Über Erfahrung und Routine
Richard Joerges am 8. Oktober 2010
Kürzlich habe ich das Management-Team eines kleinen, aber feinen Start-Ups kennen gelernt. Die Firma steht kurz vor dem Produkt-Launch. Dem entsprechend geht es drunter und drüber. Die Manager sind auf ihrem jeweiligen Gebiet alte Hasen. Sie haben in den letzten Jahren führende Aufgaben in zig Unternehmen inne gehabt, haben Marken aufgebaut und Märkte erobert. Man merkt, dass das Team weiß, was es tut.
Das Projekt, an dem sie mit Hochdruck arbeiten, heißt Produkt- und Marken-Launch. Deadline ist der Beginn des Weihnachtsgeschäfts. Es ist das reinste Chaos. Und trotzdem verläuft mehr oder weniger alles nach Plan. Trotz Pannen in der Entwicklung, Verzögerungen in der Produktion und Logistik-Problemen sind alle Beteiligten Guter Dinge, dass letztendlich alles klappt. Interessanterweise auch ich.
Woran das liegt? Das habe ich mich auch gefragt. Es scheint die Fähigkeit der agierenden Personen zu sein, sich auf das Wesentliche fokussieren zu können. Auf einen Blick entscheiden zu können, was gerade wichtig ist und das Projekt voranbringt und was liegen bleiben kann. Klar, der Projektplan ist in dieser letzten Phase Makulatur. Alles läuft in einer Art Trance ab, gelernte Automatismen haben die Herrschaft übernommen. Dinge gehen schief und Termine werden nicht eingehalten aber es geht halt auch nicht anders, es gibt keine Alternative. Der Punkt ist, dass die wirklich wichtigen Aspekte trotzdem die ihnen gebührende Beachtung bekommen. Die unwichtigen hingegen werden ignoriert. Für manchen beteiligten Dienstleister, in diesem Fall auch mich, kann das ärgerlich sein, weil man selbst in die Bredouille gerät. Das muss man ab haben.
Tags: Projektziele, Ressourcen, Scheitern, Zeitmanagement
Merlin 101: Ressourcen-Arbeitsstunden kumuliert
Antoni Cherif am 15. Januar 2010
Möchten Sie die Arbeitsstunden für die Ressourcen nach Wochen, Monaten oder Jahren kumuliert anzeigen? Begeben Sie sich in die Auslastungsansicht. Entfernen Sie eine Zeitskala indem Sie auf den Schalter hinter der Skala klicken und die Option “Skala entfernen” auswählen.
Bei der übrig gebliebenen Zeitskala wählen Sie bei Einheit beispielsweise “Kalenderwochen” aus, damit wird die Arbeitszeit auf die einzelnen Wochen kumuliert. Da die Werte in den Balken mit Prozent angezeigt werden, sollten Sie nur noch lediglich dies ändern. Öffnen Sie die Darstellungsoptionen (z.B. über das Menü “Ansicht > Darstellungsoptionen einblenden“) und wählen im Register “Gantt” den Wert für die kumulierten Infos aus.
Danach werden die Werte im Auslastungsansicht-Diagramm angezeigt und lassen sich beispielsweise als PDF-Dokument oder Ausdruck weitergeben.
Tags: Arbeitsstunden, Grundlagen, Kumuliert, Ressourcen, stunden
So bekommen Sie Ihr Zeitmanagement in den Griff
Richard Joerges am 8. Dezember 2009
Projektmanagement hat logischerweise viel mit Zeitmanagement zu tun. Ein Projektmanager, der sein persönliches Zeitmanagement nicht im Griff hat… Nun ja, er wird zumindest auf Akzeptanz-Probleme stossen. Aber was ist gutes Zeitmanagement und wie setzt man es um? Es gibt dazu zig Methoden und Kniffe, vom ABC-Prinzip nach Eisenhower, über GTD bis hin zu Pomodoro, nur um einige zu nennen.
Aber letztendlich geht es doch nur um die richtige Planung, den Willen und eiserne Disziplin. Das beweist zumindest Ramit Sethi, der zeigt, wie er ein gigantisches Arbeitspensum bewältigt und trotzdem jeden Tag lediglich von 8:30 bis 17:30 Uhr arbeitet. Moment werden Sie sagen. Das sind doch neun Stunden! Sicher, aber sein tägliches Sportprogramm und das regelmäßige Schreiben für seinen Blog finden in diesem Zeitraum ebenfalls statt.
Seine Fallstudie ist jedenfalls sehr lesenswert für alle, die auch nur ab und zu das Gefühl haben, nicht genug Zeit zu haben.
Tags: Ressourcen, Tipps
Inspiration für Projektmanager
Richard Joerges am 27. Oktober 2009
Probleme auf ungewöhnliche und elegante Weise zu lösen, kann viel Geld sparen. Mann braucht dafür lediglich Ideen und muss um die Ecke denken können. Leicht gesagt und schwer getan…
Im unten stehenden Video gibt der Werber Rory Sutherland, Vice Chairman bei der Ogilvy Group, anlässlich einer Rede auf der TED-Conference Einblicke in das Funktionieren von Werbung. Der Vortrag ist nicht nur sehr unterhaltsam, sondern auch lehrreich: Er zeigt auf wunderbare Weise, dass es häufig nur auf den Blickwinkel ankommt, ob ein Problem gelöst ist, oder nicht. Unbedingt bis zum Ende ansehen…
Tags: Ressourcen, Tipps, Video
Projekt-Teams: Einen Sack voller Flöhe hüten…
Richard Joerges am 26. Juli 2009
Kennen Sie das auch? Projekt-Teams, die schwer zu managen sind, untereinander streiten und schwerer zu hüten sind als ein Sack voller Flöhe? Dann habe ich zum Trost ein schönes Video für Sie. Es handelt sich wieder mal um einen lustigen und ausserordentlich gut gemachten Werbefilm der Consulting-Firma EDS. Zum Hintergrund: Der deutschen Metapher “Einen Sack voller Flöhe hüten” entspricht im Englischen “Herding Cats“, also das Hüten von Katzen:
Tags: Personalführung, Ressourcen, Team, Video
Projektmanagement: Ein wirklich großes Projekt
Richard Joerges am 7. Mai 2009
Und Sie glauben, Sie hätten ein komplexes Projekt zu managen? Sie können Ihre Stakeholder kaum handeln, das Budget ist längst gesprengt und so mancher Meilenstein droht gerissen zu werden? Nein, glauben Sie mir. Sie haben keine Probleme, ihr Projekt ist winzig klein und unbedeutend. In der hier gezeigten Präsentation sehen Sie ein wirklich großes Projekt.
Schauen Sie sich alleine die Stakeholder an: Finanzministerium, Transportministerium, Hafenbehörde, Versicherungen, unzählige Arbeiter und Dienstleister. Die Aufgabe: Bauen Sie eine 51 Meter hohe und 4,2 Kilometer lange Hängebrücke mit sieben Fahrspuren sowie einer Rampenlänge von 2,2 Kilometern. Zeit: 38 Monate. Das Budget: 8,7 Milliarden Bath oder 190 Millionen Euro. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, dann haben Sie die Bangkok Mega Bridge gebaut.
Das beruhigende an der ganzen Sache ist, dass selbst bei einem solchen Projekt nur mit Wasser gekocht wird. Schauen Sie sich beispielsweise die WBS auf Folie 23 an. Hätten die Jungs Merlin genommen, dann würde die Struktur und das Gantt-Chart zumindest auch noch optisch was hermachen. 
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Tags: Methoden, Präsentation, Ressourcen, Stakeholder
Wasserfall contra Agiles Projektmanagement
Richard Joerges am 30. April 2009
Auf dem MacPM-Blog spielen agile Techniken schon beinahe traditionell eine große Rolle. Mittlerweile sind aber auch die anderen deutschprachigen Projektmanagement-Blogger gut bei der Sache. Beispielsweise hat Andreas Heilwagen auf einen interessanten Artikel im PMI-Blog aufmerksam gemacht. Es geht um das Spannungsfeld Wasserfall-Modell contra agiles Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens:
“The concept of predictability flowed into Waterfall; senior management expected a defined design, backed by cost and time estimates before committing to the project. This approach does not work very often but sits comfortably with the “command and control” management paradigm most organizations adopt.
An Agile approach to problem solving is quite different. The Agile team wants to be trusted to work with the product’s end-users to craft a solution over a period of time. They are saying to senior management: “Trust us to come up with the best outcome. We’ll know what it looks like at the end.”
Der oben zitierte Beitrag bildet en Beginn einer neuen Serie auf dem PMI-Blog, die sicherlich spannend zu lesen sein wird.
Um das gleiche Thema geht es in einer Präsentation, auf die Dr. Stefan Hagen gestoßen ist. Hier wird am Beispiel von Scrum und Prince2 gezeigt, wie sich herkömmliche und agile Projektmanagement-Techniken gemeinsam erfolgreich anwenden lassen. Die Präsentation selbst enthält nicht allzu viel verwertbaren Inhalt. Aber immerhin gibt es einen Bericht von der Veranstaltung, auf der Präsentation gezeigt wurde.
Zum Schluß hat auch Armerkater.de ein agiles Thema aufgegriffen. Es geht um Verträge zu agilen Projekten. Das Problem dabei: Festpreis-Verträge beissen sich unter Umständen mit den sogenannten “agilen Werten” (Offenheit, Mut, Commitment, Fokussierung, Entschlossenheit etc.). Einen Lösungsvorschlag dafür bietet Peter Stevens und zwar hier und hier.
Tags: Agiles Projektmanagement, Präsentation, Ressourcen, Scrum, Tipps, Veranstaltung, Wasserfall-Modell
Projektmanagement: Von Scrum zu Scrum-ban
Richard Joerges am 6. April 2009
Das hier ist nicht mehr ganz frisch, aber immer noch Wert gelesen zu werden: Scrum-ban von Corey Ladas. Es geht dabei um die Verbindung von Scrum und dem ursprünglich vom Auto-Hersteller Toyota entwickelten Kanban-System. Es handelt sich zunächst nur um ein Konzept, an dessen Ende aber eine neue Art des schlanken Projektmanagements stehen könnte.
Kanban ist eine Methode der Produktionssteuerung nach dem Pull- oder Zuruf-Prinzip mit dem Ziel Waren- und Produktionsmittel-Bestände zu reduzieren bzw. zu optimieren. Es geht also um eine schlanke Produktion. C. Ladas hat diesen Gedanken auf Scrum und dort besonders auf die Aufwandsschätzung angewendet. Das Ergebnis ist dann Scrum-ban, ein nicht nur agiles, sondern noch schlankeres Projektmanagement.
Tags: Agiles Projektmanagement, Methoden, Ressourcen, Scrum
Projektmanagement: Fragen über Fragen…
Richard Joerges am 25. März 2009
„Nicht ganz so dumme Projektmanagement-Fragen“ heißt eine zur Zeit laufende Abstimmung, die der Projektmanagement-Blogger Hal Macomber ins Netz gestellt hat. Die Prämisse lautet: „Der Nur-ja-nicht-das-Boot-ins-Wanken-bringen-Anspruch zerstört Projekte. Deshalb müssen alle Beteiligten die Möglichkeit haben Fragen stellen zu können. Auch wenn sie auf den ersten Blick noch so dumm klingen mögen. Es könnte das Projekt retten“. Das Ziel der Umfrage ist, die wichtigsten solcher Fragen zu finden und in eine Reihenfolge zu bringen.
Zur Zeit sind 49 Fragen, die Projektmanager und an Projekten Beteiligte jeder Zeit stellen dürfen, beziehungsweise sogar müssen, in der Abstimmung. Ich habe die meiner Meinung nach zehn wichtigsten Fragen übersetzt und hier zusammengestellt. Mich würde interessieren, wie Sie das sehen?
- Verdienen wir damit Geld?
- Warum ist das so kompliziert?
- Ist das was wir tun auch das, was der Kunde will?
- Was habe ich vergessen zu fragen?
- Sieht das jemand anders?
- Ist meine Sichtweise des Projektes die gleiche wie die des Teams und des Kunden?
- Weißt du was „fertig“ bzw. „erledigt“ wirklich bedeutet?
- Warum müssen wir das tun?
- Wo willst du die Zeit hernehmen um das zu erledigen?
- Ist das legal?
Anmerkung: Die letzte Frage mag auf den einen oder anderen etwas befremdlich wirken. Meine Erfahrung aber ist, dass in Diskussionen über Projekte immer wieder To-dos aufkommen, die hinsichtlich der Legalität hinterfragt werden müssen. Meistens tauchen solche Punkte im Zusammenhang mit Marketing auf. Stichworte: Unverlangt eingesandte Werbung, Spam und Datenschutz.
Tags: Ressourcen, Tipps
GTD ist nicht Projektmanagement!
Richard Joerges am 30. Dezember 2008
Getting Things Done! Wer möchte das nicht? Und so feiert der amerikanische Berater David Allen weltweit Erfolge mit seiner Zeitmanagement-Methode GTD oder eben ausgeschrieben: Getting Things Done. Die Methode basiert im wesentlichen darauf, dass man alle zu erledigenden Aufgaben aus dem Kopf kriegen muss und sie deshalb am besten in kontextbezogene Aufgabenlisten auslagert. Diese kann man dann zu gegebener Zeit abarbeiten.
GTD funktioniert sowohl auf Papier (man braucht dazu kaum mehr als einen Ordner mit 43 Fächern!), als auch mit Computer-Hilfe. Gerade für den Mac gibt es eine geradezu endlose Zahl von Programmen, die den Anwender bei seinen Versuchen sein Leben per GTD zu meistern unterstützen sollen.
Das Problem: David Allen definiert alle GTD-Elemente, die aus mehr als einer Aufgabe bestehen als Projekte. Und so mag mancher glauben, dass ein GTD-Programm auch zum Projektmanagement taugt. Nun mag ich nicht bestreiten, dass es im Universum den einen oder anderen Künstler gibt, der mit einem GTD-Programm auch umfangreiche Projekte managen kann. Aber das richtige Tool für echtes Projektmanagement ist GTD mit Sicherheit nicht.
Tags: GTD, Kosten, Ressourcen
MacPM
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