Übertragen von Aufgaben aus Things nach Merlin
Vicky Stamatopoulou am 19. April 2011
Davon haben alle Merlin- und Things-Anwender geträumt. Jetzt wird der Traum Wirklichkeit: Merlin und Things arbeiten zusammen. So lassen sich jetzt mit wenigen Mausklicks Vorgänge aus Merlin als Aufgaben nach Things exportieren. Umgekehrt lassen sich Aufgaben von Things als Vorgänge nach Merlin importieren. Auf diese Weise ergänzen sich die beiden Programme. Der Datenaustausch funktioniert mithilfe eines AppleScripts schnell und einfach.
Nachfolgend erfahren Sie in zwei Beispielen, wie man zwischen Merlin 2.7.9 und Things Daten überträgt: (weiterlesen …)
Tags: AppleScript, Things
iPhone-App für Pomodoro-Fans
Richard Joerges am 4. August 2010
Vor geraumer Zeit schon habe ich die Pomodoro-Methode für das persönliche Zeitmanagement vorgestellt. Bekanntlich bin ich ja kein großer Fan der diversen Zeitmanagement- und Selbstorganisations-Verfahren. Aber wenn es denn sein muss, dann empfehle ich die äusserst simple “Tomaten-Technik”. In meinen Augen kann so etwas unorganisierten Menschen mehr helfen, als beispielsweise GTD.
Zentrales Arbeitsmittel bei der Pomodore-Methode ist ein Timer, mit dessen Hilfe der Tag in kurze Arbeits- und Zeiteinheiten unterteilt wird. Und was wäre besser, als das iPhone für diese Aufgabe geeignet? Genau, eine Pomodoro-App im Steampunk-Outfit. Das kleine, aber nützliche Programm kann alles, was der Pomodoro-Anwender braucht. Eine kurze, sehr schön gemachte Einführung in die Technik, einen Timer und eine Aufgabenliste. Was will man mehr…
Tags: GTD, iPhone OS, Pomodoro, Zeitmanagement
Bessere Meetings – 22 Minuten sind genug!
Richard Joerges am 28. Juni 2010
PDF zum Anschauen. Wer dieses Blog regelmäßig liest, weiss dass ich kein Freund von Meetings bin: Sie sind in aller Regel uneffektiv und stehlen uns wertvolle Zeit, die wir eigentlich viel nutzbringender verwenden könnten. Jetzt bin ich bei Selbstadministration auf ein wunderbares Video von Nicole Steinbok gestossen, das einen guten Ausweg bietet: Das 22-Minuten-Meeting.
Die Grundidee: Meetings dauern viel zu lange, weil die Zeitvorgabe im weltweit meist verwendeten Kalenderprogramm – nämlich Microsoft Outlook – 30 Minuten beträgt. Wir Mac-User sind da sogar noch schlimmer dran, die Standardvorgabe im Apple-Kalenderprogramm beträgt nämlich eine satte Stunde. Für die meisten Meetings viel zu lang.
Es lohnt sich, das fünfminütige Video anzuschauen, schon weil es so unterhaltsam ist. Das im Vortrag angesprochene Poster gibt es übrigens hier. Ergänzend dazu gibt es auch eine Facebook-Seite und ja, es gibt auch schon eine Gegenreaktion: Das 45MinuteMeeting. 
Tags: Effektivität, Meeting, Motivation
Website und iPhone-App für Scrum-Interessierte
Richard Joerges am 9. Juni 2010
Mit Scrum Kompakt gibt es jetzt eine schön gemachte Anlaufstelle für alle Scrum-Einsteiger. Übersichtlich gestaltet, und versehen mit guten Erklärungen finden alle Scrum-Fans und solche die es werden wollen alle notwendigen Informationen über die am weitesten verbreitete agile Projektmanagement-Methode. Und das Beste: Die Seite ist in komplett auf Deutsch gehalten. Angesichts des Überangebotes an entsprechenden englischsprachigen und Websites ist das sehr lobenswert.
Noch besser: Es gibt auch eine kostenlose iPhone-App (App-Store-Link). Diese zeichnet sich unter anderem durch einen Timer und ein sehr schön gemachtes Planning Poker. Damit sollte die nächste Aufwandsschätzung zum Kinderspiel werden. Und ja, auch in der App gibt es die wichtigsten Scrum-Infos zum Nachschlagen.
Meetings sind Zeit- und Geldverschwendung. Es sei denn…
Richard Joerges am 20. Mai 2010
Als selbständiger Berater staune ich nicht selten über die Meeting-Wut in deutschen Unternehmen. Gefühlt wird da wegen jeder Nichtigkeit ein Meeting einberufen. Die Ergebnisse sind meist mager und jeder scheint froh zu sein, wenn das Meeting endlich zu Ende ist und man wieder an die “richtige” Arbeit gehen kann. Keine Frage: Meetings sind ein Zeitkiller, häufig unnötig und damit reine Geldverschwendung.
Wenn ich in einem Meeting sitze, bei dem es nicht so recht voran zu gehen scheint, mache ich mir den Spaß auszurechnen, wie viel Geld die Firma gerade zum Fenster hinausschmeißt. Nach dem Motto, geschätztes Gehalt der Teilnehmer mal verstrichene Zeit ist gleich Meeting-Kosten. Zugegeben, eine stark vereinfachte Rechnung. Aber wenn die Firma statt dieses Meeting abzuhalten gleich das Geld auf mein Konto überwiesen hätte… Nun ja, ich hätte schon längst ausgesorgt. 
Spaß bei Seite! Meetings müssen manchmal sein. Aber dann sollten sie auch effektiv geführt werden.
Dazu braucht man lediglich:
- Eine klare Zieldefinition: Was soll in dem Meeting erreicht werden?
- Ein klare Agenda und eine saubere Protokollführung, damit die Ergebnisse des Meetings a) sichtbar werden und b) nachvollziehbar sind.
- Eine Zeitvorgabe, die auch eingehalten wird. Und immer dran denken: In der Kürze liegt die Würze!
- Eine Teilnehmerliste die möglichst knapp gehalten ist. (Muss dieser oder jener Mitarbeiter wirklich dabei sein, oder reicht es, wenn man ihm bzw. ihr das Meeting-Protokoll weiterleitet?
Ergänzend dazu:
- Sorgen sie für einen gut durchlüfteten Meetingraum. Spätestens nach einer Dreiviertelstunde ist in vielen Konferenzräumen die Luft so dick, dass kaum noch jemand zu einem zielführenden Gedanken fähig ist. Das Meeting zieht sich dann unnötig in die Länge und die Produktivität tendiert gegen Null.
- Am effektivsten sind Meetings dann, wenn sie im Stehen abgehalten werden. Das funktioniert natürlich nur in gewissen Grenzen, was die Zahl der Agendapunkte (Meetinglänge) und Teilnehmer betrifft. Aber dann ist der Sinn des Meetings generell zu hinterfragen.
Wenn Sie allerdings zu den leidtragenden Mitarbeitern gehören, die keine Macht haben die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu ändern, dann stellen Sie doch einfach mal TIM, die Meetingkosten-Uhr auf den Konferenztisch. Sie ersparen sich dann das Ausrechenen der Meetingkosten im Kopf, so wie ich es mache. Ausserdem sieht dann jeder Teilnehmer inklusive des Chefs, was die Kostenuhr geschlagen hat. (Auch wenn TIM leider offenbar nur in der Lage ist, Dollarbeträge anzuzeigen…)
Tags: Effektivität, Konferenz, Meeting, Zeitmanagement
Kanban ganz kurz erklärt
Richard Joerges am 19. April 2010
In einem früheren Posting habe ich versprochen, hier auf MacPM Kanban vorzustellen. Kanban kommt, wie viele andere neuartige Produktions-, Management- und Organisations-Ideen aus dem Toyota-Produktionssystem und dient der Organisation der Just-in-time-Produktion. Es bedeutet wörtlich übersetzt “Signalkarte”. Doch die Kartenidee hat im (Software-) Projektmanagement ausgedient, statt dessen wird mit Klebezetteln bzw. Haftnotizen gearbeitet. Die Idee ist folgende:
An einem Kanban-Board, das kann eine Tafel oder ein Whiteboard sein, werden die Prozessschritte (z.B. Planung, Programmierung, Implementation, Roll-out, etc. ) in Spalten angeordnet. Die Anforderungen, sprich Aufgaben, Features oder – Scrum lässt grüßen – Userstories werden horizontal angeordnet. Das heißt, das Kanban – sprich die Haftnotiz – wandert von Spalte zu Spalte bis der Aufgabe erledigt ist.
Damit die Teamarbeit reibungslos klappt, empfiehlt sich für jede Spalte eine zusätzliche “Erledigt”-Spalte. Diese hat unter anderem die Aufgabe, quasi als Auffangstation oder Zwischenspeicher zu dienen. Das ist notwendig, denn jede Station (repräsentiert durch die jeweilige Spalte) holt sich a) das Kanban selbst aus der vorhergehenden Spalte (Pull-Prinzip) und b) nur dann, wenn es Kapazitäten frei hat. Diese Kapazitäten werden vorher festgelegt. Mit anderen Worten: Man sieht sofort ob es Engpässe gibt und wenn ja, wo sie liegen. Nämlich dort, wo sich die Kanban-Zettel häufen.
Wichtig: Kanban ist keine Projektmanagement-Methode, sondern lediglich eine Organisationsform – quasi eine getunte To-do-Liste – und kann dem entsprechend mit Projektmanagement-Methoden wie etwa dem guten alten Wasserfall oder Scrum kombiniert werden. Klar, dass daraus sofort der Begriff Scrumban entstanden ist.
Kanban macht gerade in letzter Zeit nicht nur im Projektmanagement Furore, sondern auch als Tool für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement. Das heißt dann Personal Kanban und ist quasi eine abgespeckte Form des Ganzen. Mehr dazu in einem späteren Blog-Posting).
Zugegeben, das hier ist eine arg verkürzte Beschreibung von Kanban. Falls Sie mehr darüber wissen wollen, hier ein paar deutschsprachige Ressourcen:
- Kanban in der IT auf Wikipedia
- Ergänzend dazu Kanban allgemein auf Wikipedia
- Was ist Kanban
- Fragen zu Kanban
- Kanban Schritt-für-Schritt grafisch dargestellt
- Kanban auf einen Blick als PDF zum Ausdrucken
Tags: Agiles Projektmanagement, Kanban, Management, Organisation, Projektmanagement 2.0, Scrum
Zeitmanagement mit der Tomate
Richard Joerges am 15. Januar 2010
In einem meiner letzten Postings vor Weihnachten habe ich die Zeitmanagement-Methode Pomodoro erwähnt, ohne sie genauer zu erklären. Das will ich jetzt schleunigst nachholen.
Ich bin kein großer Freund der diversen Zeitmanagement-Methoden vom Schlage Getting Things Done (GTD) und ähnlichen. Sie sind mir zu aufwendig und sie behindern mich eher, als das sie mir helfen. Eine Erfahrung, die ich in den mehr als zwanzig Jahren meines Berufslebens erst lernen musste.
Wie viele andere auch, habe ich mit dem Zeitmanagement anfangs große Schwierigkeiten gehabt. Das Einhalten von Terminen war für mich niemals leicht. Irgend wann einmal habe ich erfahren, dass der leider schon verstorbene Douglas Adams, einer meiner liebsten Schriftsteller, ein Prokrastinator vor dem Herrn war. Ihm wird das schöne Zitat “I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by” zugeschrieben.
Tags: GTD, Pomodoro, Zeitmanagement
So bekommen Sie Ihr Zeitmanagement in den Griff
Richard Joerges am 8. Dezember 2009
Projektmanagement hat logischerweise viel mit Zeitmanagement zu tun. Ein Projektmanager, der sein persönliches Zeitmanagement nicht im Griff hat… Nun ja, er wird zumindest auf Akzeptanz-Probleme stossen. Aber was ist gutes Zeitmanagement und wie setzt man es um? Es gibt dazu zig Methoden und Kniffe, vom ABC-Prinzip nach Eisenhower, über GTD bis hin zu Pomodoro, nur um einige zu nennen.
Aber letztendlich geht es doch nur um die richtige Planung, den Willen und eiserne Disziplin. Das beweist zumindest Ramit Sethi, der zeigt, wie er ein gigantisches Arbeitspensum bewältigt und trotzdem jeden Tag lediglich von 8:30 bis 17:30 Uhr arbeitet. Moment werden Sie sagen. Das sind doch neun Stunden! Sicher, aber sein tägliches Sportprogramm und das regelmäßige Schreiben für seinen Blog finden in diesem Zeitraum ebenfalls statt.
Seine Fallstudie ist jedenfalls sehr lesenswert für alle, die auch nur ab und zu das Gefühl haben, nicht genug Zeit zu haben.
Tags: Ressourcen, Tipps
Zeitmanagement: Aufgaben richtig priorisieren
Richard Joerges am 23. Januar 2009
Probleme beim Zeit- und Aufgabenmanagement scheinen die Geißel der Menschheit zu sein. Zumindest lässt sich das aus dem großen Interesse an David Allens Getting Things Done, oder kurz GTD, erklären. Wer für den Mac ein Programm für die Aufgabenverwaltung sucht, findet fast ausschließlich irgendwelche GTD-Programme. Abgesehen davon, dass ich die GTD-Methode nicht besonders mag, wird hier häufig mit Kanonen nach Spatzen geschossen. Denn meistens gibt es einfach nur Probleme mit der Priorisierung von Aufgaben. Sprich, zu bestimmen was sofort getan werden muss, was man verschieben kann, was man delegieren sollte und was man einfach ignorieren darf.
Dabei hat, so sagt es zumindest die Legende, schon der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower eine geniale und schnelle Methode für die Priorisierung von Aufgaben gefunden. Das ABC-Prinzip nach Eisenhower. Und so geht’s:
Man braucht lediglich ein Koordinaten-System mit vier Quadranten und einer X-Achse „Dringlichkeit“ und einer Y-Achse „Wichtigkeit“ (siehe Bild). Das ist so einfach, dass man sie sich eigentlich nur vor seinem geistigen Auge vorzustellen braucht. Nun muss man nur noch alles, was zu erledigen ist, in dieses Koordinatensystem zu übertragen.
- Wichtiges und Dringliches bekommt die Priorität A. Solche Aufgaben erledigt man sofort selbst.
- Wichtiges, aber nicht Dringliches bekommt die Priorität B. Solche Aufgaben terminiert man auf einen späteren Zeitpunkt und erledigt sie ebenfalls selbst.
- Dringliches, aber weniger Wichtiges bekommt die Priorität C. Das delegiert man.
- Unwichtiges und nicht Dringliches ignoriert man einfach. Das sind die Zeitfresser, die unsere Zeit- und Energie verschwenden. Weg damit!
Auch Blogger-Kollege Andreas Heilwagen hat übrigens schon mal über das Eisenhower-Prinzip geschrieben. Allerdings mit einer leicht abweichenden Interpretation.
Tags: GTD, Zeitmanagement
GTD ist nicht Projektmanagement!
Richard Joerges am 30. Dezember 2008
Getting Things Done! Wer möchte das nicht? Und so feiert der amerikanische Berater David Allen weltweit Erfolge mit seiner Zeitmanagement-Methode GTD oder eben ausgeschrieben: Getting Things Done. Die Methode basiert im wesentlichen darauf, dass man alle zu erledigenden Aufgaben aus dem Kopf kriegen muss und sie deshalb am besten in kontextbezogene Aufgabenlisten auslagert. Diese kann man dann zu gegebener Zeit abarbeiten.
GTD funktioniert sowohl auf Papier (man braucht dazu kaum mehr als einen Ordner mit 43 Fächern!), als auch mit Computer-Hilfe. Gerade für den Mac gibt es eine geradezu endlose Zahl von Programmen, die den Anwender bei seinen Versuchen sein Leben per GTD zu meistern unterstützen sollen.
Das Problem: David Allen definiert alle GTD-Elemente, die aus mehr als einer Aufgabe bestehen als Projekte. Und so mag mancher glauben, dass ein GTD-Programm auch zum Projektmanagement taugt. Nun mag ich nicht bestreiten, dass es im Universum den einen oder anderen Künstler gibt, der mit einem GTD-Programm auch umfangreiche Projekte managen kann. Aber das richtige Tool für echtes Projektmanagement ist GTD mit Sicherheit nicht.
Tags: GTD, Kosten, Ressourcen
MacPM
Auf Twitter
Auf YouTube
Merlin Project