknüpft werden:
Zusätzlich steht der Menübefehl "Bearbeiten — Vorgänge verknüpfen" zur Verfügung. Markieren Sie hierzu zwei Vorgänge und wählen danach den Menübefehl. Im erscheinenden Submenü können Sie die Art der Verknüpfung wählen.
Um bei zeitlich umfangreichen Projekten den Überblick zu behalten, kann der dargestellte Bereich jetzt temporär eingegrenzt werden. Dazu wird das Projekt anhand der vorgegebenen Daten links oder/und rechts visuell abgeschnitten. In den Einstellungen für diese Funktion kann zusätzlich angegeben werden, ob leere Zeilen (also gem. der zeitlichen Eingrenzung nicht zutreffende Zeilen) dargestellt oder ebenfalls ausgeblendet werden sollen.
Die didaktische Aufteilung des Hauptfensters wurde vollständig überarbeitet. Sie finden jetzt über jedem Bereich einen Titel, der den darunter liegenden Inhalt beschreibt.
In der Titelzeile der Datentabellen ist eine Symbolleiste eingebunden, in der die wichtigsten Befehle per Mausklick aufgerufen werden können. Auf diese Art haben wir eine sehr deutliche Einteilung der Ansichten erreicht.
Es stehen jetzt folgende Ansichten zur Verfügung:
Mit den Zwischenräumen der einzelnen Bereiche kann eine Skalierung des Bereichs innerhalb des Fensters vorgenommen werden. Dazu muss der Zwischenraum mit der Maus angefasst und verschoben werden. Der rechte Informationsbereich (mit Inspektor und Zusatzbereich) sowie die Elemente sind einzeln aus- und einzublenden.
Im Zusammenhang mit der Überarbeitung der Ansichten wurde auch der Ansichtsmodus (nach Vorgängen oder nach Ressourcen) entfernt. An dessen Stelle ist eine eigene Ansicht für die Auslastung getreten. Details dazu hier.
Die geplanten Werte werden nach der Eingabe realer (wirklicher) Daten automatisch als graue Balken im Hintergrund dargestellt. Dazu genügt es das wirkliche Start-Datum oder eine Erledigung (in Prozent oder absolut) für einen Vorgang einzugeben. Ab diesem Moment verhält sich der Vorgang so, das nicht mehr die Planung, sondern die Nachverfolgung im Vordergrund steht. Heraus ergeben sich Änderungen im Verhalten bei den Mausfunktionen:
Die Darstellung der (grauen) Planungsbalken kann in den Darstellungsoptionen deaktiviert werden.
In den Budgets kann jetzt ein Betrag sowohl als absolute Zahl als auch als anteiliger Wert der übergeordneten Gruppe in Prozenten angegeben werden.
Um beispielsweise einem Projekt ein Budget zu geben, gibt kann man auf dem Tab "Finanzen" in die geschlossene Sektion "Budget" einfach einen Betrag ein. Dieser wird als genehmigtes Budget übernommen. Alle notwendigen Felder in der zugeklappten Sektion Budget werden automatisch mit den aktuellen Daten gefüllt.
Ein anderer Weg ist der Antragsablauf. Hierzu klappen Sie die Sektion Budget auf. Jetzt können Sie - wie schon in Merlin 1 - den Ablauf eines Budgetantrags abbilden.
Wenn Sie jetzt in dem Projekt die ersten Vorgänge oder Phasen (Gruppen) einfügen, werden Sie diesen einen Anteil am Gesamtbudget zuweisen wollen. Dieses kann entweder absolut oder relativ erfolgen. Um einen prozentualen Anteil einzugeben, muss das Prozentzeichen verwendet werden.
Nachdem Sie einen neuen Vorgang angelegt haben, vergeben Sie auch hier wieder im Inspektor auf dem Tab Finanzen ein Budget. Tragen Sie hierzu eine Zahl wie zum Beispiel 2000 ein. Merlin übernimmt aus der Systemsteuerung die aktuell eingestellte Formatierung und das Währungsformat und gibt die Zahl formatiert aus: "2.000,00 €".
Es können Ressourcen frei eingegeben werden aber auch weiterhin aus dem Adressbuch und von MS Entourage übernommen werden. Dieses kann in den Einstellungen (Bibliothek) vorgegeben werden. Zusätzlich werden neue Ressourcen immer dann angelegt, wenn z. B. in den Elementen ein neuer Name eingegeben wird. Die Verwaltung der Ressourcen erfolgt jetzt in einer eigenen Ansicht. Hier werden die Informationen in einer Tabelle dargestellt.
Es können jetzt zwei unterschiedliche Arten von Ressourcen verwendet werden. Diese werden in der Ressourcen-Ansicht eingestellt:
Jede Ressource kann einen eigenen Kalender besitzen. Dieser wird als Basis von einem der Projektkalender übernommen und kann modifiziert werden.
Eine zugewiesene Ressource kann auf zwei Arten ausgetauscht werden:
Die zugewiesenen Ressourcen werden jetzt unterhalb der Vorgänge in einer eigenen Zeile als Zuweisungen dargestellt. Dadurch haben Sie eine noch bessere Kontrolle über die Zuweisung von Vorgängen innerhalb eines Projekts. Jede Ressourcenzuweisung kann wie ein Vorgang mit allen Attributen eines Vorgangs und auch mit Abhängigkeiten versehen werden.
Für den Umgang mit der Auslastung von Ressourcen in einem oder mehreren Projekten, wurde eine eigene Ansicht erstellt. Diese kann man in verschiedenen Formen darstellen. Wird die Ansicht geöffnet, erscheint die Auslastung in Form kleiner Kästchen. Jedes Kästchen repräsentiert dabei eine Einheit der voreingestellten Skala. In dem Kästchen können verschiedene Werte mit Hilfe der Darstellungsoptionen eingeblendet werden.
Vergrößert man mit der Maus eine Zeile in der Tabelle nach unten, werden die Kästchen in Balken umgewandelt und geben im Detail Auskunft darüber, wie hoch die Auslastung einer Ressource im Projekt ist. Links neben der Balkengrafik wird eine weitere Skala - je nach Voreinstellung - in Prozent oder Stunden eingeblendet.
In beiden Fällen werden die Auslastungswerte farbig dargestellt. Dabei bedeuten die Farben:
Die Schwellenwerte der Farben können in den Einstellungen für den Auslastungsabgleich geändert werden.
Um Überlastungen der Ressourcen in einem Projekt aufzulösen, ist in Merlin 2 der Auslastungsabgleich (Fachbegriff "Resource Leveling") integriert. Um einen optimalen Auslastungsabgleich zu erhalten, kann die Zeiteinheit als Basis vorgegeben werden. Der Auslastungsabgleich kann alle Zuweisungen über ein Projekt, einem vorgegebenem Datumsbereich oder der Selektion gegeneinander abgleichen. Dabei werden die Zuweisungen einer Ressource zu Vorgängen nach diesen Kriterien verzögert:
Es können jetzt die Zeiteinheiten für Ressourcenpreise frei vergeben werden. Zur Verfügung stehen alle Einheiten, die auch in der Zeitberechnung Verwendung finden:
Für jede Ressource kann jetzt eine Standardauslastung vorgegeben werden. Diese wird automatisch bei der Zuweisung übernommen.
Um sich bei der Erstellung neuer Projekte ganz auf die Planung konzentrieren zu können, ist der Elementebereich ausgeblendet.
Es werden jetzt die Elemente in jeder Ansicht dargestellt. Die Einstellung, ob die Elemente sichtbar sind, wirkt sich einheitlich auf alle Ansichten aus.
Der Workflow mit neuen Versionen wurde stark erweitert. Man kann jetzt durch Merlin automatisch neue Versionen erzeugen lassen. Um ein eingefügtes Dokument zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick in der Versionsliste des Dateielements durch, bearbeiten das geöffnete Dokument und sichern Ihre Arbeit wie gewohnt. Sobald Merlin wieder in den Vordergrund kommt, wird gefragt wie mit der vorgenommenen Änderung zu verfahren ist:
Über diesen Weg haben Sie die Möglichkeit ein Dokument aus der Bibliothek zunächst als Basis und anschließend in verschiedenen Arbeitsschritten zu einem wertvollen Projektdokument zu machen. Um Speicherplatz zu sparen, werden die in Merlin gespeicherten Dateien ab einer gewissen Größe automatisch komprimiert.
Es können jetzt auch Elemente an Ressourcen angehängt werden. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn ein Lebenslauf der Ressource zugeordnet werden soll.
Wann immer eine Ressource für ein Element ausgewählt werden kann, ist es auch möglich, eine neue Ressource durch eingeben eines Namens anzulegen.
Die Teilnehmer im Ereignis-Element können jetzt einzeln bestätigt werden. So ist der Austausch der Elemente, die als Termin in iCal einfließen können, noch einfacher.
Der didaktische Aufbau des Risiko-Elements wurde verbessert. Risiken können jetzt noch einfacher eingegeben werden.
Der Import und Export von Daten wurde ebenfalls stark überarbeitet. Es wurde sowohl das Konzept überarbeitet als auch neue Formate aufgenommen.
Der Import wird jetzt über das Menü "Ablage - Datei öffnen…" gestartet. Es gibt keine spezielle Import-Funktion mehr. Es kann aber auch weiterhin eine Datei auf das Merlin Programmsymbol gezogen werden. Für den Import stehen verschiedene Formate zur Verfügung:
Wird eine importfähige Datei in das Projektfenster gezogen, importiert Merlin 2 diese Datei in das bestehende Projekt.
Für einige Importformate (z. B. für opml, oo3 & csv) wurde ein Dialog zur Zuweisung der einzelnen Spalten integriert. Dieser wird automatisch aufgerufen, sobald eine Datei auf das Merlin Programmsymbol gezogen oder eine zu importierende Datei geöffnet wird. Die enthaltenen Spalten der Quelldatei können per Drag & Drop einer Spalte in Merlin zugewiesen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit bei einzelnen Formaten (oo3) aus Anhängen direkt ein Datei-Element zu erzeugen.
Nach Auswahl des Menüeintrags "Ablage - Exportieren…" erscheint ein Dialog, in dem für die verschiedenen Dateiformate spezielle Optionen angeboten werden. Für den Export stehen verschiedene Formate zur Verfügung:
Nach Aufruf der Druckfunktion erscheint ein Dialog inkl. einer Vorschau. Hier können verschiedene Einstellungen hinsichtlich der Skalierung, als auch der zu druckenden Inhalte vorgenommen werden. Auf einem zweiten Tab kann Projektbezogen eine Kopf- und Fußzeile für den Druck vorgegeben werden. Ist in den Projekteinstellungen ein Bild hinterlegt, kann auch dieses in die Kopf- oder Fußzeile eingebunden werden. Auf einem dritten Tab können ansichtsspezifische Einstellungen vorgenommen werden.
Neben dem eigentlichen Drucken kann das Projekt als PDF auf Basis der voreingestellten Werte oder auch als einseitiges PDF gesichert werden.
In Merlin 2 ist jetzt eine Berichtsfunktion zu finden. Wird das Berichtsfenster (per Menü "Ablage — Berichte") geöffnet, erscheint eine Liste aller vordefinierten Reports. Dargestellte Berichte können durch verschiedene Optionen angepasst werden. Eigene Berichte können auf Basis XML/XSLT erstellt werden. Informationen zum Erstellen und Anpassen eigener Berichtsvorlagen werden in einem separaten Dokument veröffentlicht.
Neben dem Export als ics-Datei kann ein Projekt jetzt auch direkt mit iCal synchronisiert werden. Dieses kann manuell oder auch automatisch bei jedem Speichern des Projektes geschehen. Geblieben ist aus Merlin 1 die Einstellung, wie die Informationen an iCal übergeben werden sollen (Tagestermine, Zeittermine oder Aufgaben). Die Einstellung hierfür wird in den Projekteinstellungen vorgenommen.
In Ergänzung zum normalen kopieren von Zeilen wurde eine weitere Art des Kopierens integriert. Wenn im RTF-Format kopiert wird, sind alle definierten Stilinformationen enthalten. Werden die Daten in ein anderes Programm eingesetzt, enthält das Ergebnis die gleiche Formatierung, sofern das Zielprogramm das RTF-Format unterstützt.
Das Menü wurde vollständig überarbeitet und nach didaktischen Gesichtspunkten neu angeordnet. Viele der "Neu…"-Befehle wurden in ein eigenes Menü "Einfügen" übernommen. Auch die Befehle zum Ein- und Ausblenden der Fensterbereiche sind in das Fenster-Menü übernommen worden.
Merlin hat jetzt für alle wichtigen Informationen ein eigenes Kontextmenü, in dem zugehörige Funktionen direkt nach einem Klick mit der rechten Maustaste (oder Control-Klick) aufgerufen werden können. Zusätzlich kann das Kontextmenü über den Aktions-Button am rechten oberen Rand der Haupttabellen und der Elemente aufgerufen werden.
Der Inspektor steht fest im oberen rechten Bereich des Hauptfensters. Optional kann er (in den Einstellungen) im eigenen Fenster dargestellt werden. Er wurde ebenfalls vollständig neu entwickelt. Er kann jetzt in der Höhe und der Breite verändert werden. Ist in der Höhe des Inspektors nicht ausreichend Platz für den Inhalt vorhanden, werden automatisch vertikale Rollbalken eingeblendet. In der Titelzeile des Inspektors wird jetzt das gerade inspizierte Objekt benannt.
Der didaktische Aufbau wurde grundsätzlich überarbeitet. Jeder Inspektor ist in neue Bereiche aufgeteilt. Die erste Unterteilung stellt die Button-Leiste am oberen Rand dar. Innerhalb des Inspektors sind weitere Gruppierungen vorhanden. Man kann eine Gruppe mit einem Mausklick in den linken Bereich (dort wo die Beschreibung dargestellt wird) aufklappen und wieder zuklappen.
Zugeklappte Bereiche im Inspektor übernehmen immer den sinnvollen Standardwert. Bei Datumsabgaben ist das z .B. das aktuelle Datum.
Unterhalb des Inspektors befindet sich der Zusatzbereich. Hier kann man nach einem Mausklick auf die Titelzeile zwischen der Anzeige der Ressourcen und der der Konflikte umschalten.
Die Bibliothek ist eine Quelle von projektspezifischen Informationen, die per Drag & Drop Objekte aus der Bibliothek in ein Projekt gezogen werden können.
In der Bibliothek sind mit dem ersten Start folgende Bestandteile zu finden:
Die Bibliothek ist vom Benutzer erweiterbar. Dazu können Dateien in das Bibliotheksfenster gezogen werden. Es können zusätzliche Suchpfade in den Einstellungen vorgegeben werden. Die Bibliothek stellt dann den Inhalt der eingetragenen Dateistruktur dar.
Es können jetzt Vorgänge innerhalb der Ansichten gesucht werden. Nach dem Menübefehl "Bearbeiten — Suchen" wird der Cursor in das Suchfeld am oberen rechten Rand in der Titelzeile der Ansicht positioniert und es kann sofort mit der Eingabe des Suchbegriffs begonnen werden. Die Ergebnisse werden in der gleichen Ansicht dargestellt, wobei der Pfad zu den Treffern abgeblendet dargestellt wird. Eine Suche kann auch mit dem Sucheditor komplexer aufgebaut werden. Um diesen zu öffnen, klicken Sie auf das kleine Dreieck im Suchfeld. Eine erstellte Suche kann unter einem Namen gesichert und im Kontextmenü des Suchfelds einfach wieder aufgerufen werden.
Für das Suchen in der Elemente-Tabelle gibt es einen eigenen Menübefehl.
Alle Ansichten können jetzt durch Stilvorlagen im Aussehen verändert werden. Die modifizierten Stile werden in einem Projekt gespeichert. Mit Hilfe der Arbeitsumgebungen können definierte Stile von einem Projekt zum anderen übertragen werden.
Das Thema Stile ist vom Konzept mit den Cascading Style Sheets (CSS) artverwandt. Ein eingestellter Stil einer höheren Ebene wirkt sich so lange auf alle darunter liegenden Stile aus, bis eine Änderung definiert wird.
Die Einstellung der Stile erfolgt in den Darstellungsoptionen für die jeweilige Ansicht. Es findet sich ein eigener Tab "Stile"' in jedem Dialog für die Darstellungsoptionen.
Im Wesentlichen entspricht die Modifikation diesem Ablauf:
Für alle Ansichten können sowohl die Texte der Gliederung als auch die grafischen Ansichten mit einer Formatierung belegt werden.
Die Einstellungen wurden deutlich verschlankt. Die Wertelisten für Ressourcen und die Elemente liegen jetzt in den Projekt-Einstellungen, da Sie für jedes Projekt unterschiedlich sein können. Dadurch konzentrieren sich jetzt die Einstellungen ausschließlich auf die programmspezifischen Werte.
Merlin kann ein Projekt in einstellbaren Abständen automatisch sichern.
Die Spalten einer Ansicht können, wie auch schon in Merlin 1, einzeln ein- und ausgeblendet werden. Neu ist hingegen, dass die Ausrichtung der Spalte vorgegeben werden kann. Zusätzlich kann ein eigener Titel für eine Spalte vergeben werden. Die Spalten können jetzt auch sehr einfach nach einem Rechts-Klick in die Titelzeile der Gliederung ein- und ausgeblendet werden.
Es können alle Bestandteile eines Projekts (Vorgänge, Elemente und Ressourcen) als Clippings auf den Desktop (oder in ein anderes Programm) gezogen werden. Es wird automatisch eine Clipping-Datei (.merlin2) daraus generiert. Diese kann wiederum zur weiteren Bearbeitung in andere Projekte gezogen werden.
Die Darstellungsoptionen wurden vollständig überarbeitet. Sie können jetzt insgesamt für die Hauptansichten (Vorgänge, Netzplan, Ressourcen und Auslastung) als auch zusätzlich für die Elemente eingeblendet werden.
Es wurden bereits erste Vorbereitungen für die gemeinsame Arbeit im Netzwerk getroffen. Da die Netzwerkfunktionalität aber erst in einer späteren Version von Merlin 2 erscheint, ist diese Funktion noch deaktiviert.
In einer späteren Version wird die Möglichkeit bestehen, Projekte im Internet zu veröffentlichen. Da diese Funktionalität aber erst in einer späteren Version von Merlin 2 erscheint, ist die Funktion noch deaktiviert.
Diese Funktion wurde ebenfalls für die Netzwerk- und Web-Funktionen vorbereitet und ist noch deaktiviert.
Im Inspektor und in der Gliederung wurde ein eigener Datumseditor eingebunden. Dieser ist eine Kombination aus dem Standardeditor von Apple und eigenen Erweiterungen.
Für die Beschreibung aller Objekte (Projekt, Vorgang, Gruppe, Ressource, Element) stehen jetzt drei Titelzeilen zur Verfügung. Damit ist Merlin jetzt auch für zusätzliche Management-Methoden einsetzbar (Löhn-Methode, GTD).